GED avec Access

Bonjour à tous !

J'entreprends de réfléchir à la conception d'une base Access dédiée à la gestion de mes dossiers clients. Or, je suis avocat, et la paperasse est une réalité incontournable et délicate à gérer.

Gérer plus ou moins bien le cabinet avec Acces ne me pose pas de gros problèmes.

En revanche, ce que je souhaite, c'est que tous les documents arrivant (courriers, pièces, conclusions, etc) soient immédiatement numérisés et gérables dans la base de données, rattachées au dossier client correspondant. Sans que pour autant elles y soient incluses, elle en deviendrait trop lourde.

Un exemple concret : le bordereau de communication de pièces.
Un client me donne 26 documents. J'en communique 12. Je voudrais que, dans ma base de données, il me suffise de sélectionner dans une liste "Pièces" celles que je veux communiquer (au moyen d'une case à cocher), de cliquer sur un bouton "Editer un bordereau" (relié à un état dynamique) et de récupérer tout chaud sorti de l'imprimante un beau bordereau, accompagné des 12 documents en question, prêts à être envoyés au confrère.
Voire... Mais est-ce possible ? Que l'ensemble soit automatiquement faxé ou mailé au confrère...

Bon... Faut-il que je renonce à Access et au plaisir de travailler sur une solution conçue par mes soins ?

Merci d'avance pour toutes vos remarques, indications, conseils, lectures...

Je vais déja te décevoir, Access ne numérisera pas tout seul...

Etant médecin, j'ai le même souci, celle d'adjoindre des pièces ou documents scannés au dossier de mon patient.

la solution que j'adopte est d'attribuer aux pièces jointes un nom de fichier qui comprend le numéro du dossier du patient suivi de la date inversée suivi eventuellement d'un descriptif

pour la Radio pulmonaire du patient 355 réalisée à la date du 13/05/2007
le nom sera 00355_070513_Rx pulm
(l'avantage de la date inversée étant de faire apparaitre un ordre d'apparition par année, puis mois, puis date)
Le numéro de patient est formaté sur 5 caractères pour permettre un nombre maximum de 99999 d'identités.

Tu mets ces pieces jointes dans un répertoire de ton disque dur, eventuellement un sous repertoire par client, et dans le formulaire client, tu crées un bouton de commande qui ouvre une boite de dialogue te permettant d'afficher la liste des fichiers et eventuellement des commandes permettant d'ouvrir le fichier, de l'envoyer par mail, etc...

Dans cette manière de faire, les fichiers ne sont pas indexés directement par Access, mais sont disponibles et utilisables .
Cela me parait moins lourd que d'indexer et gérer les pièces jointes directement par access.

Bonjour,

Citation:

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Faut-il que je renonce à Access et au plaisir de travailler sur une solution conçue par mes soins ?

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A priori, non ;)

La conception du modèle de données pour cette base (ou partie de base si ce projet s'intègre dans une base "clients" existante) ne devrait pas poser de problème particulier. A savoir quand même quelle version d'Access tu utilises ? Avec Access 2007, la gestion des pièces jointes pourrait être sensiblement différente.

Citation:

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...de récupérer tout chaud sorti de l'imprimante un beau bordereau, accompagné des 12 documents en question

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Il est tout à fait possible d'imprimer tout type de document directement avec l'api ShellExecute (une recherche sur le forum donne de nombreux résultats, dont cette discussion).

Quant à les expédier en pièces jointes par mail, tu peux faire des recherches sur le forum ou dans la faq (mot-clé mail ou Outlook, par exemple). Ici, un exemple de code.

Comme mentionné par dr_feelgood, je pense qu'il faut attacher une importance particulière à la façon dont seront stockés les documents numérisés. La solution la plus adéquate me semble de n'enregistrer que le nom du document dans la base Access. Pour reconstruire le chemin complet, il existe différente possibilité, par exemple d'enregistrer cette donnée dans une table de la base dédiée à cet usage. Cela évitera tout problème de "portabilité" de l'application.

En outre, la création de répertoires, le test de l'existence de ceux-ci ou de fichiers est assez simple en VBA.

Pour la numérisation, tu n'en dis pas beaucoup. Envisages-tu de créer une image au format jpg ? Ou de convertir au format pdf ?

Si tu entends faire de l'acquisition d'image, tu peux regarder ici, en milieu de page, "Utilisation des images dans Access".

Cela fait déjà quelques pistes à explorer...

Domi2

Il existe une solution toute faite qui s'intitule microged.
Editée par aci-multimédia
L'auteur : Patrick Barantal.

Cette solution, est à base d'Access.
Il existe une solution spécifique pour les avocats, d'ailleurs...
;)

Je vais essayer de contacter Patrick pour le ramener sur ce thread, si cela vous intéresse.

Bon, je viens d'avoir Patrick au téléphone.
Pour ceux que cela intéresse, il m'a demandé de fournir son N° de téléphone : 0623211801. il vous rappellera s'il est occupé.

Il vient de sortir une nouvelle version à jour qui tourne aussi sur Vista et qui prend en compte le scann des documents.

Voilà !
bonne journée.

Merci pour vos réponses !