Discussion :

[Castagna]

Bonjour à tous,

Voilà je viens ici à la recherche d'un avis parce que malheureusement l'univers des GED n'est pas vraiment mon domaine mais je dois en mettre en place une ou quelque chose d'approchant pour mon entreprise où je suis actuellement stagiaire.

Cette entreprise est une sorte de PME avec une équipe de 5 ou 6 personnes qui suivent et gèrent des projets. Le suivi de ces projets implique un certain nombre de procédures et d'étapes dans la réalisation qui font intervenir un nombre assez important de documents vraiment importants du type contrats, documents officiels, rapports d'audits, rapports financiers, etc. L'établissement de ces documents se fait sur un temps assez long, par différents membres de l'équipe : les dossiers passent de main en main pour être modifiés, améliorés, consolidés, etc. Ce qui crée un sacré bordel de versions ! Une fois que c'est terminé, souvent le dossier ou fichier est passé en PDF et doit être conservé pour un temps assez long (plusieurs années).

L'idée serait donc de mettre en place un système de gestion, de stockage et de partage des documents entre les membres de l'équipe, avec tout un tas de sécurités, sauvegardes, administration des droits, accès, etc. Par volonté de simplicité, il faudrait pouvoir apporter des modifications en ligne aux documents, via une plateforme collaborative par exemple (groupware). Les contraintes sont cependant assez lourdes : un mode hors-connexion doit être possible parce que les membres de l'équipe peuvent être amenés à travailler sur les projets sans forcément avoir une connexion internet. Par ailleurs les documents assez classiques du type office doivent pouvoir être modifiés/édités en Office.

En résumant un peu, j'ai l'impression que les besoins se résument à la mise en place d'une petite GED (pas une usine à gaz, c'est une PME et le volume documentaire n'est pas non plus énorme), intégrée à une plateforme collaborative (j'ai l'impression que ce n'est pas toujours la même chose) qui permette une administration simple des documents, du partage, des droits d'accès, de la synchronisation, etc.

En cherchant un peu et en faisant un cahier des charges assez précis, on a commencé à se tourner naturellement vers une solution du type Google Drive, ou SkyDrive/SharePoint et ce genre de trucs... L'idée serait de faire appel à un intégrateur Google qui nous installe un Google For Business amélioré par quelques scripts qui répondent bien au besoin qu'on a. J'hésite un peu encore entre ça et une solution Microsoft qui a l'air moins praticable mais qui permet au moins de changer des docs en ligne au format Office (ce que ne fait pas Google).

Mais je le répète, ce n'est pas mon domaine et je me rends compte que les solutions GED pures sont extrêmement nombreuses. Avant de prendre une décision définitive j'aimerais donc avoir quelques avis sur les différentes solutions existantes :
Est-ce que Google vaut vraiment la peine ? Est-ce que c'est suffisamment safe ? En avez-vous déjà entendu parler comme d'une GED ?
Plutôt Google ou Microsoft ?
Est-ce que vous pensez à des systèmes de GED plus intéressant que ça, plus robuste ou sécurisé peut-être ? Quelles seraient alors les possibilités et contraintes ?

Je remercie d'avance ceux qui auront eu le courage de lire jusqu'ici et de répondre quelque chose à mon message !

Bonne journée à tous,

Clément

[Poko59]

Dommage que personne n'ait répondu à ton message...
Je suis intéressé par ton post concernant Google Drive.

Une question de plus à ton message (en espérant qu'il y ait quelques réponses) :

Google Drive peut-il être efficace avec les modifications de documents word, excel et autres traitements de texte et tableurs ? Apparemment il y a quelques bugs quand un utilisateur modifie un fichier (tableur par exemple) avec une version et un autre utilisateur avec une version plus ancienne ou plus récente.

Merci d'avance pour vos réponses.

[qwant]

Salut,

Je ne sais pas si vous avez finis le stage ou pas,

Google Drive répond à tout vos besoin collaboratifs (partage de documents, édition simultanée par X personnes)

Google Drive n'est pas une GED au sens strict, cependant il faut mesurer ses besoins, dans votre contexte précis je pense que vous vous en passerez.

Il y a un système de révision pour revenir à des versions précédentes, mais Google optimise ses bases de données et les sauvegardes se purgent toutes seules. Sur ce sujet c'est moyen, mais quand même intéressant.

Il existe des fonction pour exporter en PDF et au format Office 2010 correspondant.

On peut partager des dossiers pour ensuite que tout les fichiers dedans héritent des droits, ceci dit il y a des astuces à connaître pour maîtriser et éviter les surprises (touche CTRL pour multi-catégoriser, et surtout les droits de modification sur un dossier permettent aux contributeurs de déplacer et supprimer un dossier, ou un document. C'est les limites du collaboratif.

La limite aussi c'est qu'un document est toujours vivant, donc à prendre en compte selon ses usages. Si tu garde un document éditable alors que c'est un contrat que tu as fait signer par un client/partenaire, c'est moyen si après signature on peut continuer à modifier le document Google.

L'intérêt de passer sur une offre professionnelle, c'est l'administration des comptes. Si un collaborateur quitte l'entreprise, l'admin Google de l'entreprise reprend la propriété des documents et la réaffecte à un collègue. En mode gratuit, le mec conserve la propriété et c'est compliqué de les récupérer.
Je ne parles pas de tout les autres intérêt qui sont de l'ordre de l'administration informatique.

Vu ton besoin je te conseille Google pour tout les intérêts collaboratifs, l'accès depuis un navigateur ou un téléphone (la fonction numériser sur l'appli mobile remplace avec succès un scanner c'est génial) sans jamais avoir besoin d'installer un logiciel.
Sur l'offre pro, pas d'investissement initial, tu ne payes que la location des comptes au mois (40€/an) et strictement rien d'autre. Pour ce prix tu as 30Go à partager avec Gmail et les photos; sachant que tout les fichiers au format Google ne sont pas pris en charge dans le quota (uniquement les fichiers type ZIP, PDF, PNG ...). Au fait les vidéos que vous mettez dans Drive sont convertit avec la technologie Youtube.
Vous pouvez envisager l'archivage légal (Google Vault) mais il faut doubler le prix.

Concernant Microsoft, sans vouloir rentrer dans le troll, l'offre est plus cher, les fonctionnalités dans le navigateur sont incomplètes et demandent la plupart du temps à acheter en plus la licence Office à installer sur le poste. Les fonctions collaboratives sont beaucoup moins abouties, bien que la version 365 apporte des fonctions pertinentes, mais qui existent déjà chez Google depuis 8 ans.

Pour terminer, attention aux pratiques commerciales de Microsoft, alors qu'en face avec Google vous avez un loyer fixe unique pour tout le monde.
Quand vous aurez votre GED, dans quelques temps vous voudrez un site intranet, des sites projets, un réseau social peut être. Chez Microsoft on vous fera passer en caisse pour payer des licences Sharepoint, SQL, Yammer et compagnie. Chez Google dans votre offre à 40€, vous avez compris Google Site, Google+ (et évidement l'agenda et les contacts, le chat et la visioconférence à 15 personnes). D'ailleurs Hangout est génial, dans une même appli web tu as la webcam et le son jusque 15 personnes à distance, partager ton écran, co-éditer un document, c'est extrêmement puissant et rien de l'égale aujourd'hui. Surtout pour le prix (inclu dans les 40€/an) si on compare à GoToMeeting.

Bonjour à tous,

Voilà je viens ici à la recherche d'un avis parce que malheureusement l'univers des GED n'est pas vraiment mon domaine mais je dois en mettre en place une ou quelque chose d'approchant pour mon entreprise où je suis actuellement stagiaire.

Cette entreprise est une sorte de PME avec une équipe de 5 ou 6 personnes qui suivent et gèrent des projets. Le suivi de ces projets implique un certain nombre de procédures et d'étapes dans la réalisation qui font intervenir un nombre assez important de documents vraiment importants du type contrats, documents officiels, rapports d'audits, rapports financiers, etc. L'établissement de ces documents se fait sur un temps assez long, par différents membres de l'équipe : les dossiers passent de main en main pour être modifiés, améliorés, consolidés, etc. Ce qui crée un sacré bordel de versions ! Une fois que c'est terminé, souvent le dossier ou fichier est passé en PDF et doit être conservé pour un temps assez long (plusieurs années).

L'idée serait donc de mettre en place un système de gestion, de stockage et de partage des documents entre les membres de l'équipe, avec tout un tas de sécurités, sauvegardes, administration des droits, accès, etc. Par volonté de simplicité, il faudrait pouvoir apporter des modifications en ligne aux documents, via une plateforme collaborative par exemple (groupware). Les contraintes sont cependant assez lourdes : un mode hors-connexion doit être possible parce que les membres de l'équipe peuvent être amenés à travailler sur les projets sans forcément avoir une connexion internet. Par ailleurs les documents assez classiques du type office doivent pouvoir être modifiés/édités en Office.

En résumant un peu, j'ai l'impression que les besoins se résument à la mise en place d'une petite GED (pas une usine à gaz, c'est une PME et le volume documentaire n'est pas non plus énorme), intégrée à une plateforme collaborative (j'ai l'impression que ce n'est pas toujours la même chose) qui permette une administration simple des documents, du partage, des droits d'accès, de la synchronisation, etc.

En cherchant un peu et en faisant un cahier des charges assez précis, on a commencé à se tourner naturellement vers une solution du type Google Drive, ou SkyDrive/SharePoint et ce genre de trucs... L'idée serait de faire appel à un intégrateur Google qui nous installe un Google For Business amélioré par quelques scripts qui répondent bien au besoin qu'on a. J'hésite un peu encore entre ça et une solution Microsoft qui a l'air moins praticable mais qui permet au moins de changer des docs en ligne au format Office (ce que ne fait pas Google).

Mais je le répète, ce n'est pas mon domaine et je me rends compte que les solutions GED pures sont extrêmement nombreuses. Avant de prendre une décision définitive j'aimerais donc avoir quelques avis sur les différentes solutions existantes :
Est-ce que Google vaut vraiment la peine ? Est-ce que c'est suffisamment safe ? En avez-vous déjà entendu parler comme d'une GED ?
Plutôt Google ou Microsoft ?
Est-ce que vous pensez à des systèmes de GED plus intéressant que ça, plus robuste ou sécurisé peut-être ? Quelles seraient alors les possibilités et contraintes ?

Je remercie d'avance ceux qui auront eu le courage de lire jusqu'ici et de répondre quelque chose à mon message !

Bonne journée à tous,

Clément