Discussion :

[WuKoDLaK]

Bonjour à vous,

je viens dans cette zone pour tenter de présenter un projet que l'on m'a confié et pour lequel j'ai de gros doutes sur ma conception.

Projet assez ancien et pour lequel j'ai peu de marge de manœuvre sauf si j'arrive à expliquer par A+B+[...] l'intérêt de changer de méthode.
Le changement est compliqué à mettre en œuvre parfois.

Il s'agit d'un fichier à usage de main courante. Objectif recenser tout ce qui se passe dans le département (au sein du SDIS) au court de l'année.
mais, cela par mois et rempli en journalier séparé en 2 sections (journée/nuit).
Un schéma pour expliquer comment il a été conçu il y a déjà de nombreuses années.



il m'est demandé de reprendre l'outil en simplifiant les saisies, les automatismes et autres pour rendre l'outil plus performant.

j'étais parti sur ceci :
1- la moindre modification est un gouffre et ajouter une colonne était bien ennuyeux pour l'officier qui changeait onglet par onglet les formules (oups, priorité simplifier au maximum cela).
2- je pense tout d'abord concevoir une zone config qui prendra en compte les données importantes avec des listes nommées et dynamiques. (ajout/suppr de données sur une colonne).

information : chaque onglet dispose d'un nombre de lignes variable, et parfois 1 ligne doit être rajoutée en cours de journée pour compléter un élément. (1 ligne = 1 intervention, si plusieurs c'est qu'il y a eu un défaut dans le départ engin et/ou effectif)
3- Création d'un tableau nommé pour chaque onglet exemple: Tab_1J > Tableau / 1 (jour en cours) / J (jour ou N nuit)
4- Chaque cellule de somme est nommée, ainsi chaque onglet aura les même avec juste le nom de l'onglet à rechercher par VBA pour les totaux de statistiques.
exemple : onglet 1J > 1J!somme_SAP /1N > 1N!somme_SAP
A l'heure où j'écris... je me rends compte que pour chaque tableau la somme peut se trouver ainsi (=tab[[#Totaux];[Colonne1]]) donc nommer ces cellules semble inutile excepté l'entête directement)
5- j'avais inséré un datePicker mais il semble que suivant les version 32/64 bits il y a de nombreuses incompatibilités... j'ai donc supprimé l'élément dans l'instant en attendant de trouver mieux.

Si on choisit d'insérer une colonne pour prendre en compte une stat en plus ou moins dans l'année le boulot de modification va être gigantesque, excepté si l'on traite le tout via des tableaux nommés (c'était mon idée en tout cas).
Je pensais donc créer un bouton pour dupliquer automatiquement par macro les journées nécessaire avec des onglets de base. 1 modification impactera tous les nouveaux onglets.
par exemple on clique on choisit le nom de la copie, et le script crée 2J/2N automatiquement ou pourquoi pas tous les jours du mois demandé.

pensez vous qu'utiliser autant d'onglets et de tableaux serait un problème ?
suis je dans la bonne direction en créant des tableaux et utilisant via références les entêtes/totaux pour obtenir ce que je souhaite ?
Ajouter une colonne peut donc être assez rapide pour la hiérarchie selon moi sans spécifiquement faire appel à moi.

les automatismes seront dans un second temps si ce système semble viable.
peut être arriverais je ainsi à limiter les macro pour que le système puisse évoluer sans avoir besoin d'être derrière en permanence.

j'espère avoir présenté le fonctionnement assez clairement.
je reste à l'écoute de toute question / remarque ,
par avance merci de vos retours sur l'utilisation potentiellement complexe des tableaux.

[Invité]

Salut Ronan,

Quel est le nombre d'enregistrements pour chaque onglet ? Sous entendu : Pourquoi ne pas en profiter de la refonte pour ne faire qu'un seul onglet ?
Pourquoi est-il besoin d'ajouter des colonnes ? On a du mal à se représenter tes tableaux.

[WuKoDLaK]

bonjour,

oui je réfléchissais aussi à mon post fin de soirée hier et l'explication n'est pas totale.
L'ensemble de l'outil et sa conception il y a un long moment n'était selon moi pas très adapté.
Il est dans l'instant compliqué pour moi de proposer une solution totalement différentes sauf si j'arrive à démontrer un usage identique, simplifié, évolutif et ce n'est même pas sûr d'être validé.

Un dossier par année car les éléments sont conservés dans le temps (combien je ne suis pas certain, 5 il me semble), une réquisition gendarmerie 2-3 ans plus tard n'est pas rare.

Un fichier excel par Mois : chaque mois le bilan est étudié en comité de direction, ils en ressortent ce qui s'est passé et potentiellement étudient certains déclenchements.
donc dans celui ci, un onglet par demi journée ( 1J-1N-2J-2N....) + un fichier de statistiques mensuel.

A une journée correspond deux sous parties: Jour / Nuit.
Principalement car les astreintes de la préfecture, officiers, chef de salle/adjoint en descendant à l'opérateur 18/112 sont différentes.

Dans chaque onglet Jour ou Nuit:
- On retrouve donc une zone avec les astreintes à l'instant T et aussi en revenant dans les jours passés (une intervention particulière, la direction recherche des infos, on sait qui était engagé ou informé par exemple).
- Un tableau qui reprend toutes les interventions (on peut en avoir entre 50 et 200 voir plus sur une demi journée, 1 ligne par intervention sauf spécifique ou il y aura [2..n] lignes)
- Au niveau colonnes, pour chaque ligne du tableau :

zone 1 :
[ heure | Qui nous engage | Quel centre de secours | Numéro inter | code sinistre | Observations ]

zone 2 :
les différentes colonnes pour effectuer des statistiques, quelques exemples :
[ secours à personne, incendie, ... , groupement urbain, groupement rural


>>> L'onglet Nuit lui, dispose d'une zone supplémentaire avec les statistiques de la journée entière.
ces stats sont remontées en préfecture, au niveau zonal et national pour alimenter aussi les bulletins presse quotidiens. (exemple : un accident important apparait dans les médias, l'information est extraite de cette façon)
exemple : Secours à personne : =1J!somme_SAP+1N!somme_SAP

>>> l'onglet Récapitulatif lui, effectue des statistiques sur le mois pour chaque type de départ , et dans un tableau par jour le nombre départs zone urbaine ou rurale.

Pour ma part je serais bien parti sur une base au moins 1 onglet par journée complète mais les astreintes sont un des éléments qui avait porté leur choix sur 2 onglets selon moi à l'époque.
Presque toutes les autres données sont communes dans chaque onglet.

Exemple code simplifiés :
[ heure | Qui nous engage | Quel centre de secours | Numéro inter | code sinistre | Observations ] [les colonnes de stats]
[ 10h50 | SAMU | LE MANS Degre | 12345 | Relevage | néant ] [ col_x Secours à personne = 1 ] [ col_xx zone urbaine = 1 ]
[ 10h55 | 18/112 | MAMERS | 12346 | Accident | 2 voitures ] [ col_y Accident voitures ou moto = 1 ] [ col_yy zone rurale = 1 ]
...



L'année dernière, la direction a demandée en milieu d'année de rajouter une colonne de statistiques pour prendre en compte une donnée commune avec le SAMU pour laquelle nous avions des remontées à faire.
il faut donc que mon système puisse permettre assez facilement de créer une nouvelle colonne de statistiques.
Leur usage sans les tableaux ne permettait pas de faire la moindre modification, je pense que ce sera beaucoup plus simple avec les colonnes nommées, même si déplacées de faire évoluer tout cela.
Cela provoquait même des erreurs, "mince" le décompte n'est pas bon", "ah oui la formule n'est plus la bonne ou erreur décalage cellule..."

[WuKoDLaK]

Re bonjour,

je propose ici une vision des 2 onglets pour une journée, j'ai retiré pas mal de choses et pas rempli toutes les formules.
l'onglet des récapitulatif mensuel n'est lui non plus pas présent.

voici un peu ce que je pensais réaliser pour me simplifier les formules et la modification.
nota : les futurs automatismes ne sont pas non plus présents, j'ai conservé la charte graphique déjà existante.

MainCourante 1.02 Beta.xlsm


j’espère que cela permettra de bien comprendre à quoi il ressemble actuellement.

[Pierre Fauconnier]

Salut

Principe de base: On ne mélange pas les données et leur présentation/analyse.

Dès lors, les données saisies, quelle que soit la manière de les saisir, doivent se retrouver dans UN onglet avec les colonnes suffisantes. Ces données sont stockées dans un tableau structuré pour faciliter le traitement ultérieur des données, que celui-ci soit effectué en Excel, en VBA ou avec un mix Excel/VBA. Eventuellement (plus que probablement), on aide la saisie grâce à des listes déroulantes qui s'appuient sur des tableaux structurés annexes disposés sur d'autres feuilles. On peut faciliter la saisie soit par une feuille Excel qui sert à la saisie, soit par userform VBA.

Pour t'aider dans la réflexion:

• tuto sur la création d'un calendrier/Agenda perpétuel (conception d'un outil avec séparation Données / Rendu);
• tuto sur l'enregistreur de macro pour l'aide à la saisie et la sauvegarde dans une table de données;
• Tuto sur les tableaux structurés.

[WuKoDLaK]

Bonjour Pierre,

Je suis toujours aussi admiratif de tes tutoriaux, je vais prendre connaissance de ceux là, il me semble au moins un que je ne n'avais pas vu.

Ma liberté sur les modification de la structure même de ce qui avait été pensé à l'origine est très limitée.

Outre les statistiques quotidiennes et mensuelles qui pourraient être utilisées sur un onglet avec les filtres nécessaire éventuellement,
la visibilité de tout ce qui se passe sur les 12h de gardes de chaque équipe semble un élément important dont le commandement ne semble pas prêt à passer outre.

> Sous entendu que j'ai pu avoir en demandant si je pouvais reprendre la structure 1journée = onglets 1J+1N etccc.

je vais relancer la discussion la semaine prochaine je suis sur un autre service depuis 15j.

un onglet travail qui fonction de la date ferait l'affichage/modification/création des astreintes quotidiennes et de tous les enregistrements (très nombreux en fin d'année pour le coup...) avec sauvegarde à la demande ou automatique.

[Pierre Fauconnier]

Merci pour ton appréciation de mes tutos

Vu que tu parles de "refonte", je te parle aussi de "refonte". Tu aurais parlé d'opération "cosmétique", j'aurais proposé des solutions "cosmétiques"...

Partir sur de mauvaises bases n'est jamais une bonne idée. Un péché capital d'Excel consiste à mélanger les données et leur analyse/présentation/[saisie] (cette dernière pouvant, si elle est légère, être réalisée utilement dans le tableau structuré s'il est bien conçu, notamment avec des règles de validation.

Ca demande un peu de gymnastique et probablement un peu de vba. Mais si tu saisis tes données dans des feuilles séparées, par exemple en fonction de l'heure, tu auras de toute façon des problèmes pour l'analyse de ces données par la suites, et tu devras plus que probablement passer par du VBA pour te sortir d'affaire. Donc, perso, je reste sur l'idée d'une conception qui respecte les principes d'Excel et qui permet, dès lors, d'utiliser au maximum les outils natifs d'Excel. Le problème ici n'est pas la visibilité de tout ce qui se passe sur les 12h de gardes de chaque équipe semble un élément important dont le commandement ne semble pas prêt à passer outre car cela n'impose pas une conception particulière, mais un résultat attendu. Rien n'empêche évidemment d'arriver à ce résultat en respectant les règles de conception . Toute déviation des règles de conception d'un classeur Excel de gestion de données (c'est de cela dont il s'agit ici, si j'ai bien compris le propos) amènera à une complexification de l'outil par la suite et générera inévitablement son lot (de risques) d'erreurs.

A toi donc de voir où tu vas placer le curseur de cette complexité, sachant que la complexité de l'utilisation (analyse, saisie, ...) est inversément proportionnelle à la complexité de la conception

[WuKoDLaK]

bonsoir,

J'ai pu discuter un peu avec la hiérarchie sur la problématique des multiples feuilles et j'ai également soulevé quelques soucis qui m'ont agacés du fait des restrictions en vigueur sur les ordinateurs présents (droits utilisateurs).
Selon toi Pierre, aurais tu déjà présenté un exemple de gestion tableau / BDD qui pourrait correspondre au besoin final que je présentais plus haut ? relisant différents posts et parcourant ton site tu as déjà tellement effectué de propositions je suis un peu perdu.

je pense qu'en effectuant un exemple simpliste je pourrais peut être les convaincre.

plusieurs raisons, ils souhaitent :
- des stats par demi journée/journée/mois/année : autant dire qu'une recherche dans une bdd sera bcp plus simple...
- des listes déroulantes et automatismes lors de la saisie de nouvelles lignes (rappel 1ligne = 1inter ou un complément sur intervention)
- inter 1 : relevage ...
- inter 2 : malaise transfert au samu pour validation du moyen
- inter 2 correctif : samu nous engage (d'où une ligne supplémentaire)

je voudrais leur proposer une évolution dans le temps possible et une conception qui soit plus simple car j'avais réalisé du travail et il ne fonctionne pas en salle opérationnelle donc aucun intérêt.
je partais sur leur souhait en ayant un fichier par mois et 2 onglets par jour, un fichier modèle qui crée les autres mais la gestion de modules doit passer par appel fichier fermé (celui du modèle) car la copie/colle par vba de module ne peut fonctionner.
le code va se complexifier j'ai l'impression avec ça, je ne suis pas sûr que ce soit opportun.
ça part sur de mauvaises bases et je n'aime pas vraiment cela.


Question conception pure :
- une bdd excel ... nous sommes à plus de 40.000 départs annuels soit au moins 40k lignes augmentation exponentielle tout les ans . une feuille BDD par mois ?
après de ce que je lis sur ce lien microsoft , excel serait limité à 1.048.576 lignes et 16.384 colonnes par feuille ça peut le faire si l'on effectue un filtre par mois ou date par exemple pour les copie de données...

[edit 20h50] cf lien ici, utilisation en base de donnée de excel. j'avais déjà vu ce post et effectivement, est ce que je mets complètement à côté en tentant de modifier un fichier avec autant de données.

[Menhir]

Quand on installe l'électricité d'une maison, on ne se contente pas d'un couteau suisse comme outil.
Quand on veut concevoir une base de données sérieuse et de taille conséquente, on ne se contente pas d'Excel comme outil.

Etant donné l'ampleur de ce que tu envisages, il serait judicieux de songer à s'orienter vers un SGBD.
Sinon, ton application risque de se transformer en usine à gaz.

[WuKoDLaK]

je suis d'accord avec ta remarque @Menhir, cf aussi le lien de post auquel tu réponds également cela.
problème SGBD... je ne maîtrise absolument pas.

autant dire que ce genre de système va être d'une complexité pour moi à mettre en oeuvre de grande ampleur.
j'avais commencé à regarder pour un soucis de planning annuel il y a quelques temps j'avais laissé tomber (l'outil n'était en plus pas destiné à fonctionner plus de 2/3ans donc autant de travail n'était pas judicieux)

je suis actuellement en train de tester les tableaux structurés pour faire des imports exports de données sur un petit essai démo.


la feuille de travail doit comporter fonction de la date et période (jour / nuit)
- toutes les données
- avec parfois des commentaires (colonne observation, ou encore sous forme de commentaire tout court de ce que j'ai vu)

- la bdd reprend les données de chaque période

- j'essaie de réfléchir à la méthode de sauvegarde des données, de leur affichage et de leur modification car au cours de la journée on peut rajouter des lignes qui n'ont actuellement pas de référence unique (ex numéro intervention, on peut avoir 3 lignes pour une inter)

il faudrait que je re creuse et reparte complètement sur des recherches tuto/ apprentissage pour SGBD mais lesquels utiliser et comment.
je me heurte en plus à un problème de restriction interne au service qui l'utilise les droits utilisateurs sont très très restreints et lire / écrire dans des fichiers externes est parfois impossible:
ex:
- créer un excel lui importer un module macro
- créer un word le convertir en pdf suivant la méthode c'est impossible

sont des exemples que j'ai pu rencontrer, ok chez moi ,tout à reprendre au boulot.

quel style de SGBD tu conseillerais toi ?

[WuKoDLaK]

Bonjour à vous,

je suis parti sur l'utilisation des tableaux et des filtres pour définir le contenu de tout ce qui doit être affiché ou non dans cette bdd.

Pour contrer le problèmes des multiples fichiers de statistiques qui me seront demandés par la suite (car ils ont déjà cela en tête vu que ces dits fichiers existes...), j'ai opté pour tenter une présentation de quelques chose qu'ils ne voulaient pas à l'origine mais qui comme évoqué au dessus sera beaucoup stable pour la suite et durable dans le temps.

@Menhir : utilisation de SGBD comme tu le préconises oui, mais lesquels, access ??

Que pensez vous de ma façon de faire, dans cet exemple et sur ce qui va suivre en développement dans mes idées ?

objectif:
- 1 feuille de travail "main courante"
- 1 feuille de BDD
- 1 feuille de config pour les périodes de gardes, ainsi les périodes sont modifiables.
- plusieurs feuilles suivront :
---- [1] feuille astreintes des personnels de chaque jour, même principe de recherche et d'affichage que pour les éléments interventions.
---- [1..n] feuilles de configuration
---- [1..n] feuilles de statistiques

en feuille de travail:
- l'utilisateur choisi la date, pas de datetimepicker dans l'instant, j'avais des erreurs qui d'après des retours seraient dues aux versions x64 d'office, Range("F2")
- l'utilisateur choisi la période via liste déroulante Range("F3")

la bdd est sollicitée avec les débuts/fin de période de garde calculées pour copier/coller les données tab t_bdd dans le tab t_travail.

todo:
non réalisé dans l'instant, je pense un double clique sur cellule fera apparaitre un userForm et permettre la saisie/modification d'un enregistrement déjà existant.
Dans ce même userForm, un (+) permettra de créer une nouvelle ligne rattachée au numéro de l'intervention.

exemple
intervention 1000 si l'on ajoute une ligne, se nommera 1000-1 ou similaire pour permettre un tri efficace pour que cela reste liée à la ligne d'origine.

les statistiques seront alors utilisées via le tab t_bdd depuis leur feuille de statistiques.
1 information trouvée au même endroit pour tous les éléments et non pas 2 ou 5 fichiers différents (rien que de statistiques) et encore moins 1 fichier par mois dont 1 feuille par JOUR et NUIT.

je reviens donc sur la remarque de Menhir... un gros paquet d'éléments (>50.000 lignes disons) sera t il un problème avec un tel outil ?
- Quel style de sauvegarde ou précaution à prendre pour éviter tout type de perte ? ou corruption fichier

Merci à vous pour vos éventuels retours,

Ronan

PJ : fichier allégé avec ce que j'ai réalisé depuis hier.
test_bdd.xlsm