Discussion :

[Bigbangyann]

Bonjour.
Je me présente, je m'appelle Yann, et je suis responsable logistique (entre autre) d'une association secteur social qui met à disposition de personnes dans le besoin des appartements avec du mobilier dedans.
Etant également comptable, tous mes équipements doivent en principe faire l'objet d'un inventaire. Or ce n'est pas le cas, car nous utilisions avant un logiciel (INVENTIF) avec code-barres, douchette, ... mais qui avait ses limites quand c'est pas moi qui scannait les lieux ou les biens et qui a été abandonnée par manque de temps.
Aujourd'hui nous avons l'injonction de procéder à un inventaire, que nous pourrions qualifier par visu du bien.

Je m'explique, nous avons 40 appartements (avec une adresse propre) dans lesquels nous avons environ 1500 biens (lit, matelas, chaises, tables, refrigérateurs, ...).
Ces biens sont de différents fournisseurs, et achetés à différents moments.
Aussi, aujourd'hui, dans mon patrimoine (bilan comptable) je ne peux pas justifier que dans une facture du fournisseur UNTEL, il y a bien tous les biens d'affectés et que certains sont hors-service. Mon patrimoine brut est donc gonflé.

Autre souci, si un sinistre survient dans un appartement, je ne peux pas donner à l'assurance la facture des biens qui étaient dans l'appartement au moment du sinistre, ni quantifier la perte.

J'ai donc pensé à me monter une petite base access, avec un formulaire, que notre maitresse de maison ou notre agent technique en charge de remplacer les biens défectueux pourraient remplir et que donc au niveau comptable à un instant T je puisse savoir ce qui est mis à disposition.

Mes différents lieux sont répartis dans 3 unités de travail, et 3 dossiers comptables différents donc.

J'ai donc pensé à faire 4 tables :
Tbl_Biens (Num_bien , Libelle_bien , Date_immo , P.U.TTC , Mode_amort , Duree_amort , Genre_Immo , Num_compta , Caractéristiques )
Tbl_Lieux (Code_lieu , Nom_lieu, Adresse_lieu, Ville_lieu)
Tbl_Etab_asso (Code_etab, Nom_etab, Num_siret_etab)
Tbl_Facture (Num_doc_immo , Nom_fournisseur, Num_facture, Date_facture)

+ peut-être une table Tbl_Rebut qui pourrait faire apparaitre les biens HS, Volés, non utilisés, vendus (avec une date de mise au rebut) mais la mise au rebut pourrait être gérée comme un LIEU tout simplement, et donc le paramètre de date pourrait servir à l'affectation d'un bien dans un lieu, ou à la sortie du bien du patrimoine


Mes relations entre tables sont :

SE TROUVE (entre Tbl_Bien et Tbl_Lieu)
1 BIEN ne peut etre que dans un seul LIEU
Dans 1 LIEU il peut y avoir plusieurs BIENS

GERE (entre Tbl_Etab_asso et Tbl_Lieu)
Un ETAB_ASSO gère 1 ou plusieurs LIEUX
1 Lieu n'est géré que par 1 seul ETAB (mais peut changer d'étab au fil des ans)

EST COMPTABILISE (entre Tbl_Bien et Tbl_Facture)
Un BIEN n'est comptabilisé que dans une seule FACTURE
Une FACTURE peut comptabiliser plusieurs BIENS

Ce système de base de données doit me permettre à un instant T de dire :
sur mes 100 et quelques factures d'achat, quels sont les bien utilisés et où ?
sur mes 100 et quelques factures d'achat, quels sont les bien sortis ?
Dans tel appartement à une date donnée, on trouve ceci : ......
Et tout ceci, en fonction de l'établissement pour lequel on fait la compta.

J'en suis là dans ma théorie (MCD, Merise, ...) , et n'ayant pas eu le temps il y'a 25 ans d'apprendre à mettre ceci dans ACCESS je suis complètement largué.
J'ai beau essayer avec les tutoriels présents ici, je n'ai plus la logique informaticienne, mais plus une logique comptable, qui malgré qu'elle soit très cartésienne ne m'aide pas beaucoup.
Je maitrise un peu mieux Excel, mais je ne vois pas non plus comment monter cette Base de Donnée.

Aussi si quelqu'un a monté quelque chose d'assez semblable, très simple je suis preneur.
Si quelqu'un a quelques tuyaux pour me dire sur quels boutons appuyer, je suis preneur aussi.
Enfin je suis preneur de toutes les bonnes idées qui pourraient m'accompagner.

Espérant avoir été assez explicite, et pas trop long, je vous remercie tous par avance.

[marot_r]

Bonjour.

Cela parait un bon debut.

Il te manque une table pour relier tes biens a tes factures :

tbl_BienFacture
Num_BienFacture (autonum, clef primaire)
Num_bien
Num_doc_immo (pas Num_Facture ?)

Pour la mise au rebut, ton bien peut-il etre "remis" en service apres avoir ete mis au rebut ?

Si non, je te suggere plutot un indicateur d'etat du bien et une date.
Un truc du genre :

Est_Rebut (Oui/Non, valeur defaut False)
DateRebut (Date/Heure)

Note qu'on pourrait se contenter de DateRebut. Si elle est non nulle, alors c'est un rebut.
Perso, je prefere faire un test sur Est_Rebut Vrai je trouve cela plus direct.

Par contre un point non mentionne : comment envisages-tu faire la saisie du suivi ?
Directement dans les appartements ou une fosi rentre au bureau.
Si c'est sur les lieux, il faudra reflechir a comment tu vas acceder a ta BD.

A+
A+

[Bigbangyann]

Bonjour Marot_r, et tout le monde

Ok pour la table qui lie les biens et les factures. Pour précision num_facture, c'est le n° qui est attribué par le fournisseur (dans le cadre légal de facturation), et num_immo est mon numéro interne chronologique pour mes entrées d'immobilisations (celles ci sont intégralement scannées et cela me permet de les retrouver plus facilement).

Pour mise au rebut, c'est vrai qu'on pourrait juste créer une caractéristique dans le bien, si au final je peux extraire tous les biens mis au rebut dans une année d'exploitation, et que celle-ci me fasse apparaitre le n° de l'immo. L'indicateur d'état du bien me parait une bonne solution, et je peux aussi en profiter pour contrôler mes besoins, c'est-à dire que l'état peut être un choix multiple entre : Bon - moyen - mauvais - rebut, et la date de mise au rebut (date définitive ou le matériel est porté en déchetterie, laquelle me fournit pas de justificatif de ce que l'on jette donc pas de moyen de comptabiliser la sortie).

Pour ce qui est de la saisie, j'espère mettre en place une saisie sur les lieux, grâce à une tablette et abonnement 4G.
Soit je passe par un système style teamviewer ou anydesk, soit j'intègre ma base dans une clé USB au départ de nos bureaux, et je demande une synchronisation au retour. Là c'est le point technique que je n'ai pas encore abordé puisque pas l'équipement.

De toute manière, j'aurai aussi un inventaire tournant, réalisé par la maitresse de maison à chaque état des lieux entrant ou sortant, avec l'appareil présent, sa marque, son n° de série et son état... En moyenne c'est un état des lieux tous les 6 mois pour chaque lieu, donc le retraitement dans ma base ne sera pas long.

Après autre système c'est d'intégrer la base dans mon état des lieux via un menu contextuel, mais là mes connaissances sont vraiment insuffisantes, et je crée un logiciel métier que je pourrai revendre à d'autres institutions comme la nôtre. Ce n'est pas mon rôle, moi je veux juste que ma compta colle avec la réalité. Et ne pas continuer d'avoir dans mon patrimoine des micro-ondes à 30 € achetés en 2006 et qui sont je pense déjà bien passé dans les mains d'entreprises de traitement des déchets.



Voilà mon MCD, qu'est ce que vous en pensez ? Pour vous j'ai peut-être fait 50% du travail, pour moi cela représente que 5% car l'utilisation d'access reste de l'inconnu. C'est le problème d'avoir été dans des classes où certains mettaient 3h pour dessiner les carrés sans savoir quoi mettre dedans, alors que de mon coté j'attendais que le temps passe. La théorie c'est beau mais voilà, à quoi me sert de connaitre le MCD quand on sait pas comment le programmer après.

Je vais déjà essayer de créer mes tables dans access. Et les formulaires qui les accompagne (je pense) pour la saisie des infos.
Mais après les requetes, seule votre aide sera précieuse.

Je vous remercie de m'avoir lu,

Cordialement et à bientot j'espère.

[marot_r]

Bonjour.

Generalement dans un MCD il faut eviter les laisions du genre T1 <-> T2 <-> T3 et T1<-> T3.

Quelle est la difference entre un etablissement et un lieu ?
Un etablissement peut avoir plusieurs lieux ?

Est-ce qu'un bien est relie a un etablissement qui le place dans un lieu ?
ou un bien est dans un lieu qui est gerer par un etablissement ?

Pour ce qui est de la saisie, j'espère mettre en place une saisie sur les lieux, grâce à une tablette et abonnement 4G.
Soit je passe par un système style teamviewer ou anydesk, soit j'intègre ma base dans une clé USB au départ de nos bureaux, et je demande une synchronisation au retour. Là c'est le point technique que je n'ai pas encore abordé puisque pas l'équipement.

Penses-y car Access se prete mal aux applications itinerantes et "une synchronisation au retour" peut s'averer penible a mettre en place.
Une solution est d'avoir une application autonome separee qui permet juste l'inventaire (ex : une feuille Excel) et un import quotidient (ou autre).
Si tu n'as pas de temps reel c'est assez facile a montre et cela t'evite d'avoir une liaison avec ton appli principale.

Aussi attention developper une application meme simple prend du temps et quand on debute peut etre TRES frustrant.
As-tu verifier qu'il n'existait pas sur le marche un programme qui repondrait a tes besoins ?

A+

[marot_r]

Et je m'appercois que je t'ai envoye sur une fausse piste, desole.

L'information Numero de facture devrait etre un attribut (un champ) du bien. Tous les biens n'ont qu'une est une seule facture. Pas besoin d'une table separee.

J'imagine que tu n'as pas de liste "type de bien" car ton parc doit etre pas mal etherogene, je me trompe ?
A part que c'est un frigo, le frigo A doit etre different du figo B et ne pas avoir grand chose en commun, non ?

A+

[Bigbangyann]

Re bonjour.

Pour ce qui est d'un logiciel métier, je pense qu'il en existe sur le marché, mais cela coûte un bras, voire 2, et comprends des items que nous n'exploiterons pas, d’où pas l’intérêt de payer et avoir une base qui ne gère que ce que j'ai besoin et rien de plus. J'aime bien les gadgets, mais pas quand ils me font perdre du temps.

Pour ce qui est de l'itinérance, je pourrai mettre l'appli sur un tablet PC, et exporter les données le jour où j'en ai besoin.

En fait mon association a 3 structures (qu'on peut qualifier d'immeuble pour synthétiser) qui oeuvrent différemment pour différents publics.
Chaque structure (immeuble) a plusieurs appartements. Donc mon association a plusieurs appartements. Lesquels appartements peuvent changer de structure au 1er janvier de chaque année.

C'est pour cela que j'ai besoin de croiser les données :
- les biens par appartement (pour réappro ou si sinistre)
- les biens par structure (exploitation)
- les immos par association (comptabilité)
- Etat des sorties (mise au rebut de l'année civile)
- Etat des entrées (date_immo)
et tout cela chiffré pour avoir un coût, d'où le Prix Unitaire TTC.

Certains bien sont semblables, car quelque fois j'achète des lots... par exemple j'achète 5 télé, même marque, même n° de série, ... lesquelles 5 tv sont installées dans 5 appartements différents, mais pour moi j'ai besoin que ces 5 tv soient différentes et qu'elles soient référencées par exemple 00037, 00038, 00039, 00040, 000041. Au 1er enregistrement, on prendra la première qui vient dans l'appartement où on la trouve.


Je pourrai avoir moins de champs dans chaque table, car certain sont déjà des "gadgets", mais par précaution j'ai déjà pensé déjà au maximum. Le summum de mon application serait que je puisse intégrer une photo du bien dans sa fiche. Mais là !!!!

Ca fait longtemps que je suis sur mon projet, et c'est une coïncidence que je puisse m'y poser cette semaine, avec en vue de le peaufiner jusqu'à la fin de l'année. J'avais aussi pensé le développer grâce à l'accueil d'un stagiaire d'une école d'informatique de gestion, mais n'étant pas informaticien, je ne pourrai être tuteur.

Je sais que cela va prendre du temps et que je vais devoir chercher. C'est la raison pour laquelle je me suis inscrit au forum.
Trouver quelqu'un pour me guider pour le "montage" des tables et des liaisons surtout, car je ne vois vraiment pas comment on fait pour indiquer, les 1,1 les 1,N
Une fois les tables et les requêtes créées je pense pouvoir m’atteler aux formulaires (pour remplir les tables) et aux états, de façon plus autodidacte.
Je suis assez tenace, la retraite est encore loin, donc ça prendra le temps qu'il faut, mais je vais la monter

Merci pour le suivi.

[marot_r]

Bonjour.

Mon but n'etait pas de te decourager, juste etre sur que tu savais dans quoi tu t'embarquais.

Lesquels appartements peuvent changer de structure au 1er janvier de chaque année.

Donc le bien appartient a la structure et est place dans un appartement, c'est cela ?
Si l'appartement change de structure, le bien reste propriete de la structure ?
Sinon, on peut deduire la structure proprietaire du bien de la structure a laquelle appartient l'appartement.
Ce qui fait que tes biens "transfereraient" d'une structure a une autre sans autre intervention que de changer la structure de l'appartement.

Ou tu peux faire quelque chose comme :

tblBien

ClefBien
ClefStructure
ClefAppatement
Autres infos sur le bien

.

Qui te laisse une totale liberte d'association du bien.

Si tes biens changent de structure proprietaire, faut-il envisager un historique ?

ex :
TV1, Structure1, 2017-01-01, 2017-07-31
TV1, Structure2, 2017-08-01, 2017-10-15
TV1, Structure3, 2017-10-16, 2018-02-07

meme chose pour tes appartements ?

Attention ! Un historique est sympa mais complique pas mal la vie au moment de l'exploitation.

A+

[Bigbangyann]

Bonjour.

Oui le bien appartient à la structure (celle qui comptabilise l'usure du bien) et est affecté à un appartement. Généralement, si l'on change l'affectation de l'appartement, le mobilier n'est plus adapté, donc il change avec. Et je travaille avec de l’équipement grand public qui ne vit généralement pas plus de 3 ans, qui ne coute pas cher, et donc qui n'a pas un impact fort en cas de changement.
Donc pas besoin d'historique, mais peut-être indiquer une date d'installation dans l'appartement, ce qui nous permet statistiquement de voir la durée de vie des appareils en fonction d'une typologie de public.

Dans ma table Bien, j'ai rajouté hier les clefs Structure et Appartement, car l’extraction au 31/12/N devra me faire un état de quel bien dans quel appartement financé par quelle structure. Avec le plus important dans tout celà, un sous-total par Num_immo.



Si par exemple mon immo 58 comportait 2 Tv de plus, mais que l'on a jeté celles-ci, ma facture originale était de 600 €. Or à ce jour je n'utilise que 350 € , donc je dois sortir les 2 TV de mon patrimoine, d'où soit je crée un lieu rebut (ce qui est possible) et je filtre tous mes rebuts, soit je sors ce qui n'est pas affecté (à noter que j'aurai un lieu STOCK et un lieu ATELIER pour affecter des biens qui sont en attentes)

Le plus délicat, sauf le montage de cette base, sera le premier inventaire de départ, car je sais que l'on a énormément de biens à saisir dans la base, que l'on en trouvera un certain nombre dans les lieux, mais que sur ces 2 dernières années, j'ai acquis énormément de biens identiques donc faire attention qu'entre 2 lieux je prenne bien bien 2 biens numérotés différents et que je passe pas le même d'un appartement à un autre, ce qui ferai que pour 2 biens réellement affectés, je n'en compte qu'un seul.

Au fil de nos discussions cela s'éclaircit dans ma tête, et je te remercie. Je commence à saisir des factures dans ma base pour avoir un minimum d'essais à réaliser.

A bientot