Discussion :

[Pierre67]

Bonjour à tous et meilleurs voeux pour cette nouvelle année.

je dois réaliser un planning hebdomadaire pour une dizaine d'agents.
Le nombre de tâches possibles tourne aux alentours de 40 environ (fauchage mécanique, fauchage manuel, surveillance chantier, entretien ouvrages, ....).

Ce planning doit pouvoir être alimenté par 1/2 journée (lundi matin, lundi AM, mardi matin, mardi AM, .....)

je sollicite vos conseils pour la mise en forme de ce planning avant de passer à la codification en VBA.

Quelles données en lignes, en colonnes, ...

Si vous avez déjà été confronté à un tel tableau, merci de m'apporter vos idées.

Je ne demande pas qu'on fasse le travail à ma place mais qu'on me guide.

Bien à vous

[Philippe Tulliez]

Bonjour,
La création d'un planning à la base ne nécessite aucunement de programmation.
Je gère mon agenda, les "Timesheets" etc... avec excel
La facturation qui en découle est faite pour les détails à l'aide du tableau croisé dynamique.
Les formules de la catégorie DATE associées avec la formule SOMMEPROD permettent de réaliser tout cela.
Quitte ensuite à réaliser quelque lignes de codes pour automatiser tout cela mais en utilisant les objets et méthodes de l'application Excel
Une bonne organisation des feuilles, des tables et des paramètres est importante.
Un petit coup d'oeil dans la FAQ pour commencer.
Suivi des lectures de Comprendre et gérer les dates
sous Excel et en VBA, Utiliser les fonctions Date et Heure sous Excel 2007

[Pierre67]

Bonjour Philippe et merci pour cette réponse

si je parle de programmation, c'est parce que les utilisisateurs chargés de remplir ce tableau doivent (vu leur niveau) avoir la tâche simplifiée.

Je gère mon agenda, les "Timesheets" etc... avec excel
La facturation qui en découle est fait pour les détails à l'aide du tableau croisé dynamique.
Les formules de la catégorie DATE associées avec la formule SOMMEPROD permettent de réaliser tout cela.
Quitte ensuite à réaliser quelque lignes de codes pour automatiser tout cela mais en utilisant les objets et méthodes de l'application Excel
Une bonne organisation des feuilles, des tables et des paramètres est importante.

c'est cette organisation qui me pose problème

[Philippe Tulliez]

Bonjour Pierre,
Oui effectivement, cela peut s'expliquer. Quoique je ne vois pas la raison pour laquelle un utilisateur ne pourrait pas encoder directement ses informations sur une feuille Excel bien protégée avec les formules adéquates, validation de données bien structurée, Mise en forme conditionnelle etc...
Pour te donner des pistes, il serait peut-être intéressant que tu en dises plus car ta demande est un peu vague.
Que doivent faire les utilisateurs, quelles données doivent-ils encoder, avec quel interface, doivent-ils ensuite envoyer ce qu'ils encodent, par mail, sur le serveur.
Est-ce un planning partagé ou autant de planning qu'il n'y a de personnes à consolider ensuite etc...

[Pierre67]

Je te joins, un exemple sur lequel on m'a demandé de travailler.

Eu égard au nombre d'agents, au nombre de rubrique, .... il y a beaucoup de clic à faire !
En colonne B, l'utilisateur choisit les tâches à affecter aux agents pour chaque demi-journée (je crois qu'il y a un bouton pour étendre une activité par journée aux agents.

Cette manière de remplir le tableau me semble peu efficace d'où mon intervention sur ce forum.

Il s'agit d'un planning partagé sur un serveur où plusieur personnes peuvent imprimer, consulter, .....

l'interface reste à créer si cet exemple de tableau doit être revu

[Philippe Tulliez]

Bonjour Pierre,
Pour moi à la première lecture, le classeur se résumerait à quatre feuilles contenant les données.
1) Mouvement comprenant six champs
Date, Période (AM/PM), Agent, Tâches, Engins, Détails
2) Liste des Tâches
3) Liste des Engins
4 )Paramètre
Tout le reste n'est que de la consultation ou de l'impression donc une ou deux feuilles devraient suffire avec des formules de la catégorie DATE, SOMMEPROD, un ou plusieurs contrôles Formulaires ou Validation de données - Liste pour sélectionner la journée, la semaine, le mois ou que sais-je encore / Par agents etc...
L'encodage d'une semaine représente 100 lignes (10 agents x 5 jours x 2 périodes (Matin/Après-Midi)
Si c'est trop long ou fastidieux à encoder, envisager de le faire à l'aide d'un Userform ou utiliser une feuille Excel avec un bouton de mise à jour.
Pour les zones à imprimer la formule INDIRECT piloté par un bouton type formulaire associé au nom Zone d'impression me semble plus approprié que cette multitudes de boutons et de codes que j'ai pu voir et qui alourdissent l'application et rendent la maintenance peu aisée.
Peut-être utiliser les filtres élaborés, je prêche pour ma chapelle, un peu de pub fait du bien
Pour les statistiques, analyses le tableau croisé dynamique
Donc en résumé, peu de code VBA et une utilisation professionnelle d'excel.

[Pierre67]

on voit tout de suite la différence entre 42 pts et 5063 pts

je suis d'accord qu'il faille limiter le nombre de feuilles
j'ai pas tout compris sur la partie consultationet/ou impression avec la partie date, sommeprod, indirect, ...

je vais essayer de digérer tout cela mais il subsiste du flou

[Philippe Tulliez]

Bonjour,

Petite illustration des possibilités d'Excel sans VBA

Voici dans le classeur qui est joint un exemple de consultation d'un planning hebdomadaire qui utilise les formules de la catégorie DATE, SOMMEPROD, INDEX et l'outil Validation de données.
Sur la même feuille, un exemple de trois zones d'impressions sélectionnables par une liste et qui utilise la formule INDIRECT.

Ce classeur illustre bien la richesse des formules d'excel ainsi que ses outils et qu'il est bien souvent plus intéressant de bien les utiliser avant de passer par du code VBA.
Certains disent que c'est compliqué mais très sincèrement VBA est-il simple ?

ps : Attention : On peut modifier ou ajouter des informations dans la table des mouvements mais les jours fériés et les doublons (Même date pour la même personne) ne sont pas gérer et génèrent une erreur dans la consultation. (Pas eu le temps de faire cette gestion).

[Pierre67]

comment n'ai je pas pensé à combiner des si avec sommeprod et un peu d'index
Dans ces conditions cela parait bien plus clair sur les onglet, ....

un peu de vba tout de même pour recopier les formules dans la feuille consultation

je vais examiner cela par rapport à mes besoins par ex rajouter une colonne matin/après-midi, un petit doliprane

cela a l'air tellement simple pour vous

je risque de revenir sur le forum

en tout cas merci pour la démonstration

[Philippe Tulliez]

Bonjour Pierre,

un peu de vba tout de même pour recopier les formules dans la feuille consultation

Franchement, je ne vois pas pourquoi.
En un seul clic, on peut répartir une formule ou une valeur sur plusieurs cellules.
Prenons un exemple
Sélection de la plage où l'on veut placer ses valeurs, par exemple A5:G50.
Lorsque l'on sélectionne une plage, il y a toujours une cellule active. Ici A5
Tapons Excel et ensuite valider par Ctrl+Enter
Le mot Excel a été recopié sur l'ensemble de la plage.
Pour les formules c'est pareil, il faut juste maîtriser le principe des références relatives, absolues et mixtes mais ça c'est la base d'Excel et 80% des utilisateurs d'excel n'en connaissent pas la différence.

[Pierre67]

collage spécial formules quand les bons $ sont bien placés

je vais tenter de voir cela ce week-end

[Pierre67]

je reveins sur un point.
Quand je disais qu'il fallait un peu de vba pour recopier les formules.
En effet, les personnes qui vont utiliser ce planning (et ils seront assez nombreux) n'ont pas les connaissances suffisantes pour gérer les ref relatives, absolues, ... ni le gestionnaire de noms pour les plages.
Donc inévitablement recours àun peu de VBA

[Philippe Tulliez]

Bonsoir Pierre,
En principe quand on prépare un classeur afin que des utilisateurs lambda l'utilisent, on fait en sorte que l'utilisation soit "User Friendly".
Donc évidemment la feuille qui contiendrait cette consultation doit être protégée et seule les listes déroulantes devraient être accessibles à l'utilisateur.
Le classeur que j'ai montré est une démo pour que tu comprennes les richesses des possibilités d'excel sans VBA.
C'est la même chose quand tu consultes un compte sur Internet, il y a une interface qui te permet de consulter ce compte.
Et bien quand je crée une application en Excel, je fais le maximum avec les objets, outils, formules d'excel.
L'utilisateur ne doit rien faire si ce n'est de sélectionner dans une liste ou cliquer sur un bouton (Formulaire).
J'utilise le VBA vraiment quand je ne peux pas faire autrement ou si vraiment c'est trop lent avec Excel ou bien sûr pour des travaux répétitifs Importation/Exportation de données etc... mais j'utilise toujours les cellules Excel comme paramètres et dans mon code VBA les méthodes découlant d'outils présents dans Excel. Ce qui réduit le code VBA à quelques lignes.

[Pierre67]

Bonjour Philippe,

j'ai bien examiné ton exemple, vraiment trop fort.
VBA n'est pas simple pour un utilisateur occasionnel, je dois l'avouer et suis entièrement d'accord avec toi sur la richesse d'excel mais à laquelle je n'ai le même accès que toi.
Mais j'ai constaté que tes formules font appel à des noms. or ces noms représenteront au fur et à mesure des plages variables, d'où la difficulté pour les utilisateurs de redéfinir ces noms à l'avancement du tableau.

[Philippe Tulliez]

Bonjour Pierre,
Les plages peuvent également être dynamiques soit avec la formule DECALER soit en transformant la plage de cellules en tableau.
Le problème des logiciels de bureautique tels qu'Excel c'est que les entreprises investissent dans les dernières licences alors que la majorité des utilisateurs exploitent à peine 8% des possibilités.
Une formation Excel n'est pas un luxe.

[Pierre67]

utilisateurs exploitent à peine 8% des possibilités.
Une formation Excel n'est pas un luxe

Entièrement d'accord
je suis dans une administration qui ne proposera jaimais une formation où on apprend des formules avec sommeprod, indirect, index, ...

heureusement qu'il y a des animateurs tels que vous qui me permettent d'évoluer à titre perso et mettre en application à titre pro.

Excel est vraiment très puissant et passionnant surtout quand on atteint ton niveau

j'aurai encore une question

les noms sont figés en A7:A9

est-il possible de les récupérer au même titre que les formations avec un mix de index, equiv, ... ?

je progresse bien dans mon tableau

bien à toi
Pierre

[Philippe Tulliez]

Bonjour Pierre,

Les noms sont figés en A7:A9
est-il possible de les récupérer au même titre que les formations avec un mix de index, equiv, ... ?

Absolument, il est possible d'accéder à n'importe quelle celle plage avec les fonctions de recherche telle que INDEX, EQUIV ou RECHERCHEV
En fait la validation de données en J2:J13 fait référence à cette plage mais en fait dans un classeur de production, j'aurais prévu une feuille pour les profs, comme expliqué dans une de mes premières réponses.

je progresse bien dans mon tableau

Fantastique, cela fait toujours plaisir d'aider quelqu'un qui s'investit et qui progresse.
Bonne fin de journée

[EDIT] Il faut rendre à César ce qui lui appartient.
La formule se trouvant en A4 et qui calcule le n° de semaine à la norme européenne (cad Semaine 1, s'il y a au moins les 4 premiers jours de l'année) est de Laurent Longre.
C'est quelqu'un qui aidé beaucoup de monde sur le forum MPFE il y a plus de 14 ans. Je lui doit énormément et je ne suis pas le seul.

[Pierre67]

Bonjour

de retour car dans ton commentaire pour ta feuille Mouvements, tu précise que les doublons ne sont pas gérés (même date pour une même personne).
Or en rajoutant une colonne période (matin ou après-midi), je vais avoir ce genre de situation.

De plus, si dans la feuille Consultation je veux par jour pouvoir regrouper par période (matin ou après-midi) cela va se compliquer j'ai limpression dans la rédaction des formules.

[Philippe Tulliez]

Bonjour Pierre,

Ce que j'ai voulu expliquer, c'est que pour un cours (dans mon exemple) il ne peut y avoir qu'une seule personne à une date pour une formation. Si j'ajoutais une colonne Matin et après-midi, il ne pourrais y avoir pour cette date, ce prof et cette formation qu'un matin et un après-midi et ainsi de suite.
Tout cela parce-que une chaîne de caractères contrairement à un nombre ne peut s'additionner mais surtout la formule SOMMPROD comme son nom l'indique fait la somme des matrices et donc s'il y a des doublons (par exemple ligne 2 et 10) va renvoyer 12 et Index(ligne, colonne) va soit renvoyer une fausse information (ligne 12) ou se planter si la base de données contient moins de 12 lignes.

[Pierre67]

Bonjour Philippe

même là les dimanches

comment contourner alors ce problème car ces situations matin et après-midi vont exister

Creer en vba un filtre sur la semaine, copier dans la feuille consultation et retravailler cette feuille pour le "look"

Cher Philippe

merci pour ta patience et tes bons conseils

je te joins un fichier (en phase test) où :

sur la feuilles Taches : 2 boutons. l'un pour saisir les activité l'autre pour réaliser le Planning.

Bien sur la feuille Planning restera à mettre en forme avec des tris sur la période, puis les agents, taches, ...

Je souhaite ton avis de pro à ce sujet

bien à toi
Pierre
le xlsm ne passant pas j'ai remis en xls