Discussion :

[possible924]

Bonjour à tous,
J'ai une table contenant une liste de factures
avec un champ "CléP_Facture", un champ "Email", un champ "Destinataire" et un champ "Commentaire"
Je souhaite imprimer en PDF chaque facture et l'envoyer par messagerie électronique.
Pouvez vous m'apporter votre aide pour résoudre ce problème,
surtout sur la boucle pour envoyer chaque facture tour à tour ?
Merci par avance pour votre aide
Pierre

[PipoWIL]

Bonjour,

Si tu crées tes factures en pdf, pourquoi ne pas enregistrer le nom de fichier dans une table lors de chaque création. Pour te faciliter la vie, mets aussi une colonne avec l'adresse email dans cette table.
Il te sera alors facile dans une autre Sub ou fonction de lire la table du début à la fin et d'envoyer chaque facture à l'adresse email et de déplacer la facture vers un Folder "archive" ou "emailed" pour éviter de l'envoyer deux fois.

Une boucle se crée avec l'instruction Do...Loop
Dans l'exemple que je te donne, j'ouvre un recordset puis je fais un Do où je dis "faire jusqu'à la fin du recordset".

en pratique :
J'ai créé une petite table :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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Function liste_des_Factures()
'dimensionner la base de données et le recordset en DAO.
'DAO est le moteur de base de MS Access et VBA, c'est sans doute la définition la plus simple.
Dim db As DAO.Database
Dim rstFact As DAO.Recordset
Dim strEmailAddress As String
Dim strFactName As String
Dim strPathAttachement As String
Dim strStep As String
 
'ne pas oublier l'instruction SET pour établir la connection avec ta table.  Il faut un SET pour la base de données et puis
'un SET pour chaque recordset (table)
Set db = CurrentDb
Set rstFact = db.OpenRecordset("TBL_LISTE_FACTURES")
 
'Je parcours ma table du début à la fin:
Do Until rstFact.EOF
    'pour chaque enregistrement, je recupère le nom complet (avec chemin d'accès) du fichier et l'adresse email où la facture doit être envoyée
    strFactName = "C:\Compta\Factures\a_Envoyer\" & rstFact!FileName
    strPathAttachement = "C:\Compta\Factures\a_Envoyer\" & strFactName
    strEmailAddress = rstFact!email
    'J appelle une autre fonction VBA qui va m'envoyer l'email
    'Cette autre fonction VBA va me retourner une chaine de caractères (string) avec le résultat de l'envoi
    strStep = EnvoiEmail(strPathAttachement, strEmailAddress)
    If strStep = "OK" Then
        'L'email a été envoyé, je déplace le fichier vers un Folder d'archive pour eviter de l'envoyer 2 fois
        Name strPathAttachement As "C:\Compta\Factures\deja_Envoye\" & strFactName
    Else
        'Oula-la !  J'ai une erreur...
        MsgBox strStep, vbCritical, "erreur d'envoi d'email"
    End If
    'quand on parcourt un recordset, il faut toujours indiquer à VBA qu'il faut aller à la ligne suivante :
    rstFact.MoveNext
Loop
'et voila, ma boucle est bouclée.
 
'libérer les pointeurs :
Set rstFact = Nothing
Set db = Nothing
 
End Function
Public Function EnvoiEmail(strPathAttachement, strEmailAddress) As String
 
EnvoiEmail = "debut"
 
'je prepare l'email
'Si qqch coince
EnvoiEmail = "STOP, il y a une erreur quelque part ...."
 
 
'tout se passe bien
EnvoiEmail = "OK"
 
End Function

[possible924]

Merci pour ta réponse détaillée.
Je n'ai pas encore repris le travail sur ce sujet, mais ta réponse doit pouvoir me permettre de régler le problème
Bon week-end
Pierre

[possible924]

Je reprend le travail sur ce sujet
J'ai eu une interruption d'activité pour cause de déménagement de la région parisienne vers le département du Var.

Sur le problème de l'envoi des factures par messagerie électronique,
je bute sur un premier problème qui est de générer autant de fichier pdf qu'il y a de factures.

Dans la situation actuelle, les factures sont éditées en fin de mois et toutes ensemble
Elles sont imprimées à partir d'un état Access qui comporte toutes les factures du mois
et c'est à la mise sous enveloppe qu'elles sont adressées au destinataire,
mais pour préparer l'envoi par messagerie, il faut que je génère un fichier pdf par facture

Je dispose d'une requête qui comporte un identifiant unique de la facture à imprimer,
mais je n'ai aucune idée comment faire en VBA.

Les imprimantes pdf dont je dispose sont "Microsoft Print to PDF" et "PDFcreator"

Merci de m'indiquer comment générer les fichiers pdf en VBA
Pierre

[marot_r]

Bonjour.

À mon avis, il faut faire un peu de VBA et générer un fichier par facture.
Le problème c'est que la génération de PDF ne t'offre pas la possibilité de filtrer la facture qui t'interesse.
Personnellement je ferai (et je ne suis pas certain que cela marche mais cela me paraît prometteur).

• un formulaire [frmFactureAImprime] avec un champ texte basé sur ta liste de facture à imprimer.
  un truc du genre :
  
  

  Code sql :

  Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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  select tblFacture.* from tblFacture 
      where
          tblFacture.[EstImprime]=false

  
  Je vais supposer qu'il y a un champ texte [NumFacture] et une case à cocher EstImprime.
  Un bouton avec le code suivant dans la procédure événementielle associée à l'événement sur click.
  
  

  Code :

  Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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  dim r as dao.recordset:set r=me.recordset
  r.movefirst
   
  '=== Parcourt toutes les factures affichées.
  do while not r.eof
     call docmd.OutputTo(acOutputReport, "rptUneFactureAImprimer", acformatPDF, "x:\TonChamin\" & r![NumFacture] & ".pdf") 'crée le pdf
     r.edit
     r![EstImprime]=true 'indique que le pdf a été créé
     r.update
     r.movenext : doevents
  loop
  '=== Parcourt toutes les factures affichées.
   
  set r=nothing

• une requête qui va te donner une seule facture :
  Quelque chose comme :
  
  reqUneFactureAImprime
  

  Code sql :

  Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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  select tblFacture.* from tblFacture 
      where
          tblFacture.[EstImprime]=false
          tblFacture.[NumFacture]=[forms]![FrmFactureAImprime]![NumFacture]

• Un état [rptUneFactureAImprimer] qui se base sur [reqUneFactureAImprime] et qui fait une facture.
  À priori c'est celui dont tu te sers actuellement, avec simplement une autre source.

Tu ouvres le formulaire.
Tu appuis sur le bouton.
Access crée les X factures dans le répertoire.

Éventuellement tu ajoutes la création des courriels à la boucle.
Ici la FAQ à ce propos, le chemin et nom du fichier sont le 4ième paramètres de la fonction.
HautPageComment envoyer un mail avec Outlook ?
https://access.developpez.com/faq/?page=Outlook#outlook

Passer par un formulaire avant de lancer te permet de valider la liste des factures et éventuellement d'en "cocher" certaines à la main pour qu'elle ne s'imprime pas.

Note que savoir si la facture a bien été envoyée est sans doute possible mais que je ne sais pas le faire.

A+

[possible924]

Bonjour à tous
merci pour vos réponses qui m'ont permis de bien progresser.
J'ai un gros souci sur la ligne "DoCmd.OutputTo acOutputReport, "E_Facture", "PDFFormat(*.pdf)", Strfile, False, "", , acExportQualityScreen"

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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DoCmd.SetWarnings False
Dim NbFactNoPrintPDF As Integer
Dim FirstFactNuméro As Variant
Dim Strfile As String
 
Do
 
    NbFactNoPrintPDF = DCount("FeM_Facture_Imprimé_PDF", "T_Factures_envoi_Messagerie", "FeM_Facture_Imprimé_PDF = 0")
    Me.Test = NbFactNoPrintPDF
    FirstFactNuméro = DMin("FeM_Facture_Numéro", "T_Factures_envoi_Messagerie", "FeM_Facture_Imprimé_PDF = 0")
    Strfile = "W:\Bases\Iris\FacturesEnvoiMessagerie\" & DLookup("FeM_PDF_Nom", "T_Factures_Envoi_Messagerie", "FeM_Facture_Numéro =" & FirstFactNuméro)
    Dim qdf As DAO.QueryDef
        Set qdf = CurrentDb.QueryDefs!R_Factures_Etat
        qdf.SQL = "SELECT R_Factures.*, R_Facture_Contenu.* FROM R_Factures LEFT JOIN R_Facture_Contenu ON R_Factures.CléP_Facture = R_Facture_Contenu.FC_Clé_Facture " & _
                    "WHERE R_Factures.Fact_Numéro = " & FirstFactNuméro
        Set qdf = Nothing
    DoCmd.OutputTo acOutputReport, "E_Facture", "PDFFormat(*.pdf)", Strfile, False, "", , acExportQualityScreen
    DoCmd.RunSQL "UPDATE T_Factures_Envoi_Messagerie SET T_Factures_Envoi_Messagerie.FeM_Facture_Imprimé_PDF = -1 " & _
                    "WHERE T_Factures_Envoi_Messagerie.FeM_Facture_Numéro = " & FirstFactNuméro
 
Loop Until NbFactNoPrintPDF = 1
DoCmd.SetWarnings True

Tout se passerait bien, sauf qu'à la 28ème facture imprimée en pdf, je reçois un message d'erreur :
"Erreur d'exécution '2501'
L'action OutputTo a été annulée"

Pourquoi ? je n'en ai aucune idée !
Merci par avance pour votre aide
Pierre

[titi95]

Bonjour

28ème sur combien ?
Vérifie l’évolution des valeurs des variables et champs dans la boucle.

[marot_r]

Bonjour.

Tout se passerait bien, sauf qu'à la 28ème facture imprimée en pdf, je reçois un message d'erreur :
"Erreur d'exécution '2501'
L'action OutputTo a été annulée"

Vérifie qu'il y a bien des données pour cette facture.
Cette erreur se produit sur les rapports quand Access ne trouve pas l'information demandée donc la cause est peut-être la même.

Vérifie aussi que le fichier de sortie ne porte pas le nom d'un fichier existant.

A+

[possible924]

Le système s'arrête à la 28ème facture sur 86, mais ce nombre de 86 est variable d'un mois sur l'autre.
Toutes les factures ont un contenu
Si un fichier porte le même nom dans le répertoire de destination, il est écrasé.
J'ai fait de nombreux essais et j'ai effacé tous les fichiers contenu dans le répertoire de destination

J'ai modifié le code de cette façon mais le résultat est toujours le même :

Code :

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Private Sub EnvoyerAvec_Click()
'On utilise le Numéro de facture et non pas CléP_Facture
On Error GoTo Fin
If Me.NbFactSélectionnées >= 1 Then
    DoCmd.SetWarnings False
        'Purge de la table des factures à envoyer par messagerie
        DoCmd.RunSQL "Delete T_Factures_Envoi_Messagerie.CléP_Facture_Envoi_Messagerie FROM T_Factures_Envoi_Messagerie"
        'Peuplement de la table des factures à envoyer par messagerie
        DoCmd.OpenQuery "R_Factures_Envoi_Messagerie_PeuplementTable"
 
    DoCmd.SetWarnings False
 
Dim NbFactNoPrintPDF As Integer
Dim FirstFactNuméro As Variant
Dim Strfile As String
 
Dim qdf As DAO.QueryDef
    Set qdf = CurrentDb.QueryDefs!R_Factures_Etat
 
Do
    NbFactNoPrintPDF = DCount("FeM_Facture_Imprimé_PDF", "T_Factures_envoi_Messagerie", "FeM_Facture_Imprimé_PDF = 0")
    Me.Test = NbFactNoPrintPDF
    FirstFactNuméro = DMin("FeM_Facture_Numéro", "T_Factures_envoi_Messagerie", "FeM_Facture_Imprimé_PDF = 0")
    Strfile = "W:\Bases\Iris\FacturesEnvoiMessagerie\" & DLookup("FeM_PDF_Nom", "T_Factures_Envoi_Messagerie", "FeM_Facture_Numéro =" & FirstFactNuméro)
        qdf.SQL = "SELECT R_Factures.*, R_Facture_Contenu.* FROM R_Factures LEFT JOIN R_Facture_Contenu ON R_Factures.CléP_Facture = R_Facture_Contenu.FC_Clé_Facture " & _
                    "WHERE R_Factures.Fact_Numéro = " & FirstFactNuméro
    DoCmd.OutputTo acOutputReport, "E_Facture", "PDFFormat(*.pdf)", Strfile, False, "", , acExportQualityScreen
    DoCmd.RunSQL "UPDATE T_Factures_Envoi_Messagerie SET T_Factures_Envoi_Messagerie.FeM_Facture_Imprimé_PDF = -1 " & _
                    "WHERE T_Factures_Envoi_Messagerie.FeM_Facture_Numéro = " & FirstFactNuméro
Loop Until NbFactNoPrintPDF = 1
 
Else
    If MsgBox("Il n'y a aucune facture sélectionnée !" & (Chr(10) & Chr(10)) & _
    "Vous devez sélectionner des factures" & Chr(10) & _
    "pour pouvoir les voir, les imprimer" & Chr(10) & _
    "ou bien les envoyer par messagerie." & Chr(10) & _
    "" & (Chr(10)), vbApplicationModal, CurrentDb.Properties("AppTitle")) = vbOK Then Exit Sub
End If
Fin:
    DoCmd.SetWarnings True
 
        qdf.SQL = "SELECT R_Factures.*, R_Facture_Contenu.* FROM R_Factures LEFT JOIN R_Facture_Contenu ON R_Factures.CléP_Facture = R_Facture_Contenu.FC_Clé_Facture"
        Set qdf = Nothing
End Sub

[possible924]

Il me semble avoir le problème
Dans le nom du fichier, la raison sociale du client est repris,
mais pour certains clients le nom comportait un "/" et l'enregistrement du pdf était rejeté
car le "/" indiquait un répertoire qui n'existait évidement pas !
ça fonctionne après avoir placé un replace([RS_Client];"/";"-")

Bonnes Pâques à toutes et tous
Pierre