Discussion :

[choixged]

Bonjour les amis,

S'il vous plait, quels sont les questions à poser sur les utilisateurs pour savoir leurs besoins en terme de gestion documentaire ? j'aimerais bien avoir des questions pertinentes et ciblées?

Merci

[Jerome2606]

Les questions dépendent de ce que tu peux leur proposer mais je peux déjà t'aiguiller sur les questions que je pose quand je leur propose mon produit de GED:

- Combien d'utilisateurs doivent utiliser la GED (lecture seule ou modification)?
- Disposez-vous d'un serveur Windows ou Linux?
- Aurez-vous besoin d'intégrer les droits Active Directory dans l'authentification pour la GED (client dans service informatique)?
- Les employés utilisent quel OS? Multi plateforme (mélange linux-mac-windows) ou uniquement Windows?
- La GED doit-elle être intégré comme un disque local pour faciliter la formation (comme M-Files) ou est-elle réservée à l'utilisation par navigateur (Alfresco)?
- Y a-t-il déjà en place des applications qui devront intéragir avec elle?
- Quel budget avez-vous prévu?
- Combien de documents doit-elle contenir? Et dans 2, 3 ans les perspectives?
- etc. etc. (une fois lancé tu penseras à d'autres choses à lui demander)

En espérant t'avoir aidé,
Jérôme

[choixged]

Merci Jérôme cela m'éclaircit un peu la procédure.

J'ai une autre question, en fait je dois chercher autour des solutions open sources gratuites, de GED, et je ne suis pas très informé en la matière, est ce que toutes les solutions dites open sources sont gratuites et si c'est le cas, je n'arrive souvent pas à trouver les codes sources. est ce que tu peux m'aider sur ce sujet ?
Merci beaucoup

[Jerome2606]

Personnellement je commercialise le produit M-Files pour les utilisateurs de Windows et je regarde un peu du côté Alfresco lorsqu'il s'agit plutôt d'entreprises orientées Linux.
Je ne peux malheureusement pas beaucoup t'aider à trouver les codes sources.
Toutefois le site sourceforge reste une référence en la matière un petit coup de recherche et tu devrais trouver ton bonheur.
Théoriquement les logiciels open source sont "gratuit", c'est à dire que tu peux disposer des sources et soit directement en faire commerce ou uniquement t'en servir dans un cadre non commercial (tu ne peux pas le revendre), cela dépend des licences.
Cependant,un logiciel open source n'est jamais à présenter comme gratuit à une entreprise, cela demande un coût au niveau de l'étude du programme, sa mise en place, sa configuration, son fonctionnement au jour le jour (backup, formation, support). De plus, un logiciel open source ne peut pas maintenir de contrat de suivi, c'est à dire que personne ne peut dire si on ne va tout simplement pas abandonner la mise à jour du code source.
Bref je m'éloigne un peu du sujet.
Pour les sources regarde du côté de Maarch, Knowledge Tree, Alfresco, novaxel. Je pense qu'avec ceux là c'est déjà une bonne étude qui t'attend.

Jérôme

[choixged]

Merci beaucoup Jérôme,c'est très gentil
J'ai une autre demande si c'est possible, est ce que tu peux me donner un exemple de planning d'un projet d'intégration d'une GED.
Et merci beaucoup

[Jerome2606]

Je n'ai pas de planning pré-établi à proprement parler, cela dépend de la GED que tu met en place, de l'infrastructure déjà en place chez le client, de la grandeur de l'entreprise (10-50-1000 personnes), du niveau informatique des employé, etc. etc. Tellement de paramètres à prendre en compte lors de l'élaboration d'un planning de déploiement.
Tu dois passer de toute façon par quelques phases clés:
- étude du besoin (choix du système de GED, besoin d'intégration plus spécifique ou non, etc.)
- mise en place planifié selon ce qu'il y a déjà et ce que tu fournis en matériel.
- déploiement du système sur le serveur et configuration (là aussi selon la demande tu vas développer peut-être une intégration avec un programme qui tourne déjà chez ton client)
- formation du responsable informatique (s'il y a lieu) et formation du personnel à l'outil.
- suivi sur une semaine du bon fonctionnement (en fonction de la grandeur, on peut également mettre en place le produit progressivement en commençant par un service spécifique).

Voilà à la volée ce qui me vient à l'esprit.

Bien à toi,
Jérôme

[choixged]

D'accord,
Merci Beaucoup, vous m'aidez énormément!!

[delphiexile]

Merci à Jerome d'avoir répondu aux questions de "choixged", enfait j'ai une question en ce qui concerne le formulaire de questions a donner pour un chef de service de l'entreprise,, quelles sont les questions à poser pour collecter le max d'information pour établir sa solution GED?

[Jerome2606]

Les questions que j'ai mis au-dessus reste valable pour un chef de service (quel service déjà, informatique?).
Est-ce que tu as déjà des systèmes de GED en tête? Parce que en fonction des questions que tu poses tu peux orienter son choix en fonction de ce que tu préfères toi comme système.

[bduder]

je dirais :
-quel est leur objectif premier?
-qu'est ce qu'il cherche à améliorer dans leur travail quotidien,
-quels docs sont concernés?
-quel volume de doc est concerné?
-quel process de validation suivent les docs?
-quel niveau de sécurité souhaité?
-qui doit accéder à l'info? (question sous jacente à celle du dessus)
-comment il imagine la solution?
allez A+