Discussion :

[walky00]

Bonjour à tous,

Le titre du sujet est généraliste mais ma demande est bien précise et je n'arrive pas à trouver une réponse satisfaisante en cherchant sur le forum. Je vais essayer d'être le plus concis et clair possible.

Au sein de notre service, on rencontre le besoin suivant: Mettre à disposition à l'ensemble de la boîte un outil permettant:
- aux personnes concernées d'accéder à des documents personnels et protégés par mdp (Du genre clique-bouton permettant de récupérer le lien vers le document)
- d'avoir de notre côté un retour, une information ou autre, nous permettant de savoir si la personne a pris connaissance du dit document. Le fait d'avoir cette information nous est utile pour générer un autre événement.

J'ai l'habitude d'utiliser excel et vb. Et nous n'avons pas tellement de budget pour recruter quelqu'un, prendre un presta pour réaliser cet outil... (Il m'a déjà fallu 4 mois pour avoir un téléphone donc notre service est loin d'être prioritaire au sein du groupe). Du coup, c'est avec les moyens du bord.

Pour le moment ce que j'ai imaginé:
1) Un outil excel sur le réseau mais dans le répertoire de notre service (appelons le rep_source) qui nous permettrait de générer le document word avec un mdp aléatoire et utilisant le système de chiffrement présent avec les applications d'office, puis placer ce document dans un autre répertoire (appelons le rep_dest) sur le réseau accessible à tous. Un mail serait également envoyé à la personne concernée avec le mdp du doc et le lien vers un second outil qui servira de lien entre la personne et le document
2) Le second outil serait également dans le rep_dest. Du coup, à partir de ce mail, la personne se rend sur l'outil, clique sur un bouton pour afficher le doc une fois le mdp saisi. Et de notre côté, nous avons besoin de savoir si la personne a été sur le dit doc. Et de récupérer cette info automatiquement. Le ou les documents seraient également supprimés régulièrement.

Ce que je ne peux changer:
- Le répertoire de notre service contenant l'outil ne peut être accessible aux autres personnes
- Pour le "rep_dest", je vais être contraint de ne donner qu'un accès en lecture excepté pour les membres de mon service pour éviter qu'on me supprime/modifie l'outil et les docs qui vont avec.
- le caractère confidentiel de ces documents (sachant que ce n'est pas non plus des données ultra sensibles. Mais cela reste des données personnelles)

Plus j'y réfléchis, et plus je trouve que le traitement sera lourd en utilisant excel.

Si on n'avait pas besoin d'un retour, le problème était réglé. On envoie un mail à la personne en auto et terminé. Pas besoin d'outil.

La seule solution que je trouve, c'est d'avoir un autre répertoire présent sur le réseau, accessible en écriture à tous, avec un fichier qui stockerait l'information sur la prise de connaissance du document ou non une fois ouvert par la personne concernée.
De notre côté, il nous suffirait juste de récupérer l'info automatiquement pour générer un autre process. J'ai l'impression de partir vers une usine à gaz.

Ma question étant de savoir s'il y a d'autres pistes à envisager via excel? ou il n'y a pas d'autres moyens?

S'il existe des langages "simples" (à la vb si je peux dire...) permettant de répondre à ma demande, et sans coût si ce n'est le temps que j'y passe (et donc mon salaire), je suis également ouvert.

Merci pour votre expertise

[taquatzieu]

- le caractère confidentiel de ces documents (sachant que ce n'est pas non plus des données ultra sensibles. Mais cela reste des données personnelles)

Bonjour,
Attention à la gestion des données personnelles. voir http://www.rgpd-2018.eu/

Cordialement,

[mjpmjp]

bonjour,
quand tu envois en mail , (par quel logiciel ?) tu as un indice qui atteste la lecture de ce mail ?

@+JP

[walky00]

Bonjour à vous deux et merci pour vos réponses

Merci pour le lien. Effectivement, j'allais droit dans le mur... Il faut que je revoie toute ma copie.

On utilise Outlook mais l'accusé de lecture peut être désactivé, du coup je vois pas :o

Une autre solution serait que les documents ne soient envoyés uniquement par mail, et que ces derniers disposent d'un bouton demandant à la personne d'en confirmer sa lecture. Et enregistrer cette info dans un fichier lambda sur le réseau, dispo pour tous mais ne contenant aucune info sensible du coup afin que l'on puisse récupérer l'info.

Ou générer l'envoi d'un mail sur notre boîte à l'ouverture du document, et je vois pour récupérer en auto ce mail. Tout en précisant l'envoi d'un mail sur notre boîte à la personne concernée pour éviter de réaliser une action à son insu.

[traersa]

Est ce que tu ne peux pas fonctionner avec un fichier excel qui t'afficherait ou pas (en fonction du username par exemple, je sais qu'il peut aussi y avoir le nom de la machine peut etre plus sure) des boutons vba qui te serviraient de lien vers les docs word. Du coup tu peux faire facilement un suivi de qui à cliqué sur quel bouton. Et tu peux protéger directement l'accès avec excel pour ne pas avoir à faire saisir de mot de passe aux personnes autorisées par contre ça te demande de créer une table gestion des utilisateurs.
En espérant que ça t'aide un peu

Traersa

[walky00]

Bonjour Traersa,

L'idée est bonne pour le suivi et la non nécessité d'un mdp mais cela suppose que les personnes aient accès en écriture au dossier hébergeant ce fichier afin que ce suivi puisse être enregistré. Ou dans un autre fichier mais qui devra quand même être accessible à tous.

Du coup, je ne suis pas à l'abri que quelqu'un le supprime.

Et comme Taquatzieu me l'a fait remarqué, je ne peux pas laisser des documents à la dispo de tous, même s'ils sont protégés par un mdp. Au prochain audit, je vais me faire taper sur les doigts.
Donc soit un envoi par mail, soit je trouve un autre système dans nos moyens.

Je garde l'idée pour d'autres outils à l'avenir par contre. J'avais oublié cette possibilité.

[mjpmjp]

bonjour,
un mix des 2 derniers post !!!

tu envois un mail avec un lien vers ton serveur , vers ton doc en lecture seulement
si le mot de passe ne fonctionne pas en lecture seule ,
alors le mot de passe c'est le nom du doc lui même !!!...tu fais une copie du doc que tu renomme "Xs25@z4.doc" dans le mail tu cible ce doc
quand le doc s'ouvre , c'est obligatoirement celui qui à reçu le nom du doc
le reste c'est de la gestion de data lancée à l'ouverture..

@+JP