Discussion :

[AmonDev]

Bonjour à toutes et à tous,

Dans le cadre de mes études en apprentissage, je dois développer une base de données permettant de minimiser au maximum la saisie d'informations et de pouvoir ressortir diverses infos selon un cahier des charges défini par mes supérieurs.

J'ai déjà établi un premier modèle de données que je mets en pièce jointe (malheureusement ce modèle conceptuel ne respecte pas grand chose comme norme parce que j'ai fait ça un peu comme ça venait).

J'ai plusieurs questions et incertitudes mais ma première question est la suivante :

Chaque salarié a un métier.

Pour chacune des sessions je dois pouvoir retrouver les différents corps de métier ayant passé la formation et ceci automatiquement (quand je dis qu'un salarié a passé une session, son métier doit être récupéré pour être retenu comme corps de métier ayant passé la session)

Cependant, si le salarié est muté dans un autre service son métier change, et cela change aussi l'un des corps de métier de la session (en ajoute ou en enlève si par exemple la personne était vendeuse et devient conseillère alors que la formation était réservée aux vendeurs, on va retrouver un conseiller dans les corps de métier, ce qui est faux car notre gus ne l'était pas au moment de la formation) ce qui est très gênant.

Je voudrais alors trouver une solution pour qu'au moment T de la création de la session et de l'ajout des salariés et uniquement à ce moment T là les métiers soient enregistrés automatiquement pour que même en cas de modification du métier du salarié, les métiers joints à la formation ne changent pas ?

J'avais pensé à faire une table "métier session" pour contenir les métiers de façon fixe grâce à une requête ajout ou mise à jour en fonction de la session sélectionné ?

Ce que je demande est vraiment compliqué (déjà à comprendre) donc si vous avez des questions ou suggestions sur la modélisation ou autre n'hésitez pas !

Merci d'avance aux courageuses et aux courageux qui se lanceront dans le sujet !

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

selon un cahier des charges défini par mes supérieurs

Tu peux le montrer ?

[AmonDev]

C'est un "cahier des charges" approximatif car il est susceptible de changer suivant l'avancement du projet et a déjà changé par rapport au début :


Je peux le définir si vous le souhaitez et expliquer la conception de ma base pour vous éclaircir si vous le souhaitez parce que je ne suis pas sûr que le cahier des charges vous avance, et pour cause, les données de 3 tables seulement y paraissent...

ce cahier des charges a provoqué en partie le passage de cette base :


A celle-ci :

[ClaudeLELOUP]

Ce que je comprends.
L’entreprise a du personnel de différents métiers.
Il faudrait savoir
- qui a suivi telle formation et quand
- dans quelle section il se trouve actuellement
- sans doute pour s’assurer que chaque section a en son sein le personnel disposant de la formation adéquate.

D’un autre côté, il y a un catalogue des formations disponibles et il faut sans doute organiser les inscriptions et le suivi.

[AmonDev]

C'est tout à fait ça à peu de choses près :

- Les données sont renseignées un fois que la formation est passée, donc on répertorie simplement les différentes formations passées afin d'en ressortir des statistiques (différence entre le nombre d'inscrits et le nombre de participants pour évaluer la présence, combien de personnes de tel service a suivi telle formation, etc...)

- les cibles servent de prévision, les inscrits sont le personnel inscrit à la formation et les participants sont les personnes ayant réellement assisté à la formation.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

Si tu le souhaites, je peux accompagner ton projet pas à pas.
Regarde cette discussion, il y a sans doute des points communs avec ton sujet : https://www.developpez.net/forums/d1...des-formation/

Cela te donnera une idée sur la manière dont nous travaillerions ensemble.

[AmonDev]

Bonjour,

Je n'avais pas connaissance de cette discussion mais il y a effectivement quelques points communs !

Si cela ne vous dérange pas d'accompagner mon projet je veux bien étant donné que je n'ai jamais travaillé avec access je suis plutôt perdu le temps que mes cours démarrent...

[ClaudeLELOUP]

Pour vérifier ton niveau, parcours ces tutoriels : si tu les comprends facilement, tu es OK et si ce n’est pas le cas, insiste : - pour commencer : Maxence Hubiche, Les Bases : http://mhubiche.developpez.com/Access/cours/bases/ ; - pour construire des requêtes : Jean Ballat, Créer des requêtes simples : http://jeannot45.developpez.com/arti...tionrequetes1/ ; - pour construire un formulaire sur mesure : Jean-Philippe Ambrosino seulement le chapitre 2-1-2 de Mise en surbrillance d'un enregistrement dans un formulaire : http://argyronet.developpez.com/offi...htrecord/#L2-1 ; - pour le VBA : Olivier Lebeau Initiation au VBA Office : http://heureuxoli.developpez.com/office/word/vba-all/.

[AmonDev]

Merci pour ces tutoriels, ils sont parfaits !

J'ai tout compris facilement parce que j'avais déjà fait une première version de la base (celle avec les 3 tables) donc j'ai pu parcourir à peu près toutes les fonctionnalités présentées dans les tutos, sauf le tuto vba que je vais suivre de A à Z en refaisant les manips parce que je ne connais rien dans ce langage ne l'ayant jamais pratiqué ! (le vba me paraissait mystique)

[ClaudeLELOUP]

le vba me paraissait mystique

C'est comme une langue étrangère : à force de lire des exemples de code proposé, tu finiras par comprendre le langage et finalement tu pourras aussi l'écrire. Souvent, ce n'est rien d'autre que du mauvais anglais !
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Avant de parler de tables et de mise en place, il faut que tu me mettes à niveau : je dois connaître le problème aussi bien que toi !
Peux-tu nous parler de l’offre de formation :
- quels domaines ? ;
- qui anime ces formations (firmes externes ? des membres du personnel ?) ;
- comment on détermine qui doit y participer…
Dans la mesure où ce n'est pas confidentiel, donne des exemples concrets.

[AmonDev]

La donnée uniquement est confidentielle donc je peux donner quelques exemples en inventant.

Alors le contexte est le suivant :

L'opérateur a besoin de saisir les informations relatives aux formations afin de ressortir des statistiques relatives à celles-ci
(on ne saisit donc que des formations passées)

- Une formation peut contenir une ou plusieurs sessions
- Une session peut concerner plusieurs métiers
- un ou plusieurs salarié(s) participe(nt) à une ou plusieurs sessions
- Un salarié appartient à une équipe, une équipe a un manager qui est unn salarié avec la qualification manager
- Un salarié a un métier et les cibles (personnes à former prévues) ainsi que les réels (personnes réellement formées) sont désignées par métier (ex: j'ai ciblé 30 personnes pour la formation prise de poste, session repère 50 pour le métier vendeur)

Pour l'extraction de la donnée il faut pouvoir :

- Savoir par métier et nom de formation quelles personnes ont suivi quelle session
- Savoir quel soutien a formé quel métier
- Quelles équipes ont suivi telle formation
- compter le nombre de personnes ayant suivi une session pour chaque métier
- Le total de personnes ciblées par la formation (metier ET/OU par site)
- Le total du nombre de sessions
- - La différence entre formés et inscrits (taux d'absentéisme)
- La moyenne du taux d’évaluation
- La moyenne du taux de satisfaction
- Le total d’heures de formation
- Le pourcentage de formés avant la date souhaitée (Nb_Particip. – cible = Formés
Date_ses – date deploi = Tranche )

Et comme je dois permettre à l'opérateur de saisir le moins de données possibles je dois aussi trouver un moyen d'automatiser au plus la base
(par exemple je dois trouver le moyen de récupérer le métier des salariés suivant une session X au moment de la saisie de la session pour que
leur métier soit sauvegardé dans la table réel et que cela ajoute 1 au nb_formes au métier correspondant s'il y avait déjà un participant à la
même formation avec le même métier (2 vendeurs sur la formation conseil))

Les formations sont internes, données par des personnes de notre entité pour des personnes de cette même entité.

Je ne suis pas sûr que tout soit clair et simple à comprendre, c'est assez complexe

[ClaudeLELOUP]

Tu répètes ce que tu as déjà dit plus haut et tu ne réponds pas à ma question.

Je voudrais savoir, si possible avec des exemples concrets, quelles sont les caractéristiques d'une formation.
À part qu'il peut y avoir plusieurs sessions et qu'elle peut concerner plusieurs métiers, tu ne m'as rien expliqué.
Donne des exemples concrets.

[ClaudeLELOUP]

J’essaie de deviner en regardant ton schéma.

Formations
1 Donne quelques exemples de noms de formation et de durée
2 Je ne comprends pas « Date fin déploiement
3 Je ne comprends pas « date mise en production
4 Je ne comprends pas Theme
5 Je ne comprends pas « nationale locale

Sessions
6 Je ne comprends pas Repere
7 Je ne comprends pas Type
8 Je ne comprends pas Soutien

Métiers
Cite quelques exemples

[AmonDev]

Une formation a un nom (Posture face au client, Conseil du client pro., nouveaux produits,...), une durée (en décimal, pour une formation de 30 minutes on note 0,5), une date de fin de déploiement (qui correspond a la date prévue pour déployer les personnes formées), une date de mise en production réelle (donc la date à laquelle les personnes formées sont réellement déployées), un thème(Posture, Système d'information, Métier,...) et une indication disant si elle est nationale ou locale(donnée dans la France entière ou juste dans notre région).

Les sessions dépendent des formations et ont un repère (identifiant de la session) propre à nos process, contiennent la date, le type (à distance, en présentiel, etc..), le nombre d'inscrits, le nombre de participants réels, le site où se déroule la session, le nom du/des soutien(s) (Ce sont les formateurs) qui dispensent la session, le taux d'évaluation de la session et le taux de satisfaction.

Sont liés à la formation aussi le nombre de ciblés par métier et le nombre de formés par métier.

Par exemple :

La formation conseil client qui a duré 2 heures (2), dont la date de déploiement était prévue le 15 août et la date de mise en prod. réelle est le 17 août avait pour thème la posture et était nationale a eu 3 sessions.

Pour la session 2 (n° d'identifiant propre à l'entreprise) qui a eu lieu le 5 août, était dispensée à distance (type), pour 8 inscrits mais 5 étaient présents à Lille, dispensée par Jean et Annabelle a été évaluée par 50% des participants et a un taux de satisfaction de 100%.

Et pour pousser encore plus (mais ça c'est une donnée que je dois pouvoir ressortir, elle n'est pas présente avec les formations en tant que caractéristique) je pourrai dire qu'à cette session des vendeurs et des conseillers y ont assisté dont Jacques Tatons qui est conseiller, son manager est Dominique et il travaille sur le site de Paris.


Le métier peut-être vendeur, formateur, conseiller et est différent de la qualification qui correspond aussi au grade (Manager, Soutien, etc...)

[ClaudeLELOUP]

Ça commence à devenir plus clair !

Une formation s'identifie par
- un nom
- une durée
- un thème
- une série de métiers ciblés

J’imagine qu’une formation « Conseil Client » est sans doute organisée plusieurs fois dans l’entreprise par exemple, elle sera peut être encore organisée en 2018, 2020…
Dès lors, je ne comprends pas les notions « date de fin de déploiement » et « date de mise en production » à ce niveau.
La durée peut-elle se répartir sur plusieurs journées ? (Par exemple 20 heures réparties en 5 séances ?)
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Une Session de la formation_(i) s'identifie par
- une date
- un type
- un site
- une paire d’animateurs
- une série de participants, chacun ayant été présent ou absent. (Pas de notion de réussite de test ?) et ayant donné une appréciation sur le cours
Les notions de « nb d’inscrits », « nb participants », « taux Évaluation » et « taux Satisfaction » sont des notions « dérivables » (on peut les calculer au départ d'autres données du modèle), elles ne devraient pas être mémorisées dans une table !
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Un salarié s'identifie par
- identité (nom, prénom…)
- métier
- qualification
- appartenance à une équipe
Je n’ai pas compris la notion « Manager » dans cette table
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Une équipe s'identifie par
- un nom d’équipe (donne quelques exemples)
- un manager

[AmonDev]

Presque exact !

Alors, chose décidée par ma hiérarchie,
même si les formations ont lieu plusieurs fois dans l'année, elles sont bien toutes différenciées et mises à part car elles sont déployées par "vagues", d'où les notions de « date de fin de déploiement » et « date de mise en production », ces dates concernent les personnes suivant les formations et permettent d'évaluer différents critères dont le respect de la formation du bon nombre de personnel au moment voulu.

Même si les formations durent plusieurs jours, on ne quantifie que les heures de formation pour avoir une donnée exploitable (juste le nombre d'heure qu'il nous a fallu pour former tout ce mode).

La notion nb d'inscrits est renseignée par les opérateurs qui saisissent la donnée car elle est donnée par les managers (non calculable car on n'a pas de liste de personnel, juste un chiffre), en revanche nb participants est calculable par rapport au nombre de salariés ayant suivi la session.
Les deux taux sont fixes et donnés par les supérieurs et donc encore une fois non calculables malheureusement...

Le manager est un chef d'équipe en réalité et les équipes se nomment simplement par le nom du site et un chiffre : (Lille 1, Lille 2, Paris 1, Paris 2, ...)

[ClaudeLELOUP]

Alors, chose décidée par ma hiérarchie, même si les formations ont lieu plusieurs fois dans l'année, elles sont bien toutes différenciées et mises à part car elles sont déployées par "vagues", d'où les notions de « date de fin de déploiement » et « date de mise en production »

OK, mais cela veut dire que l’entité « Formations » contient une série de « Vagues », celles-ci ayant chacune une « date de fin de déploiement » et une « date de mise en production » et qu’à chaque « Vague », il y a une série de sessions.

... (non calculable car on n'a pas de liste de personnel, juste un chiffre)

… Mais alors comment sait-on que Tartempion – qui était pourtant inscrit – n’a pas assisté à la séance.

en revanche nb participants est calculable par rapport au nombre de salariés ayant suivi la session.
Les deux taux sont fixes et donnés par les supérieurs et donc encore une fois non calculables malheureusement..

Je n’ai pas compris ce que tu expliques !

Le manager est un chef d'équipe en réalité et les équipes se nomment simplement par le nom du site et un chiffre

Dans ton schéma, tu renseignes une colonne « Manager » dans Equipe.
Quelle est la différence entre les deux « Manager » renseignés ?

[AmonDev]

OK, mais cela veut dire que l’entité « Formations » contient une série de « Vagues », celles-ci ayant chacune une « date de fin de déploiement » et une « date de mise en production » et qu’à chaque « Vague », il y a une série de sessions.

C'est exactement ça !

… Mais alors comment sait-on que Tartempion – qui était pourtant inscrit – n’a pas assisté à la séance.

On n'a pas besoin de savoir qui était inscrit et n'y a pas participé, du moins pour le moment.

Je n’ai pas compris ce que tu expliques !

Je veux dire que nb participants est le total des salariés ayant assisté à la session, il faudrait que l'opérateur sélectionne les salariés ayant participé à la session ce qui nous donne le nombre de participants.
Pour ce qui est du taux d'évaluation et le taux de satisfaction, ces données sont fournies par les formateurs en fin de session donc non calculables.

Dans ton schéma, tu renseignes une colonne « Manager » dans Equipe.
Quelle est la différence entre les deux « Manager » renseignés ?

Dans Equipe, Manager correspond au chef de l'équipe, tandis que dans Salarié cela donne le Chef du salarié, c'est nécessaire au cas où le salarié est le manager de son équipe, il a donc un autre supérieur que lui même.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

Quelque chose m’échappe.
Si on n’a pas besoin de savoir qui (nominativement) était inscrit et a (ou non) participé, je ne comprends pas l’utilité d’avoir les tables relatives au personnel dans le modèle.
Tu les as incluses uniquement pour pouvoir compter le nombre de salariés par métier à un moment précis ?

[AmonDev]

En réalité j'ai juste besoin de savoir nominativement qui y a participé, pas qui y était inscrit.

Et oui il faut aussi que je compte le nombre de salariés y ayant participé à un moment précis.