Discussion :

[Invité]

Bonjour,

Je viens à poser la question sur ce forum en ayant conscience que pour la plupart cela va sembler assez simple. Mais voilà, je suis pas du tout à l'aise avec Word et le langage VBA. J'ai réalisé des petites bases de données toutes simples via Excel, et là je suis coincée, je cherche sur différents forums où des solutions sont indiquées alors via des morceaux de codes ou de brefs suggestions mais malgré cela je n'arrive pas à résoudre ma problématique.

Je vais tenter de m'expliquer clairement. Je possède un document WORD se composant d'une page de garde (page à en tête de ma société), puis ensuite à la seconde page, d'un tableau faisant référence à un bordereau de références de produits. On y trouve 3 colonnes:

Colonne 1:correspond à la référence du produit, colonne 2: correspond au titre puis par un saut de ligne j'ai un long texte qui explique la description du produit, ensuite à nouveau un saut de ligne (toujours dans cette même colonne) et là juste l'unité monétaire (soit bcp d'informations dans cette colonne 2). La colonne 3 sert lorsque les entreprises reçoivent le bordereau des références à indiquer leurs propositions de prix, donc à mon niveau elle est juste présnet pour l'impression.

Ce que je souhaite faire c'est que lorsque l'on réalise ce document, en même temps on reporte juste la référence du produit, son titre et sa valeur monétaire (sans le descriptif), dans un tableau Excel tout simple. Ce qu'il faut c'est que parfois on modifie une référence dans le tableau Word, de ce fait il faut que la donnée corresponde et se modifie en conséquence dans le tableau Excel.

Autrefois, je faisais un copier avec liaison pour extraire ces données, mais ces très longs et pas pratique. J'ai eu l'idée de me documenter et de voir si je ne pouvais pas avoir une base de données qui me permettrait à la fois de concevoir mon bordereau détaillé et celui sous Excel. Pour cela je suis prête suivant les astuces à travailler qu'avec Word et je ne sais pas si il est possible à partir d'un fichier source où toutes les données sont stockées de pouvoir réaliser ces deux tableaux qui se synchronisent ensemble en fonction de ce que l'on modifie.

Pas simple d'expliquer, mais j'ai bien compris qu'il était alors possible de transférer des données de Word à Excel, mais je ne sais absolument pas comment intégrer tous les codes que les uns et les autres indiquent. Est ce dans Excel? Est ce sous Word?? Y a t-il des fichiers d'exemples dont malheureusement je n'ai rien trouvé pour pouvoir s'y adapter.

Alors si une bonne âme qui sait bien maitriser tous ces outils peuvent me donner le coup de pouce, je vous en remercie par avance.
Au plaisir de vos réponses

[Invité]

Ce que je souhaite faire c'est que lorsque l'on réalise ce document, en même temps on reporte juste la référence du produit, son titre et sa valeur monétaire (sans le descriptif), dans un tableau Excel tout simple. Ce qu'il faut c'est que parfois on modifie une référence dans le tableau Word, de ce fait il faut que la donnée corresponde et se modifie en conséquence dans le tableau Excel.

Bonjour,

Ce lien renvoie sur un exemple de chargement d'une liste déroulante Word avec des données présentes dans Excel word-charger-combobox-range-excel.

Cet exemple ne correspond pas à ce que vous cherchez à faire puisque vous souhaitez faire l'inverse, mais il explique comment on communique avec Excel. D'habitude, on a tendance à penser que les références des données proviennent plutôt d'une table plutôt que d'alimenter une table à partir de textes saisis sur Word, mais l'inverse est possible. Cependant, il faudrait que vos données à transférer soient présentes dans un tableau Word, plutôt qu'un découpage en colonnes de votre document.

[Invité]

Merci pour ce lien et cette information. Pourtant dans Word mes données sont bien dans un tableau, elles ne sont pas séparées par un découpage de colonnes. Par contre j'ai une colonne centrale qui au lieu d'avoir une ligne de texte, comporte plusieurs lignes se qui constitue un sacré paragraphe. Par Excel, j'avais pensé à créer une base de données pour pouvoir arriver au même résultat. Le souci, c'est qu'Excel est un tableur, et quand il y a un texte très conséquent ça ne fonctionne pas super. D'autant que dans mon document Word il me faut respecter une présentation de ce type ci:

REF        DESIGNATION                          MONTANT (que je ne renseigne pas car document destiné pour qu'une entreprise renseigne ce champ)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
A1          Produit XXX
              
             Ce produit correspond
             à tant de quantité....

             A l'EURO: 
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

D'une référence à une autre, le descriptif peut être plus ou moins long et se trouve variable. PAr contre la trame reste identique pour chaque référence.

Pour mon tableau Excel ou pourquoi pas par Word même (peut-être faut il que je créé une sorte de formulaire?? sous Word je ne sais pas faire), je voudrais juste avoir une synthèse comme ce qui suit:

REF       DESIGNATION        Valeur
-------------------------------------------------------------------------
A1         Produit XXXX          L'EURO

Ça parait facile ainsi mais je ne sais pas du tout comment faire pour coordonnées les éléments sans avoir à les faire un à un par un copier/coller spécial (avec liaison)
Merci pour votre aide.

[Invité]

En ce qui concerne l'envoi des données vers Excel, il suffit d'ouvrir le fichier excel, de décharger les informations après la dernière ligne de l'onglet qui sert à recenser vos produits. Sur le principe, c'est la même chose que ce que fait mon code, mais il met à jour des cellules dans un onglet.
Je n'arrive pas à me rendre compte de la présentation de vos données dans Word. Mettez en ligne un modèle sans données confidentielles si vous souhaitez que je regarde.

[Invité]

Afin de répondre à votre demande, voici les fichiers afin d'avoir meilleure vision. Dans le fichier Excel, j'avais créé une feuille 'bible', pensant pouvoir travailler à partir de ces données, mais en saisissant le texte de déscriptif aussi long qu'il soit parfois pour certaines références ce n'est alors pas du tout pratique et je n'ai rien pu élaborer.

Merci par avance pour votre aide,
Sandrine

[Invité]

Bonjour,

Votre fichier Excel est une bonne base. Il faudrait lui ajouter un onglet "Phrasier" qui comporterait tous les items qui apparaîtront dans le document Word à la rubrique choisie. Il faut donc que chaque phase soit indexée et rattachée à une fiche produit.

Sur votre fichier produit devrait figurer une colonne permettant la sélection des rubriques, une autre colonne pour renuméroter les rubriques sélectionnées et qui apparaîtront dans Word. Le plus simple serait d'avoir la rubrique apparaissant dans Word avec la mention "Sans objet".

Une fois la sélection des rubriques faites, une macro pourrait transférer les produits sélectionnés et leurs phrases associées du phrasier dans votre modèle Word.

Je verrais donc plutôt un fonctionnement d'Excel vers Word et non l'inverse.

[Invité]

Donc si je comprends bien c'est de revenir à un système de base de données à partir d'Excel. J'avais commencé par rédigé cette base comme je vous l'indiquez avec les fichiers joints. Par contre j'ai une interrogation, vous me conseillez vivement de créer un index se rattachant à un phrasé. Ce Phrasé en question serait donc le détail de la désignation du produit, de ce que je comprends. Sauf que ma problématique vient que je ne sais pas dans Word comment répertorié celui ci pour le raccorder ensuite à une référence Excel.

Seriez vous m'indiquer si il y a un lien qui puisse me communiquer une procédure à suivre pour réaliser cette base et faire lien d'Excel à Word?? Je vais également de ce fait chercher de mon coté.

Merci une nouvelle fois pour toute l'attention que vous m'accordez et votre aide.

Par avance mes excuses si je vous pose des questions un peu idiotes, mais je ne suis pas aussi experte avec ce langage VBA. Je suis vraiment qu'au stade débutant.

[Invité]

Attention, les conseilleurs ne sont pas les payeurs... La solution décrite est celle que j'utiliserais si j'avais à faire ce travail si le résultat doit se trouver impérativement dans un document Word. Elle nécessite néanmoins un gros investissement pour comprendre le développement en VBA Word.

Avant de vous lancer dans ce travail, y a-t-il absolue nécessité de formater un document Word ? Le résultat de tout ce travail peut-il être édité sur un simple format .pdf à partir d'Excel ?
En éditant en pdf depuis Excel, vous pouvez contrôler directement dans le filtre les lignes qui apparaîtront dans le document. Dans ce cas, il vous faut simplement gérer les mises en pages en insérant des sauts de pages avec une simple revue de pagination.

Par contre j'ai une interrogation, vous me conseillez vivement de créer un index se rattachant à un phrasé. Ce Phrasé en question serait donc le détail de la désignation du produit, de ce que je comprends. Sauf que ma problématique vient que je ne sais pas dans Word comment répertorié celui ci pour le raccorder ensuite à une référence Excel.
Seriez vous m'indiquer si il y a un lien qui puisse me communiquer une procédure à suivre pour réaliser cette base et faire lien d'Excel à Word?? Je vais également de ce fait chercher de mon coté.

Il faut créer une instance Word depuis Excel et créer un document à partir d'un fichier modèle .dotx ou .dotm. Dans ce document est présent la page de garde et le formatage général (sections, entêtes, pides de pages,...)
Ensuite, deux méthodes :

• Soit vous faites des copier coller de vos données Excel. Vous aurez sans doute des problèmes de formatage en procédant ainsi.
• Soit vous gérez cellule par cellule vos tables pré-existantes avec possibilité d'ajouter des lignes.

Sinon, côté exemples, le forum contient des exemples récents d'interactions entre Word et Excel.

Dans un premier temps, si vous avez la possibilité d'éditer en pdf, j'essaierais de voir si la solution Excel est suffisante. Je pense que vous aurez vite une réponse.

Nb : Plusieurs fichiers pdf peuvent être associés avec la dll pdf creator.

[Invité]

Je n'avais pas pensé au système PDF, mais je vais de ce fait regarder de plus prés cela car en effet, ce sera bien plus facile à mettre en place. Je ne serai pas la seule à travailler sur ce fichier, il servira de modèle lorsque les chargés de produits auront des demandes. Je vous remercie en tous cas pour tous les renseignements que vous m'avez apporté.

Et cela me permet de pouvoir envisager une autre façon de travailler.

Je n'abandonne pas malgré tout, l'extraction entre word et excel.