Base pour stockage d'informations sur des candidatures

[ccanu]

Bonjour,

Me voici parmi vous pour vous demander de l'aide sur une conception d'une base de données à priori facile.

Je travaille dans les Ressources Humaines et je dois donc créer une base de données afin de stocker les candidatures.
Je possède déjà un tableau Excel qui est assez pratique mais peut-être est-ce encore plus pratique avec Access !

Je souhaiterais simplement entrer des données telles que nom, adresse et date de candidature (formulaires ? autre chose ? ^^) par exemple ainsi que relier la base Access à Word afin de pouvoir envoyer des lettres de confirmation de réception à ceux qui postulent par courrier (macro à faire je suppose ...)

Hum, j'espère avoir été assez claire et que quelqu'un pourra m'aider !

Claire

[Simplifi]

hello,
bienvenue à une débutante, c'est toujours un plaisir

ajoute à ton prochain post une image de ton tableau Excel
et surtout avant même de savoir si c'est possible donne nous une idée de ce que tu voudrais comme fonctionnalité supplémentaire

le publipostage, c'est basique
le publi mailling, c'est pas trop compliqué
le publi mailling personnalisé, c'est faisable
les tris et filtres en tous sens sont possibles (mais sous Excel aussi)
table des commnes avec codes postaux

donne nous aussi ne idée de la taille de ton tableau actuel!
A bientôt

[Jeannot45]

Bienvenue sur le Forum de DVP où j'en suis sûr tu trouveras beaucoup de reponses à tes questions.

par exemple ainsi que relier la base Access à Word afin de pouvoir envoyer des lettres de confirmation de réception à ceux qui postulent par courrier (macro à faire je suppose ...)

Pas forcément besoin d'aller jusque là non plus, dans Access, il y aussi des états qui pourront tout aussi bien faire l'affaire et là pas forcément de macro !

[ccanu]

Re-bonjour,

Merci pour ces petites précisions.

Tout d'abord, voici les données que j'entre dans mon tableau excel :

Anrede, Vorname, Name, Zusatz, Straße, PLZ, Ort, Land, Tel_privat, Tel_geschäftlich, Eingangsdatum, Bewerbungals, Referent , Telreferent, Sachbearbeiter, Absage Datum, Absage-Nr, lfd.-Nr. Abs., Einladungstag, Einladungsdatum, Einladungszeit, Ansprechpartner, Tochter/Partnerunternehmen, bestätigt.
= Titre, prénom, nom, ajout, rue, code postal, ville, pays, tel privé, tel pro, date de réception, poste convoité, personne responsable, tel du responsable, personne travaillant la candidature, date de refus, cause du refus si existant, numéro de refus (accessoirement inexistant), date d'invitation.

J'aimerais juste y ajouter, date de transfert de la candidature au responsable, date d'un retour du responsable afin de savoir le temps que met une candidature qui arrive chez nous jusqu'au refus ou l'acception.

Bon, tout est écrit en allemand vu que je travaille en Allemagne !

J'ai 3 tableaux Excel différents pour le moment suivant le type de candidature : par courrier, par internet ou pour des stages. Nous recevons environ 200 candidatures par mois pour vous donner une idée de la taille du fichier.

Le publipostage est déjà fait sur Excel, pas de problème.
Les tris et filtres aussi, existant pour chaque fonctionnalité.
C'est ce que j'aimerais retranscrire sur Access.

Puisque j'aimerais également savoir combien de candidatures je recois par poste et dans quel labs de temps.

Merci d'avance

[Simplifi]

hello
ça devrait être faisable
tu vas ouvrir Access et directement importer le premier de tes tableaux Excel
ça devrait te fabriquer automatiquement une jolie table (l'assistant est pas mal fait)(de sa personne)
En passant en mode création, tu vas pouvoir vérifier si les types de données sont corrects (il est en effet possible qu'une colonne puissse recevoir de l'alphanumérique mais qu'au moment de l'importation il n'y ait que des chiffres, dans ce cas Access aura fabriqué un type num au leu d'un texte)

comme on ne va pas fabriquer trois tables, (ça ne sert qu'au stockage, pas forcément à la visualisation), tu va rajouter une colonne sup (en plus de celles que tu veux déja rajouter) pour stocker "courrier", "internet", ou "stage"
ce qui par requête simple te permettra de retrouver tes tableaux

ensuite, avant de poursuivre l'automatisation des choses, il faudra répondre à la question:
quel est le centre de mon application???
- moi?
- Access?
- le pc superturbo vachementgraphique hypertuné?
- VisualBasic, SQL?
- le candidat?
- ma boite?
- les examinateurs?
- la lune?

Courage

[ccanu]

Ma première petite table est très jolie !

Dans ma création, je nai pas mis de clé primaire (qui doit s'appeler autrement, désolée pour la traduction !)

Il y a cependant des erreurs d'importation puisque j'ai une autre table : erreur d'importation où je trouve :
erreur : "métamorphose" de types
champ : Absage Datum (date de refus)
ligne : 222

J'ai également changé certains types de champs (date ou autre) et je me demandais si le temps pris entre la réception de la candidature et l'invitation à un entretien devait être en chiffre - donc calculé en fonction des dates - ou en texte et je l'insère moi-même.

J'ai donc créé ma petite colonne "Typ" ou j'inscrirais plus tard le type de candidature. Je crois savoir qu'il existe une possibilité de menu déroulant (champ liste, non ?) où je pourrais directement sélectionner "stage", "courrier" ou "online". Ce n'est peut-être pas pour maintenant ?!

J'ai également changé la taille des champs afin d'alléger la base.

Si j'ai bien compris ta question concernant le centre de mon application. Je rentre les candidatures, mes collègues (donc le service RH) vérifie les données et s'occupe de trier le tout (nombre de candidatures par poste par exemple), ce que je serai amenée à faire.
En somme, le candidat est important.
Et cette base doit faciliter la sélectionner et la "vision" des candidatures qui sur un tableau Excel sont pas faciles à voir.

Dois-je maintenant importer mes autres tableaux et les mettre directement dans la table déjá créée ?

Merci beaucoup !

[Simplifi]

Bonne réponse!
le candidat au centre, c'est bien, comme le centre est assez grand, on va même pouvoir y ajouter les personnes du RH (c'est surtout pour les listes déroulantes qu'on va trouver sur le formulaire d'accueil)

Bien sûr que tu dois ajouter les autres tableaux Excel mais avant de tou mélanger, il faut d'abord ajouter aux enregistrements présents le typ (mettons que tu as chargé les 385 lignes de la table "courrier") plusieurs solutions:
- taper "courrier" 385 fois
- recommencer le travail après avoir ajouté la colonne dans Excel
- apprendre tout de suite les requêtes mis à jour

Une requête sélection est un outil permettant de sélectionner les enregistrments d'une table ou de plusieurs tables liées entre elles.
Dans notre cas, on va sélectionner tous les enregistrement de la table (son nom?) on va afficher seulement le champ "typ" (pas de critère puisqu'on veut tout sélectionner)
on va changer le type de requête en "mise à jour" (bouton dans le menu)
et dans la ligne mise à jour qui vient d'apparaître, on va mettre "courrier" (remplace si j'ai pas pris la bonne hypothèse)

et on va exécuter en répondant que oui, on veut mettre à jour 385 enregistrements

pour la suite, on va plutôt importer le prochain tableau dans une table temporaire "tempo" ce qui nous permettra de voir un autre type de requête, le type "Ajout" en même temps, on fixera le typ

quand à l'erreur de conversion,il faut aller voir la ligne 222 qui doit avoir une drôle de date.

Quand aux calculs, comme je suis extrèmement fénéant, tout ce que je peux éviter de saisir, et bien, je laisse faire par l'ordi

A+

[ccanu]

La requête mise à jour a été effectuée avec succès !
Cependant, ma base Excel comportait plus de 2000 lignes, ce qui m'a mis du "courrier" partout

Pour l'erreur de conversion, c'est bon, il n'y avait rien en fait ... cela me l'a refait après avoir importé la nouvelle base alors que parfois, les cases étaient vides ...

J'ai importé ma nouvelle base "online" renommée "tempo" pour l'occasion et j'attends tes directives avant de fixer le typ si jamais on le fixe après avoir fait la requête "ajout".

Nom de la table = "Bewerber ab Sept 2007".

Pour les calculs, faut-il le voir maintenant ou plus tard ?

A très vite !

[Simplifi]

les calcul: plus tard
le nom de la table: pouaaa! ceherche un nom plus court et surtout sans blanc
"Bewerber" devrait suffire

bien, on va donc baser une requête sur la table "tempo", choisir le type de requête "ajout", donner le nom de la table dans laquelle on ajoute: "Bewerber"
et en mettant les noms de champ de tempo, Access devrait te préconiser le nom de champ correspondant (dans lequel on ajoute)
cette méthode est très utile si les champs de "tempo" ne sont pas exactement en face de cuex de "Bewerber"
à la fin de tous les champs de "tempo" on va mettre une colonne de plus avec comme nom de champ "online" et dans ajouter à: "typ"

[ccanu]

- nom de la base changé.
- requête "ajout" mise en place avec succès.

Bon, il y a eu un grand nombre de lignes blanches entre les données et ce n'était pas rangé en fonction des dates comme dans ma base Excel mais j'ai tout retrié en fonction des dates de réception des candidatures.

Quelles sont les directives chef ?

(PS : je peux encore travailler dessus demain, puis ensuite, je pars une semaine en vacances, je serai de retour pour me remettre aux fourneaux le 28.)

[Simplifi]

hello
la même chose avec le dernier tableau, si ce n'est déja fait

ensuite, mettre une clef à cette table
Une clef c'est quoi? un champ dont le contenu identifie à coup sûr l'enregistrement. ça peut être une clef double: c'est à dire une paire de champs

te tracasse pas pour l'ordre de présentation de la table
on va voir ça avec les formulaires, qui sont faits pour saisir et modifier les données et les états qui sont faits pour présenter les données
bien qu'on puisse voir une table ou une requête

les requêtes servent surtout à combiner les données de plusieurs tables
mais pour le moment tu n'as qu'une table

on va donc créer le table des personnes qui étudient les candidatures, ça nous permettra d'avoir leurs données de façon unique

pour ça on va déja recenser les personnes citées dans les tableaux avec une requête basée sur la table, contenant le champ des personnes, et comme opération, (barre de menu) un regroupement
si on a la flemme de retaper les noms, on peut transformer cette requête sélection en requête création de table
Dans cette table, on va pouvoir ajouter une colonne pour l'identifiant court (Initiales ou N°)
et on va revenir dans la table principale pour remplacer les noms par l'identifiant

Si tu utilise Access 2007, il y a un assistant pour éclater les tables!!

[ccanu]

- dernier tableau importé et tout

- clé primaire mise sur un nouveau champ "Nummer" MAIS lorsque je veux enregister, il me dit que je ne peux pas car il n'y a pas de valeur dans le champ. Dois-je donc créer une nouvelle colonne et inscrire les numéros de1 à x ?

Question : puis-je maintenant effacer les deux tables temporaires ?

Question : Quand tu dis le champ des personnes (requête avec regroupement), je sélectionne le "Nummer", le nom et le prénom ?

Remarque : non, je n'ai pas Access 2007

si on a la flemme de retaper les noms, on peut transformer cette requête sélection en requête création de table
Dans cette table, on va pouvoir ajouter une colonne pour l'identifiant court (Initiales ou N°)
et on va revenir dans la table principale pour remplacer les noms par l'identifiant

Et tout ca, j'avoue, j'ai pas tout compris

J'aurais donc peut-être le temps de travailler dessus ce soir et je serai ensuite de retour le 28 juillet.

[Simplifi]

hello
bien sûr que tu le fais gueuler si tu mets une clef sur un champ vide que tu viens de créer!!!!!

ensuite, mettre une clef à cette table
Une clef c'est quoi? un champ dont le contenu identifie à coup sûr l'enregistrement.

comment veut tu qu'un cahmp vide identifie à coup sûr l'enregistrement
bien sûr, on peut numeroter de 1 à n et mettre la clef dans un champ nummer
mis ça, ça sert à rien, il vaut mieux mettre la clef sur un champ qui a déja une signification
par ex le nom du candidat:
oui mais si j'ai deux candidats de même nom (deux frères)
alors clef double nom et prénom
et si un deuxième se présente avec le même prénom, alors demande lui sonsurnom et accole le au prénom
et si .... non!

à propos de "personnes" je pensais à:

...tel du responsable, personne travaillant la candidature, ....

elles et eux sont des personnes stables et récurrentes dans l'enrepise, (j'imagine) et donc c'est utile de les retrouver dan une table à part

[ccanu]

(retour )

Eh bein quand je veux mettre ma petite clé primaire double sur le nom et le prénom, il me dit quand meme qu'il y a de multiples valeurs soit dans l'index, dans le clé primaire ou dans la relation ... Il me dit de changer les valeurs dans le champs dans lesquels il y a les mêmes valeurs, enlever/déplacer (entfernen) l'index ou de définir un nouvel index afin que les entrées en double soient possibled .... comprends pas

on va donc créer le table des personnes qui étudient les candidatures, ça nous permettra d'avoir leurs données de façon unique

pour ça on va déja recenser les personnes citées dans les tableaux avec une requête basée sur la table, contenant le champ des personnes, et comme opération, (barre de menu) un regroupement
si on a la flemme de retaper les noms, on peut transformer cette requête sélection en requête création de table
Dans cette table, on va pouvoir ajouter une colonne pour l'identifiant court (Initiales ou N°)
et on va revenir dans la table principale pour remplacer les noms par l'identifiant

Sinon pour l'autre, j'ai compris l'idée mais pas vraiment la facon de faire ...
En fait, pour le moment, les personnes ne sont recensées dans aucun tableau ! Il s'agit du personnel de la RH et ensuite, les interlocuteurs changent en fonction du département où l'on envoie la candidature (logique) et ceux ne sont jamais les memes !

[Simplifi]

hello
si tu as des pb pour mettre une clef double, alors il faut déjà chercher les doublons. Si ils sont valides, alors il faut revoir mon analyse, sinon, il faut virer les doublons: si c'est un ou deux, on le fait à la main, si beaucoup d'enregistrements ont été doublés à cause d'une double manip d'importation, alors on peut refaire la manip d'importation ou bien faire une requête pour supprimer les doublons, ou encore une requête pour bien regrouper les enregistrements et créer une nouvelle table temporaire

Beaucoup de solutions!