Discussion :

[MachA57]

Bonjour,
Je m'intéresse à créer une base de données pour la gestion de mon entreprise. L'objectif est de pouvoir recenser en un endroit les données administratives de nos clients et effectuer la facturation.
Avant de m'avancer plus dans ce projet, j'ai besoin de savoir dans quelle mesure il est possible de rendre facile l'accès et l'usage de cette base de données à des utilisateurs.
J'entends par là le fait par exemple de disposer d'un menu de navigation directement à l'ouverture de la BDD permettant d'effectuer par exemple les opérations essentielles prévues dans la base. Par exemple : ajouter un nouveau client, éditer la liste des clients, faire telle ou telle requête, etc...

Merci d'avance

[Invité]

Bonjour

Tout cela est possible avec Access, mais en fonction de la volumétrie des données et du nombre d'utilisateurs tu pourrais être amené à passer sur un autre outil.

Donc tout cela est possible mais cela ne se fait pas d'un clique, donc donne plus de détails pour que l'on puisse t'aiguiller vers des tutos par exemple.

Philippe

[MachA57]

La BDD va comporter une centaine de clients. Pour chaque client, je veux disposer d'informations diverses (adresse, nom du dirigeant, tarif de nos prestations, etc....)
Je veux que les utilisateurs puissent éditer des listes issues de cette BDD (liste d'adresse, liste de téléphones, liste des mails, etc...)
Il faudra pouvoir effectuer la facturation mensuelle de nos prestations (nous sommes un cabinet d'expertise comptable)

Le nombre d'utilisateurs de cette BDD sera inférieur à 10.

Que dois-je indiquer d'autre pour être plus clair ?

[MachA57]

Je lis par ailleurs sur ce forum, qu'il existe d'autres solutions pour créer une petite base de données : kadata.in par exemple.
Est-ce une bonne idée ? Si oui, existe-t-il d'autres logiciels / sites permettant de répondre à mes besoins ?

Merci !

[Invité]

Bonjour

Access est un peu limite avec 10 utilisateurs en permanence, il faudrait prendre exemple sur ce tuto : https://dolphy35.developpez.com/arti.../basesreseaux/

Par contre je ne connais pas kadata.

[hyperion13]

Je lis dans un de vos post que vous êtes cabinet d'expertise comptable. N'avez-vous pas un PGI pour faire les manips que vous demandez à faire sur un SGDB ? La facturation de vos prestations ne pouvez-vous pas la faire sur le module de GesCom ?

[MachA57]

Nous n'avons pas cela...c'est vrai notre façon de travailler est un peu rétro

[hyperion13]

Rétro ?
Vous n'êtes pas en France, car la Loi de finance 2016 oblige à compter du 01.01.2018 l'utilisation de progiciels pour lutter contre la fraude à la TVA.
Je ne connais pas kadana, mais je suis allé sur le site et j'ai lu que la solution TPE était payante.
Avez-vous des ordinateurs ? Si oui, quel OS ? Quel packOffice ? Sont-ils en rzo ?

[MachA57]

Nous sommes sur windows server 2008 R2 en TSE avec pack office 2013

[MachA57]

J'ai progressé un peu dans la conception de cette BDD.
Pour mémoire, nous sommes un cabinet d'expertise comptable.
Voici les premières tables créées ainsi que les relations entre-elles. Avez-vous des observations ?



Merci d'avance !

[hyperion13]

Je ne connais pas votre degré d'aisance à modéliser une bdd, mais je serai vous, je commencerais par griffonner et énumérer le genre de données que je serai susceptible d'y collecter pour ensuite savoir comment les traiter.
Penser à avoir une vision global et de tenir compte des cas de figure pouvant se présenter dans un cycle de vie.
- vous allez avoir des clients en compte
- pour chacun de ces clients, il y aura création d'un dossier
- un dossier tiendra compte d'un ou plusieurs exercices fiscaux
- pour chacun de ces exercices vous allez fournir des prestations (compta, fisca, paie, ago, etc)
- pour chacune de ces prestations, il y aura un coût. Coût qui va forcément évoluer dans le cycle de vie
- pour chacune de ces prestations, il y aura un ou plusieurs collaborateurs
- ect.
- un client peut-être un part, une ei, une société
- le régime fiscal du client peut varier
- les honoraires sont périodiques tout comme les collectes, prélèvements, les budgets, etc.

[loufab]

Bonjour,

D'un point de vue purement technique et non conceptuel/métier j'éviterais les espaces, caractères accentués et cabalistiques (° par exemple) dans les noms de table ou de champ de votre modèle.

ça facilite grandement la conception de l'interface, des expressions et autre requête.

De même que je remplacerais les N° par IdNomDeLaTable pour gagner en clarté dans l'application.

Après ce n'est qu'un conseil qui n'engage que moi, ça n'a pas lieu d'obligation.

Cordialement,

[MachA57]

Je suis débutant dans la conception d'une BDD et l'utilisation d'ACCESS

je n'avais pas pensé à la nécessité de gérer des exercices comptables / client...

Les noms des champs que j'ai choisi sont-ils trop "litteraux" ? je veux dire, y-a-t-il une utilité ou nécessité leur donner une syntaxe sans accent, sans espace ou autre restriction ???

Edit : je crois que vous avez anticipé ma question

[MachA57]

Pour vous donner des précisions, Les objectifs de cette BDD sont les suivants :

- consulter et éditer divers états de suivi : liste des clients par date de clôture d'exercice, liste des clients par jour d'échéance de TVA, adresses clients, liste des numéros de téléphone clients, liste des clients par collaborateur, etc...
- Pouvoir faire un suivi du nombre de bulletin de paies établis par mois pour chaque client (utile pour la facturation)
- Pouvoir faire un suivi des formalités juridiques effectuées pour un client (historiser les formalités juridiques faites pour un client tout au long de l'existence de ce dernier)
- Etablir la facturation suivant différentes périodicités. En effet, selon les clients, des périodicités et des modalités de facturation différentes ont été convenus : Facturation mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle, facturation du nombre de bulletins de paies si dépassement d'un nombre convenu, etc...

Pour la majorité des clients, une facturation mensuelle forfaitaire est convenue. Le tarif est révisé annuellement par année civile.
Pour certains une facturation supplémentaire mensuelle est prévue si le nombre de bulletins de paies établi dépasse celui convenu dans le contrat (appelé lettre de mission (LM) dans la profession)
Pour d'autres clients, la facturation forfaitaire est trimestrielle, semestrielle ou annuelle.
Enfin il y a des factures établies ponctuellement soit en cas de dépassement du volume d'écritures comptable (lignes d'écritures) soit lors de l’établissement de formalités juridiques exceptionnelles.

[bertiny]

Bonjour
En fait Access à un ensemble de caractères réservés donc l'utilisation dans le nom d'un champ pourrait te rendre la vie difficile là où tu t'attends le moins. Il est donc préférable d'appliquer les conseils de loufab en ce qui concerne les noms des champs et les objets de ta base de données.

Pour autres conseils c'est un peu difficile car le système que vous voulez modéliser n'est pas clairement décrit.

[MachA57]

Pour autres conseils c'est un peu difficile car le système que vous voulez modéliser n'est pas clairement décrit.

Que dois-je indiquer plus en détail ? Il m'est difficile de lister les champs des tables car je ne sais pas nécessairement quels sont les données utiles à cette BDD.
Il m'est plus facile de détailler les états que nous souhaitons pouvoir exploiter ainsi que nos procédures de travail et de facturation pour ensuite, avec votre aide, concevoir correctement ce projet.

[bertiny]

Bonjour.
Alors fouillons le ensemble

L'objectif est de pouvoir recenser en un endroit les données administratives de nos clients et effectuer la facturation.

- Alors la facture est basée sur quoi ? Autrement dit, quelles sont les informations qui feront partie de la facture ?
- Les clients représentent-ils une entreprise ? Si oui tu auras besoin de la table Entreprise.
- Tes clients opèrent quoi dans ton système ? .....

Cordialement.

[MachA57]

Merci pour votre aide

Alors la facture est basée sur quoi ? Autrement dit, quelles sont les informations qui feront partie de la facture ?

Pour chaque facture, nous mentionnons les informations suivantes :

- nom et adresse du client
- date de la facture : pour les honoraires de comptabilité mensuels, trimestriels, semestriels et annuels, cette date est le 2 du mois suivant période concernée. Pour les autres prestations, c'est la date du jour d'établissement de la facture.
- Rum du client : il s'agit d'un code à renseigner dans les cas où le client paye par prélèvement
- le titre de la facture : FACTURE N° + numéro de la facture du type num/année (exemple : 448/18) ; cette numérotation devra être automatique
- l'objet de la facture :
Pour les honoraires de comptabilité, le texte est "Honoraires comptabilité de + mois précédent" (si honoraires mensuels), "Honoraires comptabilité du...... au......" (pour les autres périodicités)
Pour la facturation des lignes supplémentaires, le texte est "Honoraires pour x lignes supplémentaires sur exercice du ...... au ........
Pour les honoraires des bulletins de paie, le texte est "honoraires bulletins de paie établis pour la période du ...... au ......."
Pour les autres formalités sociales, le texte générique "honoraires prestation sociale" suivi d'un descriptif sommaire des prestations réalisées
Pour les formalités juridiques, le texte générique "honoraires juridiques" suivi d'un descriptif sommaire des prestations réalisées

- Montants HT, TVA et TTC
- Pour les clients qui ont souscrit à l'option "pack chef d'entreprise", cette mention doit figurer les sur les factures mensuelles de comptabilité

J'espère avoir été clair

Les clients représentent-ils une entreprise ? Si oui tu auras besoin de la table Entreprise.

Nos clients sont des entreprises....Pourquoi devrais-je avoir une table "Entreprises" en plus d'une "table clients" ?

Tes clients opèrent quoi dans ton système ?

Nos clients deviennent clients en signant avec nous une lettre de mission qui fixe nos conditions d'intervention (notamment les tarifs). Cette lettre de mission précise :

- La date de début de notre mission
- Le tarif HT des honoraires de comptabilité et leur périodicité de facturation (mensuelle, trim, sem ou annuelle)
- Le nombre de lignes d'écritures par exercice comptable comprises dans ce tarif et le prix à la ligne en cas de dépassement. La facturation de ce dépasse n'est pas systématique car si il est faible, on est tolérant
- Le tarif HT par bulletin de paie en cas de dépassement du nombre de bulletins mensuels convenus
- Le tarif HT des autres prestations sociales (contrat de travail, formalités de licenciement, etc....) si il est convenu des facturer : généralement, le prix par bulletin comprend ces prestations mais il arrive que pour certains clients nous convenons d'un prix par bulletin assez faible et que les autres prestations sociales soient facturées à part
- Le tarif HT de la rédaction de l'assemblée générale ordinaire qui est une formalité juridique établie tous les ans pour les sociétés (les entreprises individuelles ne sont pas concernées)

[MachA57]

Prenons un exemple :

La société DUPOND qui cloture sa comptabilité chaque année au 30/06 (donc exercice comptable du 01/07/N au 30/06/N+1) devient cliente de notre cabinet comptable.
Nous entrons en fonction au 01/07/2017. Les honoraires comptables mensuels sont de 250 € HT et facturés mensuellement le 2 du mois suivant. Les honoraires sont valables pour 1000 lignes d'écritures par exercice et pour 1 bulletin de paie par mois.
Le prix d'une ligne supplémentaire est de 1.1 € HT et le prix d'un bulletin de paie est de 25€ HT.
L'assemblée générale ordinaire annuelle est facturée 400 € HT.

Tous les 2 du mois suivant le mois écoulé (donc à partir du 02/08/2017, nous allons facturer 200 € HT). Nos tarifs étant révisés annuellement par année civile, la facturation sera révisée à partir de janvier 2018 de quelques % : supposons une hausse de 2% et donc un nouveau tarif à 204 € HT.
En novembre et décembre 2017, la société DUPOND a embauché un 2ème salarié. Le nombre de bulletins de paie établis étant connu début du mois suivant, la facturation du bulletin de paie supplémentaire sera effectué début décembre 2017 et début janvier 2018.
A la fin de l'exercice du 01/07/2017 au 30/06/2018 (généralement entre 2 et 3 mois après), nous constatons que le nombre de lignes d'écritures est de 1354. Nous allons donc procéder à la facturation des lignes supplémentaires (354). Nous allons généralement proposer au client une révision du tarif et du nombre de lignes pour lui éviter cette facturation de rappel chaque année : nous allons donc rédiger un avenant à la lettre de mission qui prévoira par exemple un forfait de 1400 lignes annuelles pour un tarif de 275€ HT par mois (avec toujours 1 bulletin de paie inclus). A partir de juillet 2018, le tarif est donc de 275 € HT. Cependant, comme on constate cela 2 à 3 mois après la date de clôture (donc dans mon exemple en aout ou septembre 2018), les factures au titre de juillet et aout 2018 ont déjà été émises à l'ancien tarif (204€ HT). On va donc changer le tarif pour le mois suivant celui au cours duquel l'avenant est signé et on va facturer un rappel pour les mois facturés à l'ancien tarif.

L'assemblée générale ordinaire (AGO) est une formalité juridique qui doit être établie dans les mois qui suivent la date de clôture des comptes (la date étant fixée librement par les associés de la société). A la date de tenue de cette AGO, nous facturons 400€ HT.

[bertiny]

Bonsoir
Un client effectué une ou plusieurs missions.

Pour les clients qui ont souscrit à l'option "pack chef d'entreprise", cette mention doit figurer les sur les factures mensuelles de comptabilité

Les tables que j'ai pu identifier après ta description sont

TblClient(IDClient,IDPack, IDEntreprise, Nom, Prenom,...)
TblMission(IDMission,Date,...)
TblEffectue(IDMission, IDClient)
TblPack(IDPack, Intitule,..)
TblEntreprise(IDEntreprise,NomEntreprise,....)

On pourra discuter au fur et à mesure.