Discussion :

[retraite83]

Bonjour,

Je voudrai une littérature abordable et des conseils pour comprendre comment aborder le fonctionnement d'Excel sur des PC en réseau, l'Excel étant sur un PC serveur.

Précautions à prendre, j'imagine synchronisation des classeurs partagés, contraintes etc...

merci d'avance

[retraite83]

Bonjour,

Je cherche une littérature abordable et des conseils pour comprendre comment transformer un Excel pour partager certains classeurs sur des PC en réseau, l'Excel étant sur un PC serveur.

Précautions à prendre, j'imagine synchronisation des classeurs partagés, contraintes etc...

j'ai trouvé différents articles sur internet mais qui date et rien avec Excel 2016, y-a-t-il des améliorations sur ce sujet ?

merci d'avance

[78chris]

Bonjour

Concernant la partage de classeurs, cela se dégrade plutôt car toutes les nouveautés sont incompatibles avec le partage de classeur que MS ne maintient que pour des raisons de compatibilité mais ne fait pas évoluer.

Qu'entends tu par synchroniser ? Soit le classeur est partagé et tout le monde peut y accéder simultanément (enfin en théorie ...) soit tu veux synchroniser des classeurs distincts...

Si la simultanéité et le partage sont importants, cela relève plutôt de la base de données (Access ou plus robuste) que du tableur.

[retraite83]

En fait j'ai 11 classeurs ( avec 44 macros VBA) qui constituent un ensemble de gestion, cela marche très bien chacun sur son PC, il y a 5 personnes qui utilisent le système de façon autonome.

En réseau, le besoin sera d'accéder en lecture à 9 classeurs puisque j'ai choisi l'option de faire travailler les gens sur des copie faite On-line des classeurs pour chaque type de traitement sur chacun des PC pour éviter les conflits et surtout ne pas casser les classeurs Source par les utilisateurs. Je ne vois pas de problème majeur (en théorie…)

Reste 2 classeurs qui doivent être partagés (un catalogue et un suivi) et mis à jour par chacun. mon pb est surtout sur ces classeurs je pense. Aujourd'hui la consolidation est faite après envoi par mail sur un PC administrateur (pas pratique et offline), cela ne doit pas être insurmontable avec Excel et VBA. De plus l'accès à ces fichiers en écriture est peu fréquent et probablement un seul à la fois (mais on ne sait jamais…)
Une solution consistant à bloquer la ressource de force par un excel pendant le temps de l'écriture serait une solution mais je ne sais pas si c'est faisable

En ce qui concerne Access, cela me trotte dans la tête, mais je n'ai aucune connaissance et le passage Excel vers Access doit être lourd (ré-ecriture des fonctions Excel en VB ??)
Par contre j'ai un catalogue avec bcp de photos et là peut être qu'une base de données serait préférable (actuellement le classeur contenant les photos fait 15Mo mais va évoluer…)
Autre point sous Acces on code en VB c'est ça? compatible VBA ?

j'en suis au stade de la réflexion sur tout ça, et ce n'était pas mon métier...

[clementmarcotte]

Bonjour

Bonjour,


j'ai trouvé différents articles sur internet mais qui date et rien avec Excel 2016, y-a-t-il des améliorations sur ce sujet ?

merci d'avance

En principe oui. Mais cela prend Office 365. (Toujours en principe, cela devrait être implanté sur Office 2019.) C'est un nouveau système de partage de classeurs; pas sur un réseau d'entreprise, ou sur un disque local, mais sur OneDrive. Office 365 inclue un espace de stockage plus important que le OneDrive gratuit de base.

[78chris]

Bonjour


Su un classeur n'est pas en mode partagé il est automatiquement verrouillé par le 1er qui l'ouvre puis libéré quand cet utilisateur le ferme.

Une BD a peu à voir avec un tableur. C'est un autre monde.

On code beaucoup moins car beaucoup de choses se font "naturellement".
Dans Access créer un formulaire de saisie/consultation/mise à jour se fait en quelques minutes : la seule programmation est généralement liée au contrôle de cohérence avant que la saisie ne s'enregistre dans la ou les tables.
Les requêtes permettent de faire beaucoup de choses sans coder.

On ne transpose pas des classeurs Excel tels que : on construit une structure de bases de données avec des tables dont tous les paramètres sont précisément définis, des relations entre les tables, des formulaires pour accéder aux données, des requêtes et états pour les exploiter.

Il y a aussi VBA dans Access mais si l'algorithmique est similaire, on ne manipule pas les mêmes objets.

Vu tout le boulot déjà fait, le nombre de classeurs, j'opterai plutôt pour un mix : les données qui doivent être communes, catalogue notamment, pourraient être dans une base Access, quitte à garder une interface Excel si tu ne veux pas recommencer ce que tu as fait ni mélanger les genres pour les utilisateurs.
La consolidation serait probablement plus efficace en Access mais sans plus d'infos sur ton projet, difficile d'approfondir.

[retraite83]

Merci Chris78 pour ta réponse très intéressante, la solution mixte Excel-Access me séduit, je ne savais pas que c'était envisageable.
J'avais imaginé dans le principe une solution avec base de données au début, mais ne connaissant rien à rien (je ne savais même pas que Access et VBA existaient, juste Excel pour des tableaux basiques…). J'ai commencé à découvrir il y a tout juste un an en pensant exclusivement Excel, VBA est venu après par nécessité.

Effectivement garder le travail fait en Excel est un plus, mais il me semble intéressant voir nécessaire de passer 2 classeurs qui vont prendre du volume en BD (Access) :

- Le catalogue contenant les photos de "produits" servant à alimenter la mise en page pour générer automatiquement des PDF pour les clients, photos chargées dans Excel par la fonction =INDIRECT(RECHERCHEV,...). Le catalogue est partagé par tous et peut être occasionnellement mis à jour Online par tous pour un besoin urgent (peu fréquent)
Actuellement le classeur fait 15 Mo mais il peut doubler voir plus… Cela m'inquiète.

- Un classeur suivi de fournisseurs géré par une Macro VBA mais dans lequel chacun peut ajouter des lignes manuellement en cas de besoin spécifique, donc classeur partagé

Je vais me documenter la dessus et surtout prendre le temps de réfléchir avant de faire, je ne suis pas pressé…

Dans un premier temps, le plus urgent sera de faire fonctionner l'existant sur le réseau de PC, pour tout te dire, c'est la petite entreprise de ma fille…

Pour te dire plus encore, dans la folie de l'ignorant, avant de commencer j'avais imaginer une solution (sans savoir comment faire) purement internet, mais je ne sais toujours pas comment j'aurai fait…

[78chris]

RE

De façon générale on évite de charger les images ou autres documents dans un classeur, tout comme dans une base de données.

Même les solutions de gestion électronique de documents qui tournent sur des gros moteurs de base de données comme ORACLE, ne le font pas.

On crée des liens qui affichent le document, rangé dans un dossier "coffre fort" (vault), mais c'est transparent pour l'utilisateur.

Cela évite de saturer le classeur ou la BD dont le moteur peinerait à l'exploitation.

J'ai fait pas mal de documentation technique, en Word au début, en PAO ensuite. Là aussi on travaillait avec des liens, ce qui en plus donne de la souplesse : si on remplace une image par une autre du même nom dans le dossier, tout se met à jour dans le document sans besoin de manip supplémentaire.

Le web fonctionne aussi sur ce principe : les images ne sont pas incorporées aux pages qui les affichent...

A noter que dans une solution mix, on peut depuis Excel utiliser une base de données Access sans qu'Access soit installé sur tous les postes.

[retraite83]

Bon j'ai du pain sur la planche, mais je vais suivre tes conseils, avec le temps…

Je retiens 2 points :

On crée des liens qui affichent le document, rangé dans un dossier "coffre fort" (vault), mais c'est transparent pour l'utilisateur

Les photos sont dans un classeur spécifique, c'est ça que tu veux dire par coffre fort ? ou les photos doivent être hors classeur Excel ? et créer des liens. Peux tu me conseiller une doc abordable sur ces aspect coffre et liens, je comprends mais c'est du chinois pour mettre en œuvre pour l'instant

on peut depuis Excel utiliser une base de données Access sans qu'Access soit installé sur tous les postes.

Sur le serveur ? là aussi que puis-je lire à ta connaissance ?

[Pierre Fauconnier]

Salut.

La lecture que je te propose est courte et très abordable:

[DEBUT]
Excel n'est pas un outil pour faire du réseau et les fichiers, bien que techniquement partageables, ne doivent jamais l'être.
[FIN]

[retraite83]

Entendu mais alors comment faire ? une version par PC ? et une consolidation sur un PC avec un Excel fait pour ça?

bien que techniquement partageables, ne doivent jamais l'être.

Pour quelles raisons ?

[78chris]

Bonjour

Pour compléter : regarde les limitations du partage dans l'aide en ligne d'Excel. Et ils ne parlent pas des plantages...

[retraite83]

Je vais lire tout ça, mais comment font les entreprises ?
Quelle est votre préconisation ?

[Pierre Fauconnier]

Je vais lire tout ça, mais comment font les entreprises ?
Quelle est votre préconisation ?

Elles n'utilisent pas Excel, mais des SGBD (systèmes de gestion de bases de données) qui sont prévus, eux, pour le partage et l'utilisation par un nombre important d'utilisateurs.

Excel n'est pas et ne sera jamais un SGBD. C'est un tableur (un outil d'analyse de données, devrais-je dire), mais pas du tout un outil prévu pour gérer et partager les données

PS: J'ai fusionné les deux discussions. Il est inutile de poser la même question sur deux discussions différentes

[Pierre Fauconnier]

Afin de nuancer un peu mon propos, et surtout parce que tu es en 2016.

Si le partage doit se faire uniquement pour la lecture, il serait possible d'agréger le tout via PowerQuery et que chaque "lecteur" utilise son classeur avec la solution PowerQuery dedans.

[Pierre Fauconnier]

[...]Pour quelles raisons ?

Excel ne partage pas réellement les données, et les risques de collision sont trop importants. A deux personnes sur le même fichier partagé, c'est déjà une misère si elles modifient des lignes en même temps. Imagine que l'une d'elle supprime une ligne au début d'un tableau... Toutes les lignes en dessous vont remonter, dans sa version... Et si l'autre supprime lui aussi une ligne, ses lignes vont remonter... Tu imagines le problème lorsqu'ils vont vouloir enregistrer le fichier? imagine maintenant cela avec plusieurs personnes.

C'était tellement la misère que Excel ne permet plus le partage que sur OneDrive365 ou Sharepoint depuis la 2016, si je ne me trompe... (c'est à peine plus sécurisant, de mon expérience...)

[retraite83]

En synthèse je garde le même système qu'actuellement où chacun a sur son PC une copie du système des classeurs et qui convient parfaitement (5 utilisateurs ce n'est pas le bout du monde)

Je profite des PC en réseau pour faire remonter les classeurs à consolider sur le PC de l'administrateur via le réseau plutôt que par mail (avantage)

Et éventuellement un seul catalogue partagé en lecture (avantage car autant de copie du catalogue que de personnes actuellement)

Seul possibilité à creuser, comment autoriser la mise à jour (très ponctuelle) du catalogue par tous via un système de blocage le temps de la mise à jour à définir (avantage)

Ai-je bien synthétisé ?

A voir également car à ce jour je vois pas la différence avec ce que qui est fait :

chaque "lecteur" utilise son classeur avec la solution PowerQuery

Enfin pour être complet : par quoi faudrait-il remplacer Excel à terme pour s'affranchir de tout cela ?

[Pierre Fauconnier]

[...]

A voir également car à ce jour je vois pas la différence avec ce que qui est fait :[...]

Power Query dispenserait de devoir transmettre les fichiers, il ferait la liaison tout seul de manière automatique. Cela dit, nul besoin de PowerQuery pour cela, des simples liaisons via l'onglet Données le font très bien aussi. L'avantage de PowerQuery est que tu peux ajouter des traitements (liens entre les "tables", puissance de calcul sur beaucoup de données, union de tables, ...). Il n'y a pas UNE solution mais plusieurs en fonction de paramètres inconnus de nous à ce jour.

[...]
Enfin pour être complet : par quoi faudrait-il remplacer Excel à terme pour s'affranchir de tout cela ?

Access me semble tout indiqué. Il suffit d'une licence pour la personne qui développe, les autres pouvant utiliser la base (lecture/écriture partagée) en utilisant un runtime légal et gratuit.

[retraite83]

Merci,

78Chris m'a répondu avec le même raisonnement et la possibilité de garder une grande partie du travail fait en Excel et d'interfacer avec Access

je vais réfléchir tranquillement à tout ça avant de décider

[retraite83]

Bonjour,

je vais avec sagesse écouter vos conseils

Dans un premier temps avant d'envisager une base Access je dois commencer par profiter des avantages des PC en réseau en tenant compte de vos remarques sur Excel, dans ce contexte voilà ce que j'envisage.

Excel n'étant pas fait pour partager ses classeurs, je vais laisser une copie de l'ensemble sur chaque PC

Par contre je voudrai profiter d'une connexion au PC serveur pour n'avoir qu'un endroit pour mettre à jour les classeurs qui évoluent (contre autant que de PC aujourd'hui)
Dans ce cadre pouvez vous me donner un avis éclairé sur la faisabilité et les risques vu vos expériences sur les 2 points suivants:

1) Mon idée est de charger les Excels mis à jour dans un répertoire du serveur et d'écrire une fonction (VBA) qui permettra de charger les nouvelles versions dans le bon répertoire sur chaque PC, fonction présente sur chaque PC et déclenchée volontairement par l'utilisateur du PC sur instruction
Je suppose qu'un transfert sur un réseau de bureau est ultra rapide même si du volume (?)

2) Un classeur actuellement mis à jour par chacun est remonté par mail (un nom de classeur différent par utilisateur ce qui n'est pas pratique) sur un PC maître, la consolidation est faite sur ce PC. cela marche très bien.

Plutôt que de partager ce classeur en le rendant unique sur le serveur vu les alertes que vous m'avez données, mon idée est de garder le système de classeurs par utilisateurs et de profiter de la connexion au réseau pour remonter par une macro (sur action volontaire) chaque classeur sur le serveur, laissant la consolidation actuelle fonctionner
J'imagine que c'est possible en VBA
Les classeurs pourraient même avoir un nom unique pour tout le monde et être renommés de façon transparente par la macro en arrivant sur le serveur pour éviter les doubles.
Suis-je dans une réalité objective ou dans du n'importe quoi ?
merci d'avance