1. #1
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    Par défaut Modélisation pour des inscriptions à des formations

    Bonjour

    J'aurai besoin de vos lumières pour conceptualiser mon outil qui doit me permettre de positionner des individus dans un une formations en fonction de certains critères :


    Le Point de départ :

    Je reçois un fichier EXCEL qui fait la synthèse des inscriptions, je n'ai pas la main sur l outils d'inscription je reçois un simple fichier.

    - Ce fichier contient le nom, prénom des individus, leur structure d'appartenance, la référence de la formation choisi et l'intitulé de la formation choisi.
    - un individu peut avoir fait plusieurs choix de formations sans qu il soit possible de définir de priorité
    - l'individu participera seulement à une seule formation

    Je possède des fichiers des participants de l'année N-1 et N-2


    Ce qu'il faut faire à partir de ce fichier :

    Avec ce fichier pour point de départ, je dois répartir pour chaque formation ( exemple 25 places) les inscriptions, il faut donc vérifier pour chaque formation si le nombre d'inscrit est supérieur à 25 et si oui alors il faut en enlever des inscrits en fonction de certains critères classant :

    A chaque critère on vérifie si nous avons les 25 places ou si nous avons toujours plus que 25

    - a fait qu'un seul choix de formation est donc prioritaire sur celui qui en a fait plusieurs
    - a déjà participé à une formation en N-1
    - a déjà participé à une formation en N-2

    Une fois la participation validée d'un individus il est donc automatiquement retiré et ne peut pas prétendre à intégrer d'autres formations

    Afin de faciliter cette opération je pense qu'un outils ACCESS de gestion de formation peut me faciliter la tâche mais je ne vois pas trop comment partir à cause de ce fichier de départ qui me perturbe car il va contenir des informations qui seront présentes dans d'autres tables !!!


    Exemple Tables :

    - Inscription qui reprend le fichier de départ (nom,prenoms,formation ID,Nom.Formation)
    - Personne ( Nom, Prénom, structure, N-1, N-2)
    - Formations (ID,NOM,année)
    - Participer ( nom.profs,prenom.personne,ID.formations,Nom.formations et valeur oui ou non)

    Exemple requetes

    - Combien de personnes ont demandées cette formations
    - Combien de formations a demandées cette personne

  2. #2
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    Par défaut

    Bonjour.

    Interessant comme problème.

    Que représente N-1, N-2 dans ta table des personnes ?

    Sinon, personnellement je ferai :

    J'ajouterai un champ NumChoix à ta table Participer (et je changerai son nom pour Participation).
    J'ajouterai tout le monde à toutes les formations qu'il a demandé en indiquant le NumChoix.
    Comme tu n'as pas de priorité, le numéro de choix est simplement l'ordre dans laquelle la formation apparaît dans Inscription.

    Puis je sélectionnerai toutes les Participation avec NumChoix=1 qui ont un nombre de participants > Limite (ex : 25)
    Pour chacune de ces Participation je regarderai chacune des personnes.
    Si je trouve une Participation pour la même personne avec NumChoix>1,
    alors j'élimine cette personne
    Si je suis maintenant <= Limite, j'arrête le parcourt des personnes.

    Puis je sélectionnerai de nouveau toutes les particpation avec NumChoix=1 qui ont un nombre de participants > Limite (ex : 25)

    Pour chacune de ces Participation je regarderai chacune des personnes.
    Si je trouve une Participation pour la même personne avec année=année courante-1 ou année=année courante-2
    alors j'élimine cette personne
    Si je suis maintenant <= Limite, j'arrête le parcourt des personnes.

    Tu répètes l'oppération (personne inscrite à d'autres formations, personnes qui a déjà eu la formation) pour chacun des NumChoix

    En final pour chacun des NumChoix, tu fais une nouvelle ronde pour t'assurer qu'une personne qui est dans Participation avec un NumChoix X n'a pas de participation dans un NumChoix > X. Cela fait en sorte qu'une personne n'a qu'une et une seule formation.

    Tu devrais avoir la répartition idéale.

    Il est possible que tu aies encore des formations exécdentaires mais cela devrait être minime.
    Attention les personnes en début de liste se verront plus refuser leurs premiers choix que celle en fin de liste mais je ne vois pas d'alternative sauf à attribuer un numéro aléatoire et ce servir de ce numéro pour le parcourt des personnes.

    Si tu as besoin d'aide pour le code, n'hésite pas.

    A+
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  3. #3
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    Alors déjà désolé je suis un noob donc j essaie de comprendre ta réponse.

    N-1 et N-2 indiqueraient pour moi une participation à une formation déjà réalisé l'année précédente ou il y a deux ans ( 2018 -1 ou 2018 -2) un système binaire OUI ou NON.

    ce que je n'arrive pas à comprendre c'est comment mon fichier de départ va alimenter automatiquement les tables Personne, Formation ect... ?

    Numchoix est le numéro de la formation choisi ? c'est le nombre de formation auquel à souscris la personne ? J'ai du mal à comprendre cette variable

  4. #4
    Modérateur

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    Citation Envoyé par giulian12 Voir le message
    Alors déjà désolé je suis un noob donc j essaie de comprendre ta réponse.
    Pas de problème, il n'est pas évident de déterminer le niveau de détails dont quelqu'un a besoin à priori.

    N-1 et N-2 indiqueraient pour moi une participation à une formation déjà réalisé l'année précédente ou il y a deux ans ( 2018 -1 ou 2018 -2) un système binaire OUI ou NON.
    C'est une bonne solution Excel mais une mauvaise solution Access.
    En Access on aime les listes, les listes de listes, les listes de listes de listes ... bref les données "en colonne" et pas en tableau.

    Donc on va stocker l'information plutôt comme ceci :

    tblParticipation
    ClefParticipation
    ClefPersonne
    ClefFormation
    Annee
    EstPresent

    Avec une ligne par année et par formation où la personne a participé.

    tblPersonne
    ClefPersonne
    Nom
    Prenom
    Autres infos spécifiques à la personne

    avec une ligne par personne.

    tblFormation
    ClefFormation
    Titre
    Autres infos spécfiques à la formation

    avec une ligne par formation.

    ce que je n'arrive pas à comprendre c'est comment mon fichier de départ va alimenter automatiquement les tables Personne, Formation ect... ?
    Il ne va pas, du moins pas directement.

    La réponse que je t'ai donnée supposait que les informations sur les personnes, et les formations étaient déjà dans la BD.
    Si ce n'est pas le cas, il va falloir les entrer. Donc si tu en as peu, tu peux le faire à la main. C'est la solution la plus simple.
    Sinon, tu peux les récupérer des fichiers Excel.
    Les étapes sont les suivantes :
    1. établir une liste des personnes et l'entrer dans la base.
    2. établir une liste des personnes et l'entrer dans la base.
    3. entrer l'historique des formations de chacune des personnes.
    4. assigner les participations à l'année courante.
      C'est cette étape que j'ai décrite (sommairement et indication sur comment le faire en détail).


    Numchoix est le numéro de la formation choisi ? c'est le nombre de formation auquel à souscris la personne ? J'ai du mal à comprendre cette variable
    NumChoix est simplement un numéro sécquentiel attribué aux formations choisies par la personnes.
    Admettons que X a choisi FormationB, FormationA, FomationZ, cela te donne

    NumChoix Formation
    1 FormationB
    2 FormationA
    3 FormationZ

    Admettons que Y a choisi FormationA, FormationW cela te donne

    NumChoix Formation
    1 FormationA
    2 FormationW

    Donc où en es-tu dans les étapes ?

    A+
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  5. #5
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    J'ai avancé de mon coté j'en suis a remplir mes tables qui sont effectivement vide, je part de 0

    j'ai donc un fichier EXCEL avec des personnes qui on suivi une formation en 2016-2017 j'ai créer la table personne à partir de ce fichier.

    J'ai mon autre fichier, celui de départ avec les inscriptions qui va contenir d'autres personnes sur ce fichier je suis en train de regarder la fonction APPEND pour ajouter les nouvelles personnes si elle ne sont pas déjà présente dans la table personne afin d'éviter les doublons. puis également ajouter dans la table formations les informations nécessaires.

    une fois que j'aurai fait cela je regarderai al table participation

  6. #6
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    Par défaut

    Bonjour.

    Une façon facile d'ajouter des données dans une table Access est de
    1. Créer une feuille Excel qui exactement le même nombre de colonnes.
    2. Tu remplis ta feuille excel avec les données voulues.
    3. Tu sélectionnes toutes les colonnes et les lignes de données (sauf les entêtes).
    4. Tu fais "copier".
    5. Tu vas dans Access.
    6. Tu sélectionnes la dernière ligne de la table (celle avec l'étoile (*)) et tu fais coller.


    Et tu peux faire l'élimination des doublons après le chargement en allant supprimer les enregistrements (lignes) qui se répètent.
    C'est dés fois plus facile qu'une épuration avant le chargement.

    A+
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  7. #7
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    Yess merci je me complique effectivement la vie

    Edit : HAAAAAAAAA je deviens chèvre, j'ai deux colonnes à copier il n en prend qu'une seule losque je copie dans access ...

  8. #8
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    C'est bon j'avance

    je suis sur la table participation et dans la création des relations

    - Une personne peut avoir plusieurs participation, une participation concerne seulement une personne là je pense que j'ai bien compris
    - Une participation concerne une seule formation à la fois et donc une formation peut accueillir plusieurs participations ? là je me retourne le crane je pense que c est bon mais pas sur

    EDIT : j'ai compris mes 3 tables de base Personne,formation,participation sont créer rempli avec leurs relations cela prend forme

    maintenant j'attaque la table inscription avec les conseils que tu m'as donné précédemment il seront je pense plus parlant à présent que la structure de base est faites

  9. #9
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    Par défaut

    Bonjour.

    maintenant j'attaque la table inscription avec les conseils que tu m'as donnés précédemment ils seront je pense plus parlant à présent que la structure de base est faite
    Probablement mais n'hésite pas à demander des explications ou des éclaircissements.

    A+
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  10. #10
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    J'ai tout relu et j'ai des questions

    1 - ai je besoin d'une table inscriptions ? j'ai converti mon fichier de départ comme cela au tout début mais du coup cela n est pas nécessaire ?

    2 - tu m as dit de faire :

    tblParticipation
    ClefParticipation
    ClefPersonne
    ClefFormation
    Annee
    EstPresent
    Avec une ligne par année et par formation où la personne a participé.


    J'ai un doute sur la phrase en gras, actuellement dans une ligne de la table participation j'ai un numéro unique pour la participation,un individu,une formation,l'année de cette formation et un coche pour dire à participer oui ou non

    est ce bon ?


    3 - Je dois rajouter à cette table participation le champs Numchoix et donc inscrire tous les individus à toutes les formations qu'ils ont choisis, mais sans cocher la case participer pour le moment ?

    4 - Mon fichier de départ ou ma table inscription peut il me permettre de faire cet ajout en masse plutôt que de passer un par un ?


    Merci

  11. #11
    Modérateur

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    Par défaut

    Bonjour.

    J'ai un doute sur la phrase en gras, actuellement dans une ligne de la table participation j'ai un numéro unique pour la participation,un individu,une formation,l'année de cette formation et un coche pour dire à participer oui ou non

    est ce bon ?
    Oui, tu te retrouves bien avec pour chaque personne et chaque année avec la formation à laquelle elle a participée.

    un coche pour dire à participer oui ou non
    Cette coche permet de distiguer une vraie participation d'une simple idée de participer qui ne s'est pas concrétisée.
    Le nom Participation est un peu abusif mais pas trop :-).

    3 - Je dois rajouter à cette table participation le champs Numchoix et donc inscrire tous les individus à toutes les formations qu'ils ont choisis, mais sans cocher la case participer pour le moment ?
    Oui ce sera le reflet des inscriptions pour l'année courante.

    4 - Mon fichier de départ ou ma table inscription peut il me permettre de faire cet ajout en masse plutôt que de passer un par un ?
    Oui, idéalement il faudrait que ton fichier d'inscrition soit du genre :

    Identifiant de la personne | Identifiant de la formation.

    L'identifiant n'est pas forcément le numéro, cela peut-être le nom. L'important c'est qu'il soit unique.
    En utilisant une requête on pourra faire une substitution de l'un vers l'autre.
    Ou alors on fait le travail du côté de Excel avant l'import.

    A+
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  12. #12
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    1 -Le champs NumChoix peut il se remplir automatiquement ou je dois passer sur chaque entrée ?

    2 -je souhaite ajouter les enregistrement à ma table PARTICIPATION mais cette dernière possède des ID pour les personnes alors que moi dans mon fichier EXCEL j'ai des noms et la relation ID=NOM se fait seulement sans la table PERSONNE je dois créer un formulaire pour faire cet ajout ?

    EDIT : J'avance pour les ajout de masse, maintenant le problème est que lors de cet ajout dans ma table participation, vu que j'ajoute des individus il me créer des doublons dans la table PERSONNE en générant un PERSONNE ID différent, comment faire pour empêcher cela ?

  13. #13
    Modérateur

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    Par défaut

    Bonjour.

    Citation Envoyé par giulian12 Voir le message
    1 -Le champs NumChoix peut il se remplir automatiquement ou je dois passer sur chaque entrée ?
    Non, on peut le faire calculer par Access après l'import ou par Excel avant l'import selon où tu te sens le plus à l'aise.

    2 -je souhaite ajouter les enregistrement à ma table PARTICIPATION mais cette dernière possède des ID pour les personnes alors que moi dans mon fichier EXCEL j'ai des noms et la relation ID=NOM se fait seulement sans la table PERSONNE je dois créer un formulaire pour faire cet ajout ?

    EDIT : J'avance pour les ajout de masse, maintenant le problème est que lors de cet ajout dans ma table participation, vu que j'ajoute des individus il me créer des doublons dans la table PERSONNE en générant un PERSONNE ID différent, comment faire pour empêcher cela ?
    C'est un peu normal. Une fois ta table des personnes créée, il faut "attribuer" le numéro à la personne avant l'ajout des participations.
    Pour cela il faut "coupler" la table des personnes avec celle des "Inscriptions".
    L'ajout des participations est l'utime étape.

    Actuellement si je te suis bien tu as :
    1. créé et rempli la table des personnes.
    2. créé et rempli la table des formations.


    Pour faciliter la tache peux-tu poster la structure (actuelle) de la table des inscriptions (liste des noms des champs) ?

    Comment se passe ton processus d'inscription ?
    1. Tu envoies un fichier execl
    2. Les gens indiques leur noms et la ou les formations qui les intéresse
    3. Tu récupères le fichier Excel
    4. Tu intégres l'info


    Ce processus se répetera-t'il l'an prochain ou c'est juste une fois pour mettre en place ton appli ?

    A+
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  14. #14
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    Ok tu me confirme donc l existence de l 4eme table qui s'appelle INCRIPTIONS c'est une table que je voulais mettre dès le début mais dans nos discussion elle n'était pas évoquée je pensais donc ajouter le conenu dans PARTICIPATION en faisant copier coller depuis excel et c'est là ou je bloque actuellement


    Non, on peut le faire calculer par Access après l'import ou par Excel avant l'import selon où tu te sens le plus à l'aise.
    J'ai réussi dans Excel avec une fonction SI

    Actuellement si je te suis bien tu as :
    créé et rempli la table des personnes.
    créé et rempli la table des formations.
    Oui c'est cela

    Comment se passe ton processus d'inscription ?
    Je ne le gère pas, je récupère depuis un autre organisme un fichier Excel qui est mon point de départ avec une liste qui contient des individus, leur structure d'appartenance, des formations avec référence + Nom.

    Le processus est fait une fois par an, une collègue fait ce boulot en manipulant plein de fichiers excel afin de déterminer qui va dans quelle formation cela lui prend un temps monstre je lui ai donc proposé d'analyser si y avais possibilité de gérer cela en BDD pour lui facilité le processus de sélection et cette année elle aura que 3 jours en juillet car le fichier tombe à une date et notre sélection doit être soumise quasiment dans la foulée.

    Je vais donc voir du coté de cette fameuse table INSCRIPTION que j'ai négligé

    Merci de tes précieux conseils

  15. #15
    Modérateur

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    On pourrait se passer de la table Inscription en utilisant le fichier Excel directement mais je trouve plus facile de travailler à partir d'une table Access.

    Donc les étapes sont :
    1. Chargement des données de Excel dans la table des inscriptions.
    2. Récupération des identifiants des personnes et des formations.
      On va utiliser des requêtes.
    3. Ajout des inscriptions dans la tables des participations.
      Par code VBA.
    4. Épuration de la table des participations pour obtenir "l'idéal".
      Par code VBA.
    5. Correction manuelle de la solution calculée si elle est imparfaite ou modification de l'épuration selon ce qui est le plus efficace.


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  16. #16
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    Récupération des identifiants des personnes et des formations.
    On va utiliser des requêtes.

    Si dans le fichier excel y a déjà les ID formations et le NumChoix cela ne pose pas de problème ?

  17. #17
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    Si dans le fichier excel y a déjà les ID formations et le NumChoix cela ne pose pas de problème ?
    Nope, cela fera moins de travail du côté de Access.
    L'important est d'avoir l'info, pas de là où elle vient.

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  18. #18
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    Pour les personnes, comme on va, à priori, travailler avec les noms et prénoms j'espère que tu n'as pas d'homonyme, ç-à-d deux personnes qui ont le même nom et le même prénom.

    A+
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  19. #19
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    2 Ajout des inscriptions dans la tables des participations.
    Par code VBA.
    3 Épuration de la table des participations pour obtenir "l'idéal".
    Par code VBA.
    4 Correction manuelle de la solution calculée si elle est imparfaite ou modification de l'épuration selon ce qui est le plus efficace.
    Ma table inscription est Ok j attaque la partie que je maitrise moins que tu avais décrite dans tes premiers message je vais aller me documenter j imagine qu'il faut faire un module VBA ?


    Pour les personnes, comme on va, à priori, travailler avec les noms et prénoms j'espère que tu n'as pas d'homonyme, ç-à-d deux personnes qui ont le même nom et le même prénom.
    Pour le moment NON car je n'ai pas deux champs Nom et prénom, mais j'ai un seul champ Nom qui contient le Nom et prénom qui au préalable ont été concaténer et nom propre dans EXCEL, de plus dans ma table j'ai interdit le doublons pour m'alerter au cas où cela arriverai

  20. #20
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    OK avant le VBA, il faut peut-être faire une requête pour enrichir tes données d'inscriptions.

    Comment sont structurées
    Ta Table des personnes ?
    Ta Table des inscriptions ?

    Pour le VBA oui tu vas avoir besoin au minimum d'un module et d'une procédure (sub).
    Pesonnellement et à priori, je ferai une procédure par étape, et une procédure pour enchaîner les étapes.
    Cela facilitera l'écriture et la mise au point.

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