Discussion :

[Levi59]

Bonjour,

Je souhaiterais avoir votre avis et vos conseils pour la création d'une base de données sur Excel (ou Word, il me semble que c'est possible...).

Actuellement je gère des cahiers de suivi créé sur Excel permettant de relever différents paramètres de chaques postes (un onglet par poste) sous forme numérique permettant de vérifier le fonctionnement des capteurs et autres compteurs.

Le problème c'est que c'est très lourd car chaque onglet est formaté pour être imprimé et donc c'est un enfer à exploiter ou à mettre à jour.

Ma question est donc : Existe-t-il un moyen sous Excel ou Word (seules applications disponibles) de générer des feuilles imprimables à partir de tableaux purement données sachant que chaque poste à ses propres équipements et pas forcément les même que le voisin et qu'il faut ressortir x lignes d'historique ?

Voici un exemple de sortie :
Dates - mesures horaires - mesures volumes - Autres
Dates - index 10 - index 20 - index 11 - index 21 - index 50
Date1 - 123 - 456 - 321 - 654 - 7890
Date2 - 1230 - 4560 - 3210 - 6540 - 78900

Le tout en colonnes et lignes, mises en formes et autres.

Merci d'avance pour vos conseils

[clementmarcotte]

Bonjour,

Je souhaiterais avoir votre avis et vos conseils pour la création d'une base de données sur Excel (ou Word, il me semble que c'est possible...).

Merci d'avance pour vos conseils

Un autre inconscient. Une victime d'une gestion de données avec Excel ici.

[Levi59]

Je comprend bien le sentiment que vous avez vis à vis d'excel mais malheureusement je n'ai pas le choix. Seul Word et Excel sont disponibles sur les postes et ça doit être utilisable par un utilisateur lambda (j'ai pensé à un formulaire pour ça). Mon problème c'est de pouvoir imprimer sur demande l'ensemble des pages selon certains critères et selon certaines mises en forme...

[78chris]

Bonjour

Pour ma part je trouve la question floue.

Si j'ai bien compris la structure des onglets est faite pour l'impression et donc pas sous forme de liste de données et l'idée est de partir de listes de données tout en imprimant selon une mise en forme particulière.

Oui cela est possible mais sans exemple plus concret difficile de donner plus de pistes.

[Menhir]

Ne pourrais-tu pas mettre toutes tes données dans un même onglet et ne faire afficher que les données voulues en plaçant dessus un filtre ?

[informer]

Bonjour Levi59

Dans l'absolu 👀 tu pourrais utiliser excel comme bdd mais c'est comme labourer un champ avec une tondeuse ou un couteau à huitre... C'est possible mais c'est vous qui voyez..

Je l'ai eu fait pour un client qui avait les mêmes exigences, plus jamais car ça a le même intérêt que d'inventer la machine à cambrer les bananes... Quoique c'est peut-être un sujet de débat...

Par contre si l'utilisation de ms-access est un problème de licence, argent 💰 trop cher... Il est possible de contourner ce problème en développant hors de ton boulot et en faisant tourner ton dev sur le runtime de ms-access au boulot qui est l'environnement ms-access gratuit excepté que tu ne peux plus modifier tes dev ms-access

Bonjour chez toi

[Menhir]

Par contre si l'utilisation de ms-access est un problème de licence, argent 💰 trop cher... Il est possible de contourner ce problème en développant hors de ton boulot et en faisant tourner ton dev sur le runtime de ms-access au boulot

Ou bien de passer par une solution libre (donc gratuite) comme Open Base.

[Levi59]

@informer
Dans le cas ou je ne peux plus y toucher, il faut que quelqu'un d'autre puisse utiliser et modifier la base.

@Menhir
Non je ne peux pas utiliser autre chose car nous n'avons aucun droit d'administration et la liste des programmes autorisés est très restreinte.
Pour ce qui est de tout regrouper dans un onglet, oui c'est l'idée. Actuellement j'ai un onglet par poste parce que ça a été créé ainsi mais c'est un enfer à maintenir et mettre à jour.

@78chris
Je fournis un exemple de fichier. Il sera imprimé avec en plus avec un champs observation qui n'est pas repris dans le excel...
exemple.xlsx

Comme vous pouvez le voir, les paramètres de postes à postes sont variables mais dans l'ensemble on retrouve la même chose donc je devrais arriver à créer un formulaire pour rentrer les valeurs. Par contre je voudrais avoir un rendu similaire à partir d'un fichier ou il n'y aurais que des lignes de ce type (";" signifie un changement de colonne) :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

1
2
poste;date;Volumes-param1;[...];Volumes-param8;horaire-param1;[...];horaire-param8;Autre-param1;[...];Autre-param8;conso-type;conso1;[...];conso5;Obs
1;18/12/16;;;749586;;;;;;;;;;;;;;;;;;;56;559,75;558,60;A;2701;27345;18285;36125;20731;"Changement sonde Volume param3"

...

En fonction des paramètres utilisés, seuls les colonnes non vides pour un poste seraient imprimés (pas de colonne Volume-param1 sur la feuille poste 1 alors qu'il y en a une sur la feuille poste 2), on pourrait choisir une date minimum (Ça m'éviterais de passer des heures à masquer les lignes les plus anciennes lors d'une mise à jour) et il faudrait que tout tienne sur une ou 2 feuilles en largeur selon le nombre de colonnes (lisibilité et place pour écrire). On pourrais imprimer les feuilles de tous les postes en une seule fois. Le commentaire apparaîtrais en bas de page sous la forme :
"date1 : texte_Obs1"
"date2 : texte_Obs2"

Les gars veulent garder 3-4 lignes d'historique pour avoir un visuel des variations et il vont utiliser la feuille pendant 2-3 mois (1-2 relevés par semaine). j'imprime pour un poste.
Mes responsables préfèrent une version papier mais avec l'ensemble de l'historique (forcement dans ce cas, il y aura plusieurs pages par poste en longueur sauf si je choisis de n'imprimer que les dates récentes). J'imprime tous les postes.

Je pense que j'ai été exhaustif sur ce que je souhaite faire. Je rappel que je ne demande pas une solution clef en main (Bon je ne cracherais pas dessus bien sûr ) mais juste savoir si c'est possible de passer de la ligne de paramètres de la base de données à un ensemble de tableaux et surtout comment.

Je m'excuse pour ce long post et vous remercie (et félicite) de l'avoir lu

[Menhir]

En fonction des paramètres utilisés, seuls les colonnes non vides pour un poste seraient imprimés (pas de colonne Volume-param1 sur la feuille poste 1 alors qu'il y en a une sur la feuille poste 2), on pourrait choisir une date minimum (Ça m'éviterais de passer des heures à masquer les lignes les plus anciennes lors d'une mise à jour)

Je vais me répéter mais ça, c'est typiquement ce que fait un filtre.
Et ça prend 10 s à mettre en place.

[Levi59]

Je rappelle que actuellement, je dois bosser sur des tableaux mis en formes pour impression... Même si le principe du filtre m'évite de devoir sélectionner - masquer. Je dois quand même passer sur chaque onglet pour sélectionner - trier...

[78chris]

Bonjour

Il faut effectivement regrouper sur un onglet.

Je ne vois pas pourquoi selon le poste les blocs de colonnes sont dans un ordre différent mais c'est un détail.

Il faudra prévoir autant de Formulaires d'impression que nécessaires avec un nombre de lignes suffisant pour couvrir le cas de listes longues.

Pour l'impression on peut par VBA faire un filtre avancé qui extraira les les lignes de tel ou tel poste pour telle ou telle période et servira de source au formulaire d'impression pré formulé.

Pour l'historique même principe c'est juste la période à adapter pour le filtre.