Discussion :

[menzoman]

Bonsoir,
j'ai commencé une nouvelle mission : Chef de projet (ma première expérience de chef de projet). J'avoue que je suis au fond du trou !
Besoin de retour d’expérience, d'outils opérationnels de conduite de projet sur Excel, ou autre (suivi, tableau de bord, rapport d'activité, etc), tout se qui peut etre utile au bon déroulement de ma mission.
Aussi,
si vous avez des de lien qui pourront m'aider à améliorer ma correspondance (écriture de mails) je suis preneur !

Au plaisir de vous lire !!

Amicalement,

[Drizzt [Drone38]]

C'est une vaste question.
Cela dépend de pas mal de chose, la taille de ton équipe, le type de projet, ce que tu entends par "Chef de projet" (en fonction des entreprises cela n'inclue pas les mêmes taches), de si tu es en Agile ou non...


Déjà première chose à faire, demander les outils existants dans ta boite. Il ne faut d'une part pas ré-inventer la roue et d'autre par prendre l'habitude d'utiliser les outils habituels de l'entreprise. Cela facilite les passages d'un projet à l'autre.

A minima il te faut pouvoir suivre :
- La liste des taches à accomplir (bien veiller à être exhaustif pour éviter les mauvaises surprises en fin de projet)
- Le budget global et par tache (toujours en garder un peu sous le coude pour les imprévus, retours recette & co)
- La liste des collaborateurs sur le projet (avec leur congés)
- Le consommé (= le temps imputé sur le projet par toi et tes équipes), idéalement par tache
- Le reste à faire (= le temps restant à accomplir, qui bien sur est différent de budget-consommé), idéalement par tache
- Un planning (global avec les jalons important + par tache ou ensemble de taches)

Avec ça, tu peux suivre ton projet, voir à chaque instant ou tu en es, si tu es en avance ou non, et répondre à toutes les questions que tes supérieurs pourront te poser.

Bon courage.

[Logan Mauzaize]

Excel c'est bien mais peut mieux faire. Je n'ai pas trop d'expérience avec les produits de conduite de projet tel que MS Project et à vrai dire c'est le seul que je connaisse.

En tant que Tech Lead, j'ai beaucoup utilisé les outils de gestion de tâches (Task Tracker) comme Trac, Redmine, JIRA ou autre. Il faut surtout définir les informations qui te semblent utiles pour prendre les bonnes décisions. Ayant eu surtout à gérer des tâches et des compétences, c'est surtout la notion de RAF/avancement qui m'intéressaient.


Quelques conseils pour les mails :

• Des tags dans les titres ! Exemple : "[MonProjet](v1.0) blablabla".
  Cela facilite la recherche et le tri automatique sans compter qu'on voit en un coup d'oeil de quoi il s'agit.
• Mettre en destinataire (A) les personnes dont on veut une réponse et les autres en copie (CC)
  Avec un peu d'expérience, on en arrive vite à trier (éventuellement automatiquement) ces mails en regardant ceux qui nous sont directement adressés
• En première ligne bien indiquer à qui s'adresse le message. Exemple : "Bonjour Durand et Dupont"
• Répondre "entre les lignes" : tagger ses réponses et s'attribuer une couleur.
  Un mail est de conversation dont souvent plusieurs sujets et points sont abordés. Le mieux c'est donc de répondre "DANS" le mail précédent "SOUS CHAQUE" point. Et afin de mieux suivre qui répond, il est important de tagger ses réponses à minima avec un préfixe qui identifie l'auteur (prénom, trigramme, login, mail, etc.) et utiliser une couleur d'écriture spécifique. Eventuellement on peut lister les tags / couleurs en entête, ou ajouter la date de réponse. Exemple :
  [Dupont] Alain Dupont (alain.dupont@masociete.fr)
  [Durand] Julien Durand (julien.durand@masociete.fr)
  
  xxxx ... Sujet 1 ... xxxx
  [Dupont 2016-04-24] xxxx ... Sujet 1 ... xxxx
  [Durand 2016-04-27] xxxx ... Sujet 1 ... xxxx
  
  xxxx ... Sujet 2 ... xxxx
  [Dupont 2016-04-20] xxxx ... Sujet 2 ... xxxx
  [Durand 2016-04-20] xxxx ... Sujet 2 ... xxxx
  [Dupont 2016-04-20] xxxx ... Sujet 2 ... xxxx
  [Durand 2016-04-21] xxxx ... Sujet 2 ... xxxx
  [Dupont 2016-04-22] xxxx ... Sujet 2 ... xxxx
  [Durand 2016-04-22] xxxx ... Sujet 2 ... xxxx

[menzoman]

Salut Drizzt [Drone38]
Merci de ton retour.. Je suis très ravi de te lire !
Je suis Chef de projet coté MOE, j'effectue une mission de Chef de projet : Suivi projet, animation de réunion, reporting, planification MS PROJECT coté MOE.
Je suis preneur d'un modèle de planification MS PROJECT, Tableau de bord, rapports d'activité, indicateurs, Suivi des charges, ... !

Au plaisir de te lire !

[menzoman]

Salut Logan Mauzaize
Merci de ton retour.. Je suis très ravi de te lire !
Je suis Chef de projet coté MOE, j'effectue une mission de Chef de projet : Suivi projet, animation de réunion, reporting, planification MS PROJECT coté MOE.
Je suis preneur d'un modèle de planification MS PROJECT, Tableau de bord, rapports d'activité, indicateurs, Suivi des charges, ... !

Au plaisir de te lire !

[Pascaltech]

Bonjour,

Tu dois d'abord oublier totalement la manière suivant laquelle tu as travaillé jusqu'à présent : la hiérarchie, c'est-à-dire l'organigramme vertical.

Tu es fonctionnel, tu n'a pas d'autorité sur tes interlocuteurs. Seul le planning que tu produits, qui dépend du master planning, gouverne. Qu'ils l'appliquent ou pas cela les regarde mais cela te concerne : tu as défini une date de fin de tâche qui ne sera pas respectée et c'est à toi de mettre en place l'action corrective.

Tu dois fonctionner dans une hiérarchie horizontale faite de contraintes subies et données entre services. Les décisions d'orientations se font au niveau le plus haut, entre les directeurs de service, ce n'est pas de ton ressort.

Le mieux est de se considérer extérieur à l'entreprise, en fait de se considérer comme le client des différents services de l'entreprise et aussi le fournisseur. Le fonctionnement en mode projet, c'est l'application de la relation client-fournisseur ou (maître-esclave plus connu par les informaticiens) dans une entreprise; tu es client puis tu es fournisseur, ou les deux en même temps.

Ms Project est très bien pour produire un "slide" à projeter en réunion, je ne devrait pas en parler, il y a longtemps que je ne l'ai pas utilisé. Le problème c'est que c'est lourd, tu peux passer toute ta semaine dessus, ton projet ne se fera pas tout seul. L'important, ce qui pour était l carence de ce logiciel, c'est la gestion du reste à faire.

Je te conseille d'utiliser un tableur : c'est souple, modulable, immense dans ses possibilités : j'ai dû prouver à un client que le budget alloué sur ma mission était insuffisant en produisant un état sur 6 mois à l'heure près du budget consommé. Fais ça avec Ms Projet, bon courage.

Comme le dit Drizzt [Drone38], utilise en premier les outils de ta boîte, c'est vital pour être dans la boucle et aussi pour se faire accepter du groupe. Rien en t'empêche d'avoir tes outils de ton côté pour ta gestion qui reste confidentielle.

Sinon c'est un métier passionnant. C'est un démontage des rouages de l'entreprise, la compréhension de son fonctionnement, l'action sur les leviers, les engagements sur la vie, les trahisons, les stratégies de survies, de pourrissement, de soutien, de gratification, de vol sans subir de peine(quand tu sais faire prendre la responsabilité par un autre), la vie quoi....

Bonne réussite.

Pascaltech