Discussion :

[Oliv-]

Bonjour,

Je souhaite avoir des retours d'expériences sur des solutions de sauvegarde d'émail pour archivage dans le contexte global d'une entreprise.

Le but est de mettre en place une solution efficace à long terme pour conserver une trace des Emails "professionnels", notamment après le départ des collaborateurs.

On part déjà du principe qu'on ne peut pas tout archiver car il y a des mails persos et/ou sans intérêt.

Il faut donc une action de l'utilisateur :

• Une question lors de l'envoi. Archiver ?
• Une question lors de la lecture(si on ne doit pas répondre ou si les pj sont importantes) Archiver ?

Puis un Traitement

• Copie vers une BAL commune ?
• Dédoublonnage par outlook( "nettoyer le conversation")
• Enregistrement sur une lecteur réseau ?
  
  • Format : .msg
  • Format : .pdf
• Détachement des pièces jointes ?
  
  • Quel classement ?
  • Dédoublonnage sur disque? (md5sum)

Le problème majeur tient dans l'importance en Giga-octets des données.

Voilà le problème est posé, pour la partie code, je crois pouvoir me débrouiller

[Oliv-]

bonjour!
toute expérience dans ce domaine est la bien venue

[lionelrobbe]

bonjour Olivier


voici mon expérience

nous sommes un bureau d'études de 60 personnes. Chaque nouvelle affaire est identifiée par un numéro. Au niveau des mails, la création d'une nouvelle affaire donne lieu à la création d'un dossier public "numéro d'affaire : titre de l'affaire". Une même personne peut être impliquée sur de nombreuses affaires...et certains dossiers durent des années.
Pour pouvoir retrouver les traces des échanges de mails importants, tous les mails reçus des clients sont alors classés dans ce dossier public par les personnes qui bossent sur l'affaire. Ceci concerne les mails reçus et les mails envoyés. Par contre, rien n'oblige une personne à classer ses mails, c'est une question de respect des règles de l'entreprise mais nous considérons que chacun se sent responsable. C'est aussi à chacun de choisir si un mail doit etre classé ou pas.

Ceci est utile qd qq un d autre bosse sur le dossier : plutôt que lui forwarder les mails il peut les retrouver dans le dossier public.
Ceci est aussi utile quand une personne est absente, ou lorsqu'elle quitte l entreprise.
lorsque l 'affaire se termine, le dossier public est exporté sur le serveur avec les données du projet (fichier word, excel, etc...). Si qq années plus tard nous avons besoin de mails, on peut remonter le dossier dans outlool via le pst je crois pour retrouver le mail.

Nous avons plusieurs centaines de dossiers publics mais avec la possibilité de mettre les dossiers publics dans les favoris, ca permet à chacun d avoir une sélection dans ses dossiers publics favoris de ses affaires en cours et fréquemment utilisée.

Ce qui serait intéressant quand on répond ou transfert un mail, c'est de pouvoir .
1) archiver le mail envoyé
2) éventuellement archiver ou supprimer le mail auquel on répond (si on archive dans le dossier public la réponse, pas besoin d archiver l'original à priori..sauf si on réponds sans les pièces jointes par exemple).
3) un autre inconvénient est que si plusieurs personnes chez nous sont destinataires du mail, chacun est tenté de le classer et donc on a certains mail à doubl voir triple dans le dossier public.

rien de bien dramatique a ce jour, il semble que la place disque ne coute pas trop cher....


Concrètement, chaque personne est assez vigilante sur la boite de réception (car elle est toujours ouverte).
Pour les mails envoyés, logiquement, il faut après avoir envoyé le mail, aller dans mails envoyés puis déplacer le mail vers le dossier public de l 'affaire.
En pratique, il y a du déchet : personnellement, je ne range pas au fur et à mesure, ces clicks en plus sont usants à force.... mais par bloc (tri sur le sujet, les expé, etc.. une fois que ma boite mail déborde et que je dépasse mon quota). Je cherche donc une solution pour inciter gentiment les gens à le faire... j'ai donc cherché une macro qui permette de faire ceci à la volée. en naviguant sur les forums, j ai fini par trouver.