Discussion :

[Joao92]

Bonsoir a tous,

J'utilise Excel pour faire des statistiques je recherche des taux de prise de ventes ou des ratio de matières premières. J'ai petit à petit amélioré mes tableaux a l'aide de forum, seulement de mois en mois les données sont de plus en nombreuse, on m’a conseillé de passé sur une base de donnée Access. Mes connaissances sur Access sont très basic je pense savoir-faire une table .
Pour illustré mes propos et vous donner une idée de ce que je fais vous trouverez en pièce jointe un exemple des tableaux. Je recherche de l'aide ou des tuto pour construire cette petite base pas à pas. Y aurait quelqu'une avec l'âme du prof en Access . Merci pour vos réponses je suis preneur de toutes vos idées.

Bonne soirée a tous

Cordialement

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

Il se peut que tu trouves sur le forum quelqu’un, voire quelques-uns, pour t’accompagner dans l’apprentissage d’Access et te donner le goût d’utiliser cet outil formidable. Ils ne feront pas tout le boulot à ta place, mais seulement une partie pour te montrer comment t’y prendre, apprendre en faisant.
Si ta pièce jointe permet de deviner qu’il s’agit de traiter des chiffres d’affaires dans le domaine de l’Horéca, il faudrait que tu expliques davantage comment tu t’organises pour recueillir les données de base. C’est probablement là le point névralgique de ton application Excel actuelle.
Pour te faire une opinion sur l’opportunité de migrer d’Excel vers Access, tu peux te documenter ici :
http://office.microsoft.com/fr-fr/tr...010253998.aspx

[Joao92]

Bonjour Claude,

Tout d'abord merci pour ta réponse, le but de ma demande n'est pas que le boulot soit fait à ma place mais j’espère que quelqu'un pourra m'accompagner dans cet apprentissage.
La pièce jointe est un exemple de ce que je fais sur Excel, Recherche du ratio matière première au global et par restaurant, recherche du taux de prise de vente au global et par restaurant. Les données sont exportées brut vers Excel et c'est partir de ce tableau que je "nettoie" appeler BD que je travail, je rajoute des colonnes manuellement tel que le num des fiches techniques, la désignation, groupe, famille, s/famille, le mois, service pour identifier les services du midi et du soir.
Apres cela je construis mon tableau avec des formules matricielles, j'ajoute des listes déroulant pour afficher les données.
J’espère avoir apporté un peu plus de précision sur ce que je recherche à faire sur Access.

Cordialement

[ClaudeLELOUP]

Les données sont exportées brut vers Excel

Explique d'où elles viennent, sous quelle forme elles se trouvent à l'origine (output d'une caisse enregistreuse ?), quelles données tu dois ajouter, reçois-tu des données du jour, ou un historique...

Bref quelles sont les étapes actuelles pour obtenir la feuille BD

[Joao92]

Bonsoir,

Les données viennent d’une base oracle, c’est une base centralisé qui reçoit et stock l’ensemble des données des restaurants au jour le jour. Je ne peux que consulter cette base et en extraire les données à l’aide d’un export Excel intégré. Pour obtenir la feuille BD je fais une sélection par mois et par groupe de restaurant.

Cet export contient :
Les points de ventes (Paris restaurant Midi, Paris restaurant soir).
Num de fiche Technique.
Désignation de la fiche.
Quantités.
Cout de la fiche.
Le Prix de vente TTC.

Je rajoute à cet export
Le mois.
Groupe. (Boissons / Nourriture)
Famille.
S/Famille.
Service (Midi / Soir)
Ce qui me fait ma feuille BD

Bonne soirée

Cordialement

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

OK, j’ai compris ce que tu fais.

Je vois deux grandes étapes :
- la récolte des données de base ;
- la présentation des tableaux finals.

Tout cela est parfaitement possible à réaliser en Access. Toutefois, pour ce qui est des tableaux de synthèse, un tableur (Excel) offre plus de confort que Access. De plus, ce serait dommage de ne pas capitaliser sur ce qui existe.

Je suppose que ce qui te demande du temps, c’est la confection de ta feuille BD. Une voie serait peut-être de réaliser cette étape en Access et de repasser ensuite la main à Excel : les deux logiciels peuvent interagir.

Ce n’est peut-être pas l’exemple d’application le plus facile pour débuter, mais tu pourrais faire, au début, l’impasse sur la compréhension des quelques lignes de code nécessaires : on peut conduire une voiture sans maîtriser le fonctionnement d’un carburateur (je le fais depuis plus d'un demi-siècle !).

Qu’en penses-tu ?

[Joao92]

Bonjour Claude,

Cette approche me séduit, cela me permettras de me faire la main sur Access.
Et si en plus les deux logiciel peuvent interagir ça va être du bonheur " j'espère"
En effet ce qui prend plus de temps c’est cette feuille DB. Les tableaux de synthèse eux se mette à jour automatiquement une fois que la DB réalisée.

Par quoi je dois commencer?
Quel sont les étapes a réalisé?

J'ai aussi un demi-siècle et c'est quoi un carburateur? Je plaisante

Cordialement

[ClaudeLELOUP]

Quelles sont les étapes à réaliser ?

1° le modèle de données (définition des tables et relations)

2° un code pour importer les nouvelles données

3° ajouter ces nouvelles données à l'historique

4° construire les données à renvoyer à Excel.


Peux-tu poster deux fichiers Excel successifs qui sortent du système Oracle.

Y a-t-il une objection à ce que le nouveau fichier Excel à traiter se trouve dans le même répertoire que ta DB ? (Pour éviter de devoir communiquer l'adresse.)
Le nom de ce fichier change-t-il d'une exécution à l'autre ?

[Joao92]

Bonjour Claude,

Tout d'abord désoler pour cette réponse tardive, j'étais en déplacement. Tu trouveras en pièce jointe un fichier Excel qui sort d'oracle. Le format de sortie est toujours le même seul le nombre de lignes change.
Les fichiers font en moyenne suivant les mois entre 20 000 et 25 000 lignes. J’ai seulement réduit le nombre de ligne et modifier les noms pour des raisons de confidentialités.

Je n’ai pas d'objection pour que le fichier se trouve dans le même répertoire que la DB.
Le nom du fichier reste toujours le même.

Bonne soirée

Cordialement

[ClaudeLELOUP]

Dans ce fichier-ci les N°_ sont de type texte. En fait un nombre précédé d'une apostrophe.

Y a-t-il une raison ?

Dans tes tableaux Excel, tes calculs prennent des plages de 1867 lignes. Et tu me parles maintenant de 20 à 25 000 lignes !

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

=SOMME((BD!$E$2:$E$1868=Taux!$A8)*(DROITE(BD!$M$2:$M$1868;13)="Restaurant")*(BD!$G$2:$G$1868))

[Joao92]

Bonsoir,

Les N°_ sont de type texte, c’est dans ce type qu’ils sont exportés j’en connais pas la raison, probablement qu’ils ont dû être renseignés au format texte dans la base oracle. Je les convertis en nombre pour les exploiter dans mes tableaux.

Les tableaux que j’ai posté sont un exemple de ce que je fais, dans la réalité les plages de calculs sont plus grande
ci-dessous celle d’avril.

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

=SOMME((BD!$E$2:$E$23235=Taux!$A8)*(DROITE(BD!$M$2:$M$23235;13)="Restaurant")*(BD!$G$2:$G$23235))

et Mars

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

=SOMME((BD!$E$2:$E$22768=Taux!$A8)*(DROITE(BD!$M$2:$M$22768;13)="Restaurant")*(BD!$G$2:$G$22768))

Tes questions sont pertinentes je remarque que je manque de précisions désolé.
Merci pour ton aide.
Bonne soirée

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,
J’ai actuellement une proposition qui habille le fichier Excel output de Oracle pour obtenir un fichier Excel semblable à ton Excel final actuel.
Mais son exécution avec 30 000 lignes dans le fichier dure environ 8 minutes.
Dans ton Excel actuel, tu as 14 colonnes.
Certaines ne sont pas utilisées dans tes calculs : par exemple la colonne « Point de vente » ne te sert plus dès que les colonnes « Resto » et « Service » ont été garnies.
La durée du processus est pratiquement proportionnelle au nombre de colonnes à réexporter d’Access vers Excel : avec 7 colonnes, il faut seulement 4 minutes !
Pourrais-tu créer une feuille BD qui ne contiendrait que les colonnes utiles et modifier tes formules dans les autres feuilles en partant du principe que je te fournirais le mois et le nombre de lignes depuis Access.
Donc une feuille BD uniquement avec les colonnes indispensables à tes calculs et dans tes calculs faire référence à une cellule qui contient le mois et à une autre cellule qui contient le nombre de lignes. Par exemple deux cellules que tu loges dans la feuille FT et que tu garnis toi-même pour tester la nouvelle forme de tes formules.

[Joao92]

Bonsoir Claude,

Tu trouveras en pièce jointe le fichier avec les modifications que tu as demandé.
J'ai gardé 7 colonnes et ajouter les deux cellules avec le mois et le nombre de ligne dans la feuille FT. Je rencontre un problème dans les formules de calculs de la feuille BD, j'ai réussi à ajouter la cellule mois, je n'arrive pas à ajouter la cellule nombre de ligne, je tourne en rond depuis un moment.
J’espère toutefois avoir bien compris ta demande.
Bonne nuit
Cordialement

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

Merci, je vais travailler avec ce nouveau fichier.
Pour les colonnes, OK.
Pour le « Mois », on verra plus tard (d'ailleurs, j'ignore si tu t'en sers dans cette phase de ton travail).
Pour le nombre de lignes dans tes formules, sachant que BD peut contenir un nbre de lignes variant de mois en mois (max 25 000 actuellement), au lieu d'écrire dans ta formule :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

=SOMME((BD!$A$2:$A$1796=Taux!$A8)*(DROITE(BD!$G$2:$G$1796;13)="Restaurant")*(BD!$C$2:$C$1796);FT!$L$2)

ne peux-tu pas écrire :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

=SOMME((BD!$A$2:$A$30000=Taux!$A8)*(DROITE(BD!$G$2:$G$30000;13)="Restaurant")*(BD!$C$2:$C$30000);FT!$L$2)

De cette manière la formule reste la même, quel que soit le nombre de lignes, pour autant qu'il reste inférieur à 30 000.
Au moment du retransfert Acess Excel, je peux aller inscrire ce Nbre exact quelque part, d’où ma proposition... qui est peut-être sans intérêt.

[ClaudeLELOUP]

Voici un premier essai, n’essaie pas de comprendre le code, je viendrai l’expliquer en détail quand on saura que ça marche.
Parce que j’utilise une version Acess2000, j’ai dû convertir les fichiers *.xlsm en *.xls, cela devrait être sans conséquence.
Essaie d’abord de vérifier que la db fonctionne sur ta machine.
À l’ouverture tu devrais avoir ceci :



J’utilise Excel2010, si tu disposes d’une autre version, tu auras peut-être un message d’erreur comme celui-ci



Si c’est le cas, clique sur OK pour fermer cette fenêtre et dans le menu Outils, clique sur Références…



Dans la fenêtre qui s’ouvre, recherche la bibliothèque qui correspond à ta version d’Excel et tu coches





Pour tester de mon côté, j’ai bricolé Original.xls en dupliquant les enregistrements de l’échantillon output Oracle que tu m’avais fourni.
Clique sur le bouton « Traiter » et sois patient, c’est encore long. Chez moi




Je constate que Taux, Ratio et CoûtRes contiennent des montants sans doute farfelus dans la même mesure que la source bricolée que j’utilise, mais c’est bon signe.
Si tu veux tester, ferme d’abord la db, prends un output Oracle réel, rebaptise-le « Original.xls » et place-le dans le même répertoire que la db à la place du mien. Ouvre ensuite la db et exécute le programme, tu pourras alors comparer la pertinence du résultat.


La db et les fichiers du test sont ici : http://claudeleloup.developpez.com/F...0514Joao92.zip (à décompresser dans un même répertoire).

[Joao92]

Bonjour Claude,

Merci pour ces retours, c’est tout bête je n’ai même pas pensé à bloquer le nombre de lignes. Pour le « Mois » aujourd’hui je fais un classeur par mois. A l’avenir je souhaiterais faire des comparaisons par mois. Tu as raison on verra plus tard.
Pour Access l’extraction c’est bien déroulée. J’ai testé avec un « vrai» fichier exporter d’oracle.

A l’ouverture de l’ouverture:



Et après clic sur le bouton « traiter »


J’ai changé les couts et les prix de ventes.

Le résultat est pertinent

Merci
Bonne soirée

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Joao92,

Voici la documentation que je t'annonçais : http://claudeleloup.developpez.com/t...-access-excel/.

N'hésite pas à me signaler les endroits qui ne te semblent pas clair : c'est, je crois, ton premier contact avec le VBA (Visual Basic for Access), donc dans les parties code essaie de "sentir" ce qu'on y fait. Avec un peu d'entraînement, beaucoup de tâtonnements... et la touche <F1>, tu finiras par être capable de l'écrire toi-même : c'est souvent du mauvais anglais, mais avec une orthographe rigoureuse.

Dans un deuxième temps, je soumettrai ce texte à la relecture technique sur le forum dédié, mais les remarques des autres forumeurs sont d’ores et déjà bienvenues.

[Joao92]

Bonsoir Claude,

Merci pour ce travail et surtout d'avoir pris de temps de rédiger la documentation. je l'ai imprimé et c'est avec intérêt que vais me pencher dessus pour me faire la main.
Je reviendrais vers toi suivant mes questions et besoins. N’étant pas très a l’aise en VBA ça va me prendre un peu de temps.

Bonne soirée

Cordialement