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Pierre Fauconnier

Outlook: Classer plus vite ses emails (1)

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par , 28/09/2016 à 18h20 (210 Affichages)
Salut.

Ce lundi, j'animais un workshop sur Outlook dont le sujet était en gros: Trucs et astuces pour gagner du temps. Après avoir développé l'utilisation des règles de traitement des messages lors de la réception du courrier, dont la principale et plus fréquente est probablement de diriger automatiquement le courrier d'une personne, voire d'une entreprise, vers son dossier spécifique, j'ai expliqué l'utilité de nettoyer régulièrement le dossier Eléments envoyés en reclassant les emails qui s'y trouvent dans les dossiers idoines.

Savez-vous qu'une option d'Outlook, et un peu de rigueur, vous permet d'éviter que ce dossier se remplisse, et qu'il faille donc le nettoyer?

Cette option permet de déposer le courrier envoyé dans le dossier du message auquel on répond, si ce dernier se trouve dans un autre dossier de la boite de réception. C'est évidemment intéressant puisque cela permet, après avoir classé le message de Monsieur Dupont dans son dossier Outlook, de lui répondre par un message qu'Outlook classera automatiquement dans le même dossier. Pratique et rapide, non?

Pour activer cette option, rendez-vous dans le volet BackStage d'Outlook (bouton Office sur la version 2007, "onglet" Fichier sur les versions 2010 et suivantes) et choisissez Options, puis Courrier et faites défiler la fenêtre jusqu'au groupe Enregistrer les messages. Cochez l'option Lors de la réponse à un message ne figurant pas dans la boite de réception, enregistrer la réponse dans le même dossier.

Pièce jointe 221427

Il est évidemment important, pour que l'option joue parfaitement son rôle, de classer les emails dans les dossiers avant d'y répondre. Cette option sera donc pleinement active en complément des règles de classement des messages reçus.

Vous connaissiez cette astuce? Vous en souhaitez d'autres (sur Outlook ou la suite MS Office)?

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Catégories
Outlook , MS Office

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