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Pierre Fauconnier

Excel: Enregistrez vos classeurs dès leur création!

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par , 27/11/2017 à 21h06 (275 Affichages)
Ainsi, en cas de plantage ou de fermeture sans enregistrer (oui oui, ça arrive), vous ne perdrez que maximum... 10 minutes de votre travail!

Imaginez la scène. Vous créez un nouveau classeur et vous commencez à travailler. Après x heures de travail (mettons... 8), plantage, coupure de courant, que sais-je... Vous avez perdu vos x heures de boulot.

Autre scénario: Vous créez votre nouveau classeur, vous travaillez dans ce classeur durant x heures (mettons... 8), puis vous vous rendez compte qu'il est plus que temps d'aller prendre votre train, et vous fermez votre fichier. Dans la précipitation, vous répondez NON à l'invite d'enregistrement et... vous perdez vos x heures de boulot.

Ok. Et c'est quoi ta solution, Pierre? Ben... Je l'ai dit dans le titre du billet: Enregistrez votre classeur dès sa création. Pourquoi? Parce que... Excel possède deux options très intéressantes. Je ne vais pas vous demander de connaître par cœur toutes les options d'Excel, mais certaines méritent un petit détour, et notamment celles qui sont liées à l'enregistrement du classeur. Allons les voir de plus près via Fichier > Options > Enregistrement...

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Enregistrer les informations toutes les x minutes (10 par défaut).
Cela signifie que lorsque l'option est cochée (par défaut), Excel va enregistrer une version temporaire du classeur à l'endroit précisé. Vous pouvez régler la durée entre deux sauvegardes entre une et 120 minutes.

Ainsi, après plantage, Excel proposera une récupération de la dernière version.

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Conserver la dernière version enregistrée automatiquement si je ferme sans enregistrer.
Vous voyez que ça arrive, de fermer un classeur sans l'enregistrer alors qu'on devrait. Ca arrive même tellement souvent que Microsoft a prévu la parade. Cette option vous permet d'ouvrir à nouveau un classeur que vous avez fermé sans l'enregistrer et d'en récupérer la dernière version sauvegardée automatiquement... Super, non?

Oui, c'est super. Mais vous avez remarqué que j'ai souligné d'ouvrir à nouveau? Car pour ouvrir à nouveau, il faut que le fichier existe quelque part. Et pour qu'il existe quelque part, il faut que vous l'ayez enregistré (Ah, la logique, quand même).

Si vous fermez un classeur sans l'enregistrer alors que vous deviez l'enregistrer, vous pouvez rouvrir votre dernière version enregistrée, puis, via les informations du classeur (Fichier > Informations), récupérer la dernière version enregistrée. En effet, comme Excel garde les cinq dernières versions enregistrées automatiquement, il vous permettra de récupérer la dernière version qu'il a "mis de côté". Voici la liste des enregistrements réalisés par Excel.

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Oups... J'ai fermé sans enregistrer...


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Pas grave!! J'ouvre ma version enregistrée sur le disque à 19:21

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Puis, via Fichier > Informations, j'ouvre la dernière version enregistrée par Excel à 19:53...

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Résumons: Pour bénéficier de la récupération automatique en cas de plantage ou de fermeture sans enregistrement, il faut avoir au préalable enregistré votre fichier. Une (très) bonne habitude consiste donc à enregistrer votre fichier dès sa création.

Reprenons nos scénarios de début de billet. Vous créez un nouveau classeur, vous l'enregistrez directement puis vous travaillez dans ce classeur durant x heures (mettons... 8). Puis, plantage, panne de courant, fermeture sans enregistrement... Vous perdez... 10 minutes...

Petit "plus": : Dans fichier > Options > Enregistrement, vous avez le chemin du dossier dans lequel Excel conserve les versions enregistrées automatiquement (voir la première illustration de ce billet). Vous pouvez toujours aller y faire un tour...

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Allez, avouez, c'est bien pensé, cette sauvegarde automatique, non?

A bientôt pour un nouveau billet

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Mis à jour 27/11/2017 à 21h43 par Pierre Fauconnier

Catégories
Excel , MS Office , Trucs & Astuces

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