Discussion :

[tempd6]

Bonjour,

Je suis actuellement stagiaire dans une petite entreprise, dans la construction (6 employés -> architecte, ingénieur, etc)

Le patron (50 ans) a ses méthodes bien fixes depuis des années, notamment concernant la gestion de ses emails. Mais je remets en question sa méthode, et je voudrais donc vous demander votre avis ainsi que comment "les autres" font dans d'autres entreprises.

Il travaille avec Exchange et Outlook.
Lorsqu'il reçoit ou envoie des emails, il "classe" sa boîte mail :
1. Il extrait le message de sa boîte mail, pour le stocker sur son propre serveur local.
2. Chaque fichier d'email est renommé manuellement, avec une syntaxe : Date - Numéro de mail - Numéro du dossier concerné - Destinateur - Destinataire - Objet
3. Chaque email envoyé ou reçu est listé dans un fichier Excel, reprenant dans des colonnes les éléments de la syntaxe ci-dessus (Date, Numéro de mail, etc).
Le numéro de mail est unique pour TOUT mail, envoyé ou reçu, sans tenir compte des réponses pour un même Objet. Le compteur est actuellement à 4 chiffres.
4. Lorsqu'il envoie un email, il gagne du temps en écrivant dans l'objet la syntaxe qui lui convient. Les emails groupés (sujet identique avec Re: ) ne sont donc plus groupés, car le <Numéro de mail> change à chaque fois.
5. Les pièces jointes sont extraites de chaque mail également, et renommées.

Ses raisons sont :
- l'assurance de posséder ses mails localement
- de savoir les rechercher et retrouver aisément
- de savoir rapidement identifier de quel mail on a besoin grâce à la syntaxe
- légalement, cela peut servir de conserver les échanges d'emails
...

Certains employés doivent également effectuer ces tâches pour leur propre adresse email.

Bref, à mes yeux c'est une perte de temps gigantesque. Qu'en pensez-vous ? Comment faites-vous dans votre entreprise ?

Merci pour vos conseils

[Blowfish]

Hello

Je te rejoins complétement sur la perte de temps que cela est, il ne doit vraiment avoir que cela à faire.

Dans mon entreprise je fais de la façon suivante :
- utilisation d'un client lourd (outlook pour pro, thunderbird pour le perso (chez moi))
- créer de dossier dans le client pour classer les mails par catégories
- création de règles de déplacement automatiques pour les mails de serveurs ou autre
- archivage automatique tous les 15 du mois
- utilisation de la fonction RECHERCHER en cas de besoin
- check des mails avant de manger et avant de partir, histoire de ne pas être constamment interrompu inutilement

[fiftytwo]

Bref, à mes yeux c'est une perte de temps gigantesque. Qu'en pensez-vous ?

Je suis daccord ! Jai ete administrateur exchange pendant quelques annees donc je vois deja les problemes pointer avec sa strategie

1. l'assurance de posséder ses mails localement = si jamais son pc se plante il perdra ses mails
2. de savoir les rechercher et retrouver aisément = une simple recherche par mot cle suffit
3. de savoir rapidement identifier de quel mail on a besoin grâce à la syntaxe = une organisation par dossier et tags est super rapide une fois configuree
4. légalement, cela peut servir de conserver les échanges d'emails = les mails sont deja conserves sur le serveur et ne sont supprimes que selon la configuration de ladministrateur

Ce genre de choses consomme du temps , si un employe recoit 4 mails par jour pas de soucis , apres si cest 10,20,40 mails par jour alors tu multiplies par le temps que cela prends de faire tout ce quil preconise et tu vois le nombre dheures que les gens gaspillent dans cette boite

[ExtazZ]

Hello,

+1 avec les autres : une très grosse perte de temps.

Je suis en support applicatif et dans ma boite perso j'ai des dossiers pour chaque catégories/applications

Application X
catégorie A : incident
catégorie B : demandes
catégorie C : Mail infos

Application Y
catégorie A : incident
catégorie B : demandes
catégorie C : Mail infos


avec des règles sur chacune des deux boites qui redirigent un mail vers l'autre boite en fonction de mots clés (par exemple je met le mot clé "X" (nom de l'application première boite) sur la seconde Y, à la vue du message si l'utilisateur se plante le mail est renvoyé dans la bonne boite. C'est le cas basique de l'organisation, après il y a d'autres règles qui placent le mail dans un dossier A/B/C selon d'autres mots clés).

Pour la conservation des mails, il peut tout simplement archiver tout les X du mois, puis les sauvegarder quelque part.
Les garder localement sur un DD est risqué. Tout simplement en cas de perte/vol du matériel : il n'a plus rien. Ce n'est pas du tout sécuritaire en terme de conservation de l'information.
Je préconise une sauvegarde sur un DD PLUS un serveur, pour y avoir accès de n'importe où.

Ensuite la fonction de recherche avancée sur Outlook est parfaite.
Petit tips : cliquer sur la boite concernée et faire ctrl+alt+f puis taper le mot clé (n° de dossier pour ton cas par ex), cliquer sur "Browse" et sélectionner "Chercher sous dossier"



En fait je trouve ça terriblement dommage de tout faire à la main alors qu'Outlook offre de grandes possibilités d'organisation automatique

[gangsoleil]

Hello,

Il gère ses mails comme il gèrerait des courriers papiers, son fichier excel étant l'index.
Je pense qu'il ne comprend pas les concepts de base de l'informatique (sauvegarde, recherche), et que c'est ce qui le pénalise le plus. Après, je pense qu'il sera difficile de lui montrer le gain de temps, car il va devoir se former à de nouvelles méthodes, et durant le temps de formation il perdra du temps s'il doit chercher un mail.

[Glutinus]

A mon avis on lui a déjà montré tout l'outil mais il fait une résistance en changement.

Ceci dit, mis à part le problème avec le reply all qui fait sauter des boulons, s'il fait ce travail tous les matins et qu'il a moins d'une vingtaine de mails par jour ça peut aller très vite et il peut regagner du temps par la suite. Mais évidemment, il y a mieux, et avec les bonnes règles, tout serait automatisé.

[macslan]

Le gros problème je trouve c'est s'il impose ce système à d'autres personnes car si c'est le seul concerner la il y a que lui que ça fait perdre du temps.

[Glutinus]

Je n'avais pas vu cette phrase pourtant de la plus haute importance.

Donc oui, c'est débile d'imposer cette organisation à tous, qui est une perte de temps multipliée par le nombre de personnes qui doivent suivre.