Discussion :

[maringot]

Bonjour,

Dans mon entreprise nous travaillons sur une base Access avec laquelle nous gérons les commandes, les devis, les factures, etc...

Désormais nous répondons à des dossiers d'appels d'offres qui comprennent un DPGF (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire). Ce document, au format Excel, est fourni généralement par le bureau d'étude ou d'architecture.

Nous souhaiterions importer ce document dans Access afin d'établir le devis et nous permettre ensuite de facturer.

Ma première idée était de faire correspondre les colonnes et les lignes du fichier Excel à ma table devis d’Access, seulement voilà, suivant la provenance de ces fichiers, ils sont rédigés différemment : +ou- colonnes, +ou- lignes (désignation +ou- détaillée), numérotage des lignes ou pas, sous-totaux, etc…

Dans cette configuration, il est impossible d’importer ces fichiers dans l’état dans Access.

Ma seconde idée était de « normaliser » les DPGF Excel dans un autre fichier Excel qui servirait de « base d’importation » vers Access, mais là je ne sais pas comment faire car je ne connais pas assez Excel pour créer ce type de document et je ne sais pas si c’est la meilleure manière de faire.

Donc je me tourne vers vous pour obtenir vos conseils car peut-être avez-vous déjà rencontré ce problème, ou quelque chose de similaire, et vous auriez une autre approche pour trouver une solution.

Bien cordialement

[titi95]

Bonsoir

LE problème est effectivement la non harmonisation des fichiers Excel.
Est-ce qu'ils proviennent uniquement de ton entreprise ? D'autres entreprises ayant des relations régulières avec la tienne ?
Dans ce cas il pourrait être envisageable de diffuser un Modèle Excel.
Mais attention, il faut que les données à récupérer se présentent comme une Table Access : un colonne par champ, une ligne par enregistrement, pas de formules ou fioritures en plein milieu...

Quant à "normaliser" les fichiers, c'est faisable... en les bidouillant un à un. A toi de voir.

Titi95

[maringot]

Bonjour Titi95,

Les fichiers proviennent de divers bureaux d'études et chacun à sa façon de présenter ce document Excel. Effectivement il y a des formules de calcul et autres fioritures... et les reprendre un par un, c'est mission impossible car nous recevons trop de demandes.

Donc je vais abandonner l'idée. Merci pour ta réponse éclairée.

Cordialement

[titi95]

Bonjour

Effectivement, si tous les fichiers proviennent de l'extérieur et pas d'un nombre (très) restreint de BE, il serait difficile d'imposer un modèle.
Quant à la normalisation des Xls, à toi de voir s'il est possible de les manipuler sans y passer trop de temps : parties récupérables en copier-coller, renomination des noms de champs...

Par contre, il est facile d'importer des données d'une feuille Excel (une colonne par champ, une ligne par enregistrement) dans Access.

Bon courage !
Titi95

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[Paraffine]

Vu ta problématique, je penses que tu aurais en fait besoin de faire un peu des trois ;

- bidouillage à la main pour éventuellement transposer les tableaux, et nommer les colonnes qui t'intéressent avec un nom normalisé (detail, PU_HT, quantite, taux_Tva), ainsi que certaines cellules (total_HT, total_TTC).
- macro Excel pour copier ces infos dans un onglet (avec un nom standard), en valeur (pour faire abstraction des formules) ; formater et faire des contrôles (quantité = 1 si non renseignée, total_HT correspond bien à la somme des montants HT, application tva et contrôle montant tva...). Avec l'enregistrement de macro, les fonctions sont simples à récupérer (avec la bonne syntaxe), et en connaissant VBA c'est facile à adapter.
- enregistrer le fichier dans un dossier archive
- et de là export vers Access.
Ou alors, une fois que les fichiers sont préparés, import depuis Access (en notant dans une table le chemin du fichier, pour savoir d'où ça vient).

Cela peut valoir la peine avec des tableaux contenant beaucoup de données.

Cordialement,
Paraffine.

[mennick]

Bonjour,

Ce que tu veux faire est possible si tu fais une trame dans Excel où les gens vont resaisir ce qui viens de l'extérieur. Ou soit ils saisissent directement dans ton prog Access.
Sinon dirige toi plutôt vers un ERP, c'est plus pro.

Cdt