Le temps perdu pendant les téléconférences coûterait aux entreprises 34 milliards de dollars par an
Le temps perdu pendant les téléconférences coûterait aux entreprises 34 milliards de dollars par an,
souligne un rapport de Loopup
En entreprise, lorsque vous devez vous entretenir de vive voix avec des personnes qui ne se trouvent pas au sein de votre établissement, plusieurs options sont offertes. Soit vous demandez un rendez-vous avec ces personnes afin de les rencontrer physiquement, soit vous faites l’inverse en demandant à ces personnes de faire le déplacement.
Mais pour gagner du temps et de l’argent, beaucoup de professionnels optent pour des conférences téléphoniques. Selon Wainhouse Research, l’entreprise d’étude de marché travaillant dans le domaine de la communication et de la collaboration, les gens ont passé 163 milliards de minutes lors des conférences téléphoniques aux États-Unis et au Royaume-Uni en 2016. Cela fait quand même beaucoup quand on sait que les conférences téléphoniques ne sont pas les seuls moyens d’échanger en direct avec d’autres personnes.
En raison de l’importance de cette pratique, Loopup qui est une entreprise éditrice de solutions de réunions à distance, a mandaté Sapio Research pour mener une étude afin de mieux comprendre les pratiques des utilisateurs lors de conférences téléphoniques et les difficultés qu’ils rencontrent régulièrement lors de l’organisation de réunions à distance. Pour y parvenir, l’entreprise a effectué un sondage sur 1000 utilisateurs fréquents provenant d’entreprises de moins de 50 et jusqu’à plus de 10 000 employés aux États-Unis et au Royaume-Uni.
Après le dépouillement des données collectées, Loopup relève que « malgré les progrès de la technologie dans le domaine de la conférence, la majorité des gens en entreprise se fient à une méthode archaïque pour se joindre aux conférences téléphoniques : passer des appels en composant des numéros et des codes. » Pour cette raison, les travailleurs perdent 15 minutes pour démarrer une téléconférence et gérer les distractions. En analysant plus en profondeur les conséquences de ce temps perdu, Loopup informe que cela a de lourdes conséquences sur les entreprises. En termes financiers, cela représente des pertes annuelles estimées à 34 milliards de dollars.
De manière plus détaillée, l’étude révèle que 61 % des travailleurs aux États-Unis et au Royaume-Uni continuent de se connecter aux conférences téléphoniques en composant des numéros ou des codes. Dans les entreprises de plus de 1000 salariés, il est observé que cette pratique monte jusqu’à 68 % chez les travailleurs. 33 % des répondants admettent qu’ils utilisent des téléphones fixes pour participer aux téléconférences, quand 22 % déclarent utiliser un téléphone mobile et 7 % le VoiP.
Cette tendance à ne pas se tourner vers les nouvelles technologies pour prendre part à des téléconférences semble se confirmer, car 71 % des répondants disent ne pas recourir aux éléments de webconférence pour leurs réunions à distance. Ces derniers préfèrent utiliser des supports audio ou des diapositives qu’ils envoient par mail.
Comme explications mises en avant pour soutenir ces pratiques, le rapport indique que « les gens en entreprise qui organisent régulièrement des conférences téléphoniques sont souvent réticents à prendre des risques et ne veulent pas utiliser des logiciels inconnus dans le feu de l’action lors de l’organisation de réunions à distance ». 86 % des professionnels interrogés sont concernés par ce problème et confient qu’ils adopteraient des solutions mises en avant par les nouvelles technologies si elles étaient plus faciles à utiliser.
Les habitudes des travailleurs lors des conférences téléphoniques ainsi que la réticence manifestée vis-à-vis des technologies entraînent de nombreux problèmes de sécurité en entreprise.
Selon les données du rapport, 66 % des répondants déclarent avoir utilisé le même mot de passe pendant un an ou plus afin de participer aux réunions à distance. Cette attitude est assez risquée, car une personne malveillante pourrait mettre la main sur le mot de passe et s’inviter dans la réunion sans que cela ne s’aperçoive. En 2012, le FBI a connu un problème similaire lorsqu’il tenait une téléconférence avec Scotland Yard et d’autres agences de police étrangère sur un groupe de pirates. Après la téléconférence, le FBI s’est rendu compte que les pirates en question ont également pris part à la réunion en composant les mots de passe qu’ils auraient obtenus dans un email confidentiel. C’est pourquoi il est indispensable de savoir qui prend part à la téléconférence.
Toutefois, 31 % des personnes interrogées avouent qu’elles savent rarement quelles sont les autres personnes qui prennent également part à la téléconférence. 19 % des répondants affirment qu’ils ne savent jamais qui participe à la téléconférence. 34 % le savent quelques fois et 12 % connaissent souvent les autres participants. Seulement 4 % déclarent toujours savoir à qui ils ont affaire pendant leurs conférences téléphoniques.
Cela est d’autant plus important de le savoir, car de nombreuses choses se disent lors des téléconférences. 7 % des répondants déclarent qu’ils partagent toujours des informations confidentielles lors des téléconférences et 5 % jamais. 25 % affirment qu’ils le font rarement et 40 % des personnes interrogées s’adonnent à cela quelquefois.
Avec de telles pratiques, les entreprises pourraient davantage perdre de l’argent si elles ne mettent pas en place des directives à suivre pour renforcer la sécurité lors des conférences téléphoniques. Pour Loopup, les entreprises devraient adopter des plateformes totalement numériques et accompagner les utilisateurs par la formation en mettant à contribution leur service informatique.
Source : Loopup, Rapport complet Loopup (PDF)
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Selon vous, ce rapport décrit-il exactement les différentes pratiques rencontrées en entreprise lors des conférences téléphoniques ?
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