Discussion :

[vavavoum74]

Bonjour,
Je débute encore

J'ai comme projet de concevoir une application pour gérer la présence des employés dans un magasin.

Il y a plusieurs magasins, les employés sont affectés à un magasin, il peut arriver très rarement qu'un employé dépanne dans un autre magasin
les horaires d'ouverture peuvent changer d'un magasin à l'autre , et définissent la plage où les employés sont présents

les employés sont affectés à un magasin "par défaut"
il travaillent chacun dans un service: vente, préparation, réception, caisse, télévendeur, encadrement, commercial itinérant....
ils travaillent sur des horaires "de base" et cet horaire peut changer selon des besoins ponctuels, ainsi que l'affectation au service:
un commercial itinérant peut remplacer un télévendeur quand celui ci est en congés par exemple
certains services ont des horaires différents (la comptabilité par exemple)
chaque employé à une date d'entrée dans la société, mais aussi une date de sortie s'il la quitte.
chaque employé peut être en cdd, cdi interim stage...
un employé peut être amené à faire des heures supplémentaires celles ci devront être clairement identifiées et totalisées. elles peuvent être payées ou récupérées (dans ce cas la relation entre les heures non effectuées et celles faites en récupération doit être clairement identifiée)
bien sur, un employé peut être en formation, absent , en maladie, en congé, détaché à un autre magasin...
typiquement , un vendeur travaille 38 heures par semaine les horaires sont par tranches de 30 minutes sur la plage d'ouverture du magasin.
par exemple, le magasin est ouvert de 7h30 à 12h00 et de 13h30 à 18h00, vendeur1 travaille de 7h30 à 12h00 et de 14h00 à 18h00, vendeur 2 de 8h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h30, et chaque jour de la semaine l'horaire peut être différent pour un meme vendeur, mais se répète "habituellement" d'une semaine sur l'autre. il me faut également savoir le total de personnes présentes dans un secteur par tranche de 30 minutes.
la gestion des jours féries pose souci: si un vendeur fait des heures sup payées le mardi, que le mercredi est ferié, le total d'heures effectuées sera inferieur à 38h et pourtant. les heures sup doivent etre comptabilisées ..
les employés ont un jour de repos fixe (sauf modification ponctuelle) habituel, en cas de coincidence avec un jour ferié lié à un jour de semaine (le lundi de paques tombe toujours le lundi) il faut récupérer ce jour,
donc il y a des jours feriés "a date" et d'autres "a jour"

je souhaite avoir au final une interface assez graphique avec des couleurs (par exemple horaire de base en vert, heures sup en violet, maladie en jaunes, congés en bleu etc..), avec vision par secteur à la semaine, au mois , au trimestre , au semestre et si possible à l'année
le n° de semaine devra figurer sur ce planning, en plus des dates

voilà dans les grandes lignes mon cahier des charges actuel.
j'ai du mal à mettre tout ça en forme (c'est un projet à long terme, donc je suis pas à la bourre, je vais faire ça petit à petit) et je sais qu'il est important de bien définir les bases en fonction de ce que l'on veut faire. Je ne suis pas du tout habitué à ce genre de raisonnement conceptuel et compte sur votre aide.
j'utilise actuellement un tableur excel, beaucoup plus rudimentaire.

Dans mes réflexions, je pense qu'il faudra une table pour les Magasins:
TblMagasin
avec pour champs:
NumMagasin
NomMagasin
Jours et horaires d'ouverture: je cale, on définit chaque plage de 30 minutes sur chaque jour? je vois pas comment faire ça concrètement

une autre pour le personnel
TblPersonnel
avec pour champs
NumPerso (numeroauto?)
NomPerso
PrenomPerso
Service
NumMagasin (celui là apparaît 2 fois..)
TypeContrat
DateEntree
DateSortie
jours et horaires de travail, jour de repos même difficulté sur la gestion par demi heure..

Dois je en faire pour le type de présence (présent, heures sup, récup, maladie, congés, formation etc...)?

Comment établir les relations... j'avoue ne pas être "au top"

j'ai regardé les tutos de planning, mais ils n'ont pas cette gestion à la demi heure et j'avoue que je bute là dessus...

Merci d'avance pour vos conseils avisés

[hyperion13]

Salut
Et ton patron ne veut-il pas investir dans un progiciel de paie ? Parce que toutes les règles de gestion que tu évoques sont des fonctionnalités intégrées dans ces progiciels. Et je sais de quoi je parle.

[vavavoum74]

il y a un service paie au siège , surement équipé avec des logiciels comme ça..

je souhaitais faire la chose moi même, pour un usage dans mon magasin dans un premier temps et me faciliter les choses, histoire de remplacer mon ancien tableau excel.
en même temps je pense que c'est un bon moyen de continuer à apprendre access , et en plus au boulot

[hyperion13]

Bon courage alors
Un article sur la gestion des présences ici

[vavavoum74]

Merci du lien.
Mais comme dans tous les exemples que j'ai vu, il y a simplement matin et après midi... je dois être plus fin que ça.
La solution est elle de multiplier les périodes, ou bien puis je créer des "sous périodes"?

[hyperion13]

Je suppose que tu fais référence à ce genre de planning
Il te revient alors, d'avoir une approche différente, et de voir comment adapter les valeurs matin/après-midi en valeur hdebam-hfinam/hdebpm-hfinpm
Partant du principe que les plages horaires seront forcément personnalisées par salarié.

[User]

Bonjour,

Est-ce que ce type de présentation pourrait convenir pour le planning ?



Cdlt,

[hyperion13]

Est-ce que ce type de présentation pourrait convenir pour le planning ?

Salut User. Quelle question !
Vavavoum74, tu connais tous les commandements du Chef ! Y a ka !

[vavavoum74]

pour Hyperion:
je ne comprends pas ce que tu veux dire par :hdebam-hfinam/hdebpm-hfinpm
je me doute que cela ne va pas être simple

pour User:
oui, pour la vue mensuelle, ce serait très bien,(attention cependant sur une journée un employé ne travaille pas en continu mais a deux demi journées avec pause au milieu, la longueur de pause du midi variant pour chacun) mais j'aurais besoin d'une vue hebdomadaire + précise, à laquelle on accéderait par exemple en double cliquant sur le n° de semaine genre:

avec un total en bout de ligne :

ceci étant le tableau excel que j'utilise actuellement.
Et tant qu'à faire quelque chose, je voudrais pouvoir être plus spécifique sur la nature des présences(heures habituelles, recup, sup, etc..) la partie "multimagasin" dont je parlais dans mon cahier des charges est plus pour le futur, mais autant prévoir dans les tables les éléments pour que cela soit possible facilement par la suite

[User]

Bonjour,

Non, ce n'est pas vraiment possible ce type de vue habdomadaire, ce qu'on peut faire c'est pour chaque vendeur et chaque jour de la semaine 2 tranches horaires du genre :

Vendeur	Lundi	Mardi	Mercredi	Jeudi	Vendredi	Samedi	Dimanche
Vendeur 1		7h30-12h00 14h00-18h00
Vendeur 2	8h00-12h00 13h30-17h30

Cdlt,

[vavavoum74]

Ok, et peut on , par exemple après chaque plage horaire "8h-12h 14h-18h" avoir une case qui mette le nombre total? 8h dans mon exemple? avec un code couleur si le nombre d'heures diffère de l'horaire habituel et une autre case en bout de ligne qui totalise les heures de la semaine ?

Merci encore de ton intérêt

[User]

Bonjour,

Oui, c'est possible dans une requête :

Prenons par exemple les Heures du matin légèrement modifiées pour prendre en compte les minutes "8h30-12h00"

On a :

Heure1Matin="8h30" et Heure2Matin = "12h00" la tranche horaire du matin est donc représentée en utilisant 2 champs d'une table (Heure1Matin, Heure2Matin).

On utilise la fonction Val pour extraire la partie des heures :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

Val(Heure1Matin)

qui renvoie 8.

et pour extraire les minutes on utilise la fonction Droite :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

Droite(Heure1Matin,2)

qui renvoie 30.

Ce qui donne en divisant par 60 :

0,5

Et maintenant en utilisant la formule :

Heure1M: VraiFaux(Nz([Heure1Matin];"")<>"";Val([Heure1Matin])+Droite([Heure1Matin];2)/60;Null)

On obtient :

8,5

En utilisant la même formule pour Heure2Matin, on aura dans Heure2M:

12

Enfin, en soustrayant Heure2M-Heure1M on a :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

12-8,5 = 3,5

Cdlt,

[vavavoum74]

ok c'est parfait!
As tu un exemple de planing comme celui que tu donnes dans ta précédente réponse?
ou sinon un conseil sur la façon de créer et éventuellement lier les tables nécessaires?