Discussion :

[ClaudeLELOUP]

Bonjour à toutes et tous,

Je vous propose un tutoriel :
Une application Access pour émettre et archiver des documents types Word
Il permet d’illustrer l’interaction Access/Word avec un exemple concret. Il s’agit d’une application qui montre comment émettre à la demande un document personnalisé basé sur une collection de modèles types.
Vos remarques et suggestions sont les bienvenues dans le fil de cette discussion.

[marot_r]

Merci Claude j'ai trouvé cela intéressant et bien détaillé.

À titre personnel, j'ai une application qui fait la même chose.

Les limites que j'ai frappées sont :

• Au max 255 champs puisque la source est une requête ou une table.
• Parfois et sans raison apparente si on fusionne plusieurs enregistrements (pour produire plusieurs fois le même document pour diverses personnes) Word se croise complètemement les yeux sur la numérotation des paragraphes ou des puces.
• Il est préférable de faire tous les calculs de substitution dans Access car le langage de programmation de fusion est réellement pourri et le debuggage des champs de fusion est assez difficile.
• Changer la source de données des words peut être problématique.
• J'ai eu une mauvaise surprise sur le formatage des nombres, parfois Access affiche 2.00 et Word imprime 1.999999999. Note : je travaille dans un environnement multilingues : français, anglais ce qui n'aide peut-être pas.
  Il est à la limite plus simple de formater les données et de les convertir en texte dans Access plustôt que d'utiliser les formats de Word.

Une solution alternative que je n'ai pas utilisée est de remplir des "signet" directement dans le Word. En gros on ouvre le Word et on complète par programme VBA les signets insérer dans le texte. À mon avis cette solution permet de dépasser la limite de 255 champs.

A+

[ClaudeLELOUP]

Bonjour René,

Content de te croiser ici et merci pour ton message.

Au max 255 champs puisque la source est une requête ou une table

Je n’ai pas été confronté à cette limite.
En l’occurrence, j’opterais pour la solution « Avec signets » et autant de tables « tParametres_n » que nécessaires et boucler n fois dans le processus de remplacement des signets.

Parfois et sans raison apparente si on fusionne plusieurs enregistrements (pour produire plusieurs fois le même document pour diverses personnes) Word se croise complètemement les yeux sur la numérotation des paragraphes ou des puces.

Je n’ai pas encore rencontré ce problème.

Il est préférable de faire tous les calculs de substitution dans Access car le langage de programmation de fusion est réellement pourri et le debuggage des champs de fusion est assez difficile.

Et :

J'ai eu une mauvaise surprise sur le formatage des nombres, parfois Access affiche 2.00 et Word imprime 1.999999999. Note : je travaille dans un environnement multilingues : français, anglais ce qui n'aide peut-être pas.
Il est à la limite plus simple de formater les données et de les convertir en texte dans Access plustôt que d'utiliser les formats de Word.

Je partage ton avis, mais c’est sans doute parce que toi et moi sommes plutôt habitués à la syntaxe Access qu’à celle de Word.

Changer la source de données des words peut être problématique.

Je ne connais pas assez Word, pour émettre un avis sur la facilité de modifier à la main l'original du document de publipostage.
Mais, dans l’exemple du tutoriel, tu remarqueras que dans l’option « Avec champs de fusion », l’instruction



change la db de référence, quelle que soit celle qui avait été choisie à l’origine pour confectionner le document Word.



Encore merci pour tes contributions.

[marot_r]

Oui j'ai fait cela ... et tous mes Word on cessé de fusionner. Il a fallu que je revienne aux versions précédentes.

À part le 255 champs max les autres problèmes ont été aléatoires. Un coup ça marche, un coup non mais sans règle apparente.

Mon point n'était pas de décourager les gens d'utiliser cette solution qui marche dans l'ensemble assez bien, juste d'informer des problèmes qu'ils pourraient rencontrer et qui sont assez frustrants.

A+

[ClaudeLELOUP]

Pas de souci René.
Merci encore pour ton intervention.

Bon week-end.

[Tofalu]

Pour dépasser les 255 champs (limite des tables et requêtes Access), on peut faire une représentation sous forme de métadonnées tblMetaExport(idligne, idPatient, NomChamp,ValeurChamp)


Exemple

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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9
 
1	1	NomPatient	Dupont
2	1	PrenomPatient	Luc
3	1	DNPatient	11/10/1978
 
...
 
256	1	TypeSuture	Agrafes
257	1	......		....

Mais bon, 255 champs c'est quand même déjà pas mal

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Christophe,

métadonnées tblMetaExport

Peux-tu donner un lien pour trouver de la documentation à ce sujet ?
Est-ce disponible dans Access2000 ?

[Tofalu]

Ceci est disponible quelque soit le SGBD puisque c'est une modélisation des attributs sous forme de lignes.

Au lieu de traiter que le nom d'un patient est une propriété du patient, on modélise le fait que le patient a une caractéristique qui est son nom.

Un exemple de modélisation de la sorte :

tblClient(IdClient,PortableClient,FaxClient,FixeClient)

limite le nombre de coordonnées à 3.

Alors que

tblCoordonneesClient(IdClient,LibelleCoordonnee,ValeurCoordonnee) permet de saisir autant de coordonnées que souhaitées.

Un lien pour en savoir d'avantage : http://sqlpro.developpez.com/cours/m...n/metadonnees/

[marot_r]

OK mais comment tu t'en sert pour faire la fusion dans Word ?

En standard Word fusionne à partir d'un enregistrement donc on ne peut pas dépasser 255 champs.

A+

[ClaudeLELOUP]

Merci Christophe pour cette adresse.

[Tofalu]

OK mais comment tu t'en sert pour faire la fusion dans Word ?

En standard Word fusionne à partir d'un enregistrement donc on ne peut pas dépasser 255 champs.

A+

Au pire on pourrait essayer d'exporter dans un classeur excel ou un csv, mais je suis même pas sûr que, du coup, Word accepte plus de champs

[marot_r]

Bonne idée le .XlsX ou le csv je ne l'avais pas envisagé.

A+

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

mais je suis même pas sûr que, du coup, Word accepte plus de champs

On a une certaine marge, mais on est quand même limité à 2 147 483 647 !


Source : http://support.microsoft.com/kb/211489/fr


P.-S. On demande volontaire pour tester le message reçu en cas de dépassement.

[marot_r]

On demande volontaire pour tester le message reçu en cas de dépassement

Un astronome peut-être, ce sont des gens habitués aux grands nombres :-).

A+

[ClaudeLELOUP]

Oui René, sauf que n'aurons le résultat que dans quelques... années-lumière !

[Robert1957]

Bonjour Claude,

Très bon tuto, j'ai bien aimé la manière d'aborder la problématique des relations Word vs Access.

J'ai fait quelques modifications pour une application et je voulais partager.

Premièrement j'ai laissé la possibilité à l'administrateur de la bd de choisir l'emplacement où seront enregistrer les documents de manière très simple, une table avec le chemin réseau.

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

strF = DMax("CheminFichier", "P_Word")

J'ai modifié le code pour qu'il soit accessible à partir de plusieurs formulaires en créant dans un module une fonction qui reprend tes subs:

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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Private Sub btnLettre_Click()
 
    fuChercherDocType Me.hWnd, Eval(Me.ActiveControl.Tag), "R_Parametres", Me.Compagnie, Me.NUM_CLIENT
 
End Sub

En plus comme mon application à plusieurs tables sans rapport direct la possibilité d'avoir plusieurs requêtes "création de table" passé en paramètre dans la fonction pour ainsi mieux définir la table destination finale.

J'ai aussi modifié le sub CreerDosPatient pour tenir compte du type de fichier sélectionné et de la méthode à appliquer selon le cas.

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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Private Function fuCreerDosPatient(strDossier As String, loC As Long)
On Error GoTo GestionErreurs
    'Créer le dossier Patient si nécessaire
    Dim strType As String
    DossierPat = strF & "\DossiersClients\" & strDossier & "_" & loC
    MkDir DossierPat
    'Quel type de fichier?
    strType = Right(CheminDocType, Len(CheminDocType) - InStrRev(CheminDocType, "."))
    Select Case strType
        Case "docx", "doc"
            fuCreerDoc strDossier
        Case "xlsx", "xls"
            fuCreerExc strDossier
        Case Else
 
    End Select
 
Exit Function
GestionErreurs:
    Select Case Err.Number
        Case 75 'le dossier existe déjà
        Resume Next
    Case Else
        MsgBox "Erreur dans CreerDosPatient" & " " & Err.Number & " " & Err.Description
    End Select
End Function

Présentement je traite Word et Excell mais je vais traiter d'autres types de fichiers, j'en suis rendu là.

Encore un fois merci, ton tuto m'a amené a revoir une application qui fonctionnait bien, mais qui maintenant est beaucoup plus professionnelle.

Robert

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Robert,

Ravi de savoir que ce tuto a pu t'être utile.

Merci de me l'avoir communiqué.

Au plaisir de te recroiser au détour d'une discussion sur ce forum.

Claude.

[Robert1957]

Bonjour Claude,

Nouvelle expérience avec ton code.

Une version qui fonctionne sous RunTime (fichier accdr)cause un problème, lors de l'ouverture de Word le message d'erreur "la base est en mode exclusif par admin bla bla bla". Donc impossible d'aller lire les données de la table. J'ai chercher chez Microsoft et je n'ai rien vu.

Pour ne pas perdre plus de temps j'ai contourné le problème en créant une nouvelle base qui possède seulement la table destination et modifier la requête pour qu'elle exporte les données dans cette table. La table est dans le même répertoire que l'application (frontale), donc une base pour chaque utilisateurs.

Ça fonctionne très bien, mais je trouve curieux que Word ne puisse lire un fichier accdr!

Bonne journée

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Robert,

Désolé de ne pouvoir t'aider, j'en suis encore à utiliser Access2000.

Tu aurais peut-être plus de chances de trouver de l'aide en signalant ton problème dans le forum Word.

Au plaisir.

[FrancoisLeChampi]

Bonjour,

débutant dans access et sur ce forum, je commence par remercier tous ceux qui se donnent sur mal pour nous.

J'ai lu le tuto, j'ai essayé de comprendre, ça viendra après plusieurs lectures.

Pour l'instant, j'arrive à éditer un document word rempli avec le contenu des signets.

Mais le document qui s'ouvre est un modèle (.dotx) et je ne voudrais pas qu'un utilisateur le modifie manuellement et l'enregistre. Bien sûr, je vais dire à mes utilisateurs : faites attention à faire "enregistrer sous..." mais un jour ou l'autre...

Peut-on spécifier à Access/Word que l'on ouvrir le document en mode document (.docx) de façon que mon modèle soit protégé.

Merci pour vos réponses.

Francois