Discussion :

[Glutinus]

Hello,

En lisant des bouquins pour améliorer son efficacité au travail, l'un des conseils qui revient le plus souvent consiste à fermer sa boite mail pour se concentrer sur ses tâches du jour ou de la demi-journée et de ne la rouvrir que quelquefois par jour (typiquement : en arrivant au boulot, avant ou après le déjeuner, une heure avant de partir pour refixer les priorités du lendemain).

Est-ce que vous l'avez mis en oeuvre ? Est-ce que ça n'apporte que des bénéfices ? Ou en tant que développeur (ou quelque soit votre tâche) vous vous sentez obligé ou vous oblige-t-on à garder votre boite mail ouverte ?

Par exemple, lors de ma dernière mission, oui c'est un cas particulier, je faisais du suivi de production et en parallèle des tâches de développeur "classique" en maintenance corrective et évolutive.
J'avais fait choix de fermer ma boite mail après l'avoir regardé le matin et de ne l'ouvrir que toutes les deux heures.
Evidemment ce fut presque un scandale parce que je ne pouvais voir que les jobs tombaient. Techniquement c'était faux puisque mon ETL a un outil de monitoring que je gardais sur mon deuxième écran. Les gens étaient juste stressés que je ne vois pas que ça tombe alors que j'expliquai au moindre mail ou appel téléphonique que oui, j'avais bien vu que ça avait planté et certainement avant eux (l'ordonnanceur ayant même une latence d'une trentaine de secondes le temps que l'erreur remonte les différentes couches, ETL, Unix, ordonnanceur, mail...)

Ce qui arrivait alors souvent : les gens commençaient alors à m'appeler pour me baratiner pendant 10 minutes pour simple message "ça a planté" ou à passer à mon bureau, ou au final mon CP faisait office de forwardeur en me lisant à haute voix le message.

Alors le réflexe numéro 1 c'est de vouloir tout reprioriser, au final à la fin de la journée on en convenait que la tâche la plus prioritaire était celle... sur laquelle j'étais en arrivant le matin.
Et le réflexe numéro 2, problème qu'on voit souvent dans le tertiaire maintenant, est de passer la majorité de son temps à communiquer au moindre mail qu'on reçoit (pour le même job qui échoue, on reçoit un mail de chaque équipe qui attend vos jobs, un mail des gestionnaires de ticketing, un mail des utilisateurs, un mail du N+2 qui est en copie, un mail du N+3 qui est en copie, et des mails des CP/N+2/N+3 des équipes parallèles...) et au lieu d'envoyer un truc typique "j'ai vu je m'en occupe", rédiger une bardée d'informations à adapter selon le degré technique / projet / métier de l'interlocuteur avec une heure d'intervention qu'il faut estimer en prenant en compte toute la communication à effectuer (grosso modo dans sa timesheet : 1h pour résoudre le problème mais 3h pour tout organiser et communiquer).

Bon je disgresse sans doute un peu mais le problème provient de la même chose : si on laisse regarder ses mails toutes les 1/2 journées au final le problème serait réglé et la communication faite pendant ou dès que le problème est réglé.

[LooserBoy]

Bonjour,

Autant certains jours, n'ouvrir ma boite que toutes les deux heures est possible, autant d'autres jours où je dois me synchroniser avec d'autres équipes qui ne sont pas forcément sur le territoire français et ne parlant pas forcément français ou très mal anglais, peut poser de sérieux problèmes.

Par écrit, pour beaucoup de gens, c'est plus compréhensible: on fait en sorte d'être le plus clair possible.
Surtout qu'au pire des schémas ou captures d'écran valent parfois mieux qu'un long discours.

Mon plus gros problème que tu mentionnes, est le tsunami de mails que je peux me prendre dans la tronche juste parce que je suis intervenu dans un passé lointain sur le projet/client concerné. Les mails, c'est comme le chocolat, trop, ça rend malade.

My 2 cents.

[Invité]

Depuis que je suis passé à Outlook 2013, il déconne pas mal, et je n'ai plus le petit avertissement de message qui vient d'arriver. Il est très lent et je m'en sers moins car c'est pénible.

Résultat, je suis moins réactif et plus concentré sur mes tâches.

Moins réactif, certes, mais là, je me rends compte que le besoin de réactivité est souvent très artificiel car il arrive souvent qu'un truc considéré comme super urgent sur le moment mais que je lis 3 heures plus tard et quand je demande plus d'infos, on me revient souvent par un « finalement, on a changé d'idée » ou « ce n'était pas utile ».
Du reste, les vrais urgences (je suis DBA en charge de la prod entre autre), les gens viennent te voir ou te téléphonent directement.

Le truc insupportable, c'est la personne qui t'appelle pour te dire qu'elle t'a envoyé un courriel que tu n'as pas encore reçu, pour une affaire mineure.
En plus, elle est à 5 mètres de toi...
Vu que ce sont toujours les mêmes, il m'arrive alors de les basculer sur la messagerie pour rester concentré.

[gangsoleil]

Ca depend aussi des boites, et des responsabilites :

Dans certaines boites (management a l'anglo-saxonne le plus souvent), il y a pleins de mails tout le temps pour dire qu'il va y avoir ceci, que la boite va etre presente sur le salon Y, que ceci, que machin a change de poste (sur 2 000 personnes, on s'en fou), ... : tout ca, c'est du temps perdu si on le lit en continu.

Avec certaines responsabilites, le nombre de mails explose : il passe d'un nombre raisonnable a plusieurs centaines par jour. Bien sur, tous ne sont pas interessants, mais pour le savoir, il faut deja s'etre detourne de ce qu'on fait pour lire ne serait-ce que le titre, regarder l'expediteur, qui est en copie...

Dans ces deux cas, le mail peut etre un enfer qui fait perdre un temps precieux, et il est conseille de fermer sa boite de temps en temps.


Pour en revenir a la question initiale, fermer sa boite, oui pourquoi pas, mais a condition de ne pas etre le seul a le faire, au risque de voir les gens t'appeler pour te dire que tu as un mail qu'il faudrait que tu regardes, ou des gens qui passent te voir pour te dire que tu as un mail, et que ca serait sympa que tu leur repondes.

[Glutinus]

Le nombre de mail peut vraiment être très lourd. Chez certains clients, la boite mail de l'équipe était associée pour d'autres projets encore, ce qui faisait facile du 100 mails / jour. Je te dis pas pour trier après les vacances.
Je dis pas que c'est inutile, mais bizarrement j'ai toujours eu l'impression d'être dans la seule équipe qui recherchait des informations dans les autres conversations quand on avait besoin. Par contre on recevait toujours un mail d'autres équipes pour des précisions déjà données dans des mais où ils étaient en copie pour information.

Du coup on en vient souvent sur le triplé "Je t'appelle pour dire que je viens de t'envoyer un mail et je passe te voir" (dite par une personne hors de ton équipe qui va te faire chier pour que son sujet passe prioritaire, soit dit en passant).

A part urgence signalée par 7gy (base de prod tombée) le but est normalement d'être sur une ou quelques tâches et de ne pas perdre quelques dizaines de seconde de concentration sur d'autres sujets.

Après l'extrême que j'ai vu, c'est dans le bouquin de Tim Feriss, où il refuse pratiquement de répondre au téléphone et envoie balader les gens qui viennent le voir à son bureau ^^

[el_slapper]

Quand le seul outil pour être averti des incidents de prod, c'est le mail, tu n'as pas le choix. Ca ne t'empêche pas de prioriser, et de te dire "ça, c'est pour plus tard". Evidemment, on est interrompu, mais de mon expérience, si on jette un coup d'oeil et qu'on décide que c'est pour plus tard, le flux de pensée productive n'est pas vraiment interrompu. Ca demande un peu d'expérience. Mais après avoir passé 3 ans à guerroyer sur de la maintenance à chaud(là ou j'ai croisé Glutinus en vrai), j'ai appris à prioriser une demande mail en un clin d'oeil.

Après, j'ai rarement été pris dans des guerres de mails, je sais généralement les éviter, mais parfois c'est inévitable, et tout le monde y perd. Quand chacun passe deux plombes à justifer pourquoi il a fait ça et à lecher les bottes du grand chef, le grand chef a envie de prendre l'un pour taper sur l'autre, et le travail n'avance pas. C'est plus ça que je crains. 200 mails par jour, j'ai appris à gérer sans vraiment être interrompu.