Gestion de temps sous access

[K4mu1]

Bonjour,

Je viens de la section VBA access, et je cherche à faire une gestion de temps par access.

En fait ce que j'aimerai c'est rappatrier des fichiers excel correspondant à des temps passés sur des dossiers dans access pour pouvoir faire des tri et des requetes. Tout ceci dans un but budgétaire et de facilité la facturation.

Pour le moment le projet avant très bien grace à Mr Leloup.

L'importation des fichiers fonctionnent très bien cependant, lors de la création de la table (lors de cette importation), les données ne sont pas transférées dans la table principale qu'est la table "travail". J'ai tenté de faire une requête ajout pour remédier à cela, mais toutes les données ne sont pas reprise et le format date non respecté.
J'imagine qu'il faut que je formate la table d'importation des données excel, cependant cette table doit rester ephémère pour éviter les doublons, donc je ne vois pas comment garder les formats....

Ci-joint un exemple du projet avec une feuille de temps fictive.

Merci de votre aide et de votre patience

Kamui

[Siguillaume]

Bonjour,

Envoyé par K4mu1

En fait ce que j'aimerai c'est rappatrier des fichiers excel correspondant à des temps passés sur des dossiers dans access pour pouvoir faire des tri et des requetes. Tout ceci dans un but budgétaire et de facilité la facturation.

Devrait-on considérer que ces données sont deja importées d'Excel, et que les opérations à effectuer devrait se faire sous Access?

[K4mu1]

Oui effectivement. Le soucis d'import de Excel à Access a été règlé.
La table travail doit pouvoir être le centre de données qui déssert toutes les requetes.
Cette table doit pouvoir trouver les données à partir de la table que j'ai appelé Test. Il s'agit de la table crée sur la base de l'import excel>access.

[Siguillaume]

Envoyé par K4mu1

La table travail doit pouvoir être le centre de données qui déssert toutes les requetes.
Cette table doit pouvoir trouver les données à partir de la table que j'ai appelé Test.

Que voudrais-tu alors faire concrètement?

[K4mu1]

J'aimerai que mes données de la table "Test" (import de excel) se copient dans ma table "Travail" automatiquement. J'avais crée une macro, mais elle ne focntionne plus. En fait c'etait une macro uqi utilisait la requete ajout. Maintenant si vous avez de meilleurs idées, je suis preneur !!!

Merci

[Siguillaume]

Logiquement, cela se fait avec une requête Ajout sans problème.
Quelle est ta requête?

[K4mu1]

j'ai justement fait une requete ajout que je pourrait lancer automatiquement à partir d'une macro. Cependant ma requete ne remonte pas toutes les informations qu'elle devrait. Cette requete est dans les requets, d'ailleurs c'est la seule requete ajout, elle s'appelle requete1.

Voila, et merci de ton aide

[Siguillaume]

Envoyé par K4mu1

Cependant ma requête ne remonte pas toutes les informations qu'elle devrait.

Si certaines informations sont remontées, c'est que la requête fonctionne, maisl elle est mal construite pour prendre en compte toutes les informations.

Essaie de poster la requête, avec un petit commentaire sur ce que tu y a fait

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Kamui,

Essaie d’abord de bien poser ton problème fonctionnel avant de poser des questions techniques pour la réalisation.
J’ai un peu suivi tes questions précédentes sur le forum et j’ai retenu ceci :
- tu reçois chaque semaine des fichiers Excel, via mail ou une clé USB.
- dans ces fichiers, on trouve les prestations des « Intervenants » pour la semaine écoulée.
- tu as joint un exemple de fichier.
Ton but est de gérer en Access, une table « Travail » qui centralise les infos Excel.
Ensuite tu voudras exploiter « Travail » pour facturer les prestations à des sociétés clientes, pour consulter l’historique, contrôler des budgets …
Tu dis d’autre part que tes connaissances en Access sont actuellement limitées et que tu veux combler cette lacune.

Le premier problème que tu voudrais résoudre est :
- on suppose que les fichiers Excel sont logés dans un répertoire sur ton PC (on verra plus tard comment les y amener)
- il faut importer leurs données dans « Travail ».

Techniquement, c’est très simple si on a pris quelques précautions :
1° Il faudrait que les noms de champ du fichier Excel (en tête de plage et sur 1 seule ligne) et ceux de la table TRAVAIL soient rigoureusement les mêmes
Par exemple tu as (xls et travail) ‘Rattachement’ et ‘Rattachement succurscale’ ; ‘Carburant TTC (voit Sté)’ et ‘Carburant TTC’ ; ‘Divers (port.) TTC’ et ‘Divers TTC’
2° Les formats soient les mêmes. Exemple : date dans xls est en texte (*14/03/01) il faudrait 14/03/01 (date)
3° La ligne 2 de la feuille ‘données access’ est vide et cachée. Ne peut-on la supprimer (elle perturbera l’import)
4° une présentation identique du fichier Excel pour chaque intervenant

Peux-tu répondre à ces questions :
a) Y a-t-il un problème d’imposer les contraintes 1° à 4°
b) Peux-tu expliquer pourquoi 2 feuilles dans le fichier (‘données access’ et ‘fiche hebdo’)
c) Le nom réel du fichier Excel contient-il la notion d’intervenant et semaine ? En d’autres mots : est-il possible de déterminer à la lecture du nom de fichier qu’il s’agit des prestations de l’intervenant ‘Jean’ pour la 7ème semaine de 2008 ?

[K4mu1]

ET bien c'est tres bien expliqué, je n'aurai pas fait mieux. Mais j'ai pris soin de mettre les mêmes en têtes entre Excel et Access. J'ai remarqué cela après le post sur ce forum. Mais j'ai bien fait à l'identique.
Ensuite pour le format date, sur excel c'est en personnalisé "jj/mm/aaaa".

Pour la question 1° je pensais bien qu'il faille que ce soit les mêmes et je pense l'avoir fait
Pour la 2°, sous excel le fait d'être en personnalisé pose problème ?
Pour la 3°, la 2e ligne peut être enlevée
Pour la 4°, chaque intervenant partira du même modèle.

Pourquoi il y a 2 feuilles dans excel, et bien d'un part pour une harmonisation des noms. Les noms des sociétés, intervenant.... sont transformés en numéros qui sont ensuite retransformé en nom dans access. Ceci facilitant les tri (doléance des supérieurs). Mais aussi pour éviter toute erreur. Par exemple s'il y a une sociétés qui n'existe pas et qui est rentrée, dans la 2e feuille, il y aura marqué "#valeur"

Pour la question C), l'harmonisation des noms est pas possible car il y a toujours de mauvais éleves. Une certaine liberté doit être quand même laissée

[ClaudeLELOUP]

donc pour
1° OK
2° choisis le standard prévu jj/mm/aaaa au lieu de 'personnaliser' la même chose !
3° OK
4° OK
Problèmes en suspens :
a)

Pourquoi il y a 2 feuilles dans excel, et bien d'un part pour une harmonisation des noms. Les noms des sociétés, intervenant.... sont transformés en numéros qui sont ensuite retransformé en nom dans access. Ceci facilitant les tri (doléance des supérieurs). Mais aussi pour éviter toute erreur. Par exemple s'il y a une sociétés qui n'existe pas et qui est rentrée, dans la 2e feuille, il y aura marqué "#valeur"

Je ne connais pas bien Excel.
Ne peux-tu pas régler ce problème de limiter le choix à la source, c'est à dire au moment où l'intervenant encode sa feuille ?
Ce serait bcp plus sain et plus simple.
b)

l'harmonisation des noms est pas possible car il y a toujours de mauvais éleves

Il ne faut pas rêver. Access ne va pas résoudre ce problème automatiquement.
Si tu ne peux imposer ce minimum de rigeur, il faudra que quelqu'un au niveau central opère un contrôle visuel et apporte les corrections éventuelles dans le fichier Excel reçu avant de lancer ton processus.

Peux-tu d'abord régler les points a et b
Et ensuite, poster 4 fichiers Excel "proprement formatés" (champs et noms de fichiers) pour 2 intevenants des semaines 9/6/2008 et 16/6/2008.
Pour poursuivre la conversation sur du concret.

[K4mu1]

Au niveau de Excel je n'aimerai rien toucher car c'est validé et ca a 3 ans de bon fonctionnement sans erreurs. Le probleme c'est que les personnes font comme ils le veulent donc j'avais du proteger un maximum afin que tout soit bien paramètré.

Au niveau des noms des fichiers, je pensais que ce soucis aurait été règlé grace a vos modules. Donc je ne vois pas trop ce que vous voulez faire en "harmonisant" les noms.
De plus toutes les semaines le nom change en fonction de la semaine et du nom du salarié.

Ce que vous avez fait au niveau des modules est parfait au niveau de l'import.

[ClaudeLELOUP]

Pour le nom de fichier
Suppose que le nom du fichier soit LeNomLasemaine.xls
Si je veux traiter la 16ème semaine et que Benoît doit m'envoyer un fichier, je peux déclencher une alerte au démarrage pour dire "BenoîtXVI.xls" est absent !
D'une manière générale, pour celui qui gère la réception des fichiers, il me semble que ce n'est pas un luxe d'avoir un minimum de normes.
Je n'insiste pas, c'est ton problème.

Essayons de progresser

Quoi qu'il en soit, peux-tu poster les 4 fichiers demandés plus haut pour que l'on puisse tester concrètement de fonctionnement du système. Tu les présentes dans l'état où ils seront au moment de la mise à jour de "Travail".
Je te rappelle que les champs doivent être correctement typés (cf le problème que tu rencontres actuellement avec la date)

Si j'ai bien compris tu souhaites que les fichiers hebdomadaires viennent se stocker dans "Travail" au fur et à mesure que les semaines s'écoulent.
"Travail" gardera donc l'historique des prestations.
Tu comptes déclencher manuellement le processus pour chaque intervenant, en recherchant "le" fichier sur ton PC.

Lorsqu'on importe les fichiers je crois qu'il faudrait au moins vérifier qu'il n'y a pas double emploi : que par exemple, suite à une distraction, on introduise deux fois le même fichier.
Qu'en penses-tu ? Quels contrôles programmés, souhaites-tu faire avant de procéder à l'ajout des données ?

[K4mu1]

Si j'ai bien compris tu souhaites que les fichiers hebdomadaires viennent se stocker dans "Travail" au fur et à mesure que les semaines s'écoulent.
"Travail" gardera donc l'historique des prestations.

Oui c'est exactement ca, après je m'occuperai de notre salade interne.
Le processus peut se déclencher automatiquement. Je pense qu'il est possible de rajouter une commande dans le bouton import, qui, lorsqu'il aura importer le fichier, les données de la nouvelle table crée seront transférés dans la table travail.
Comme dis ci dessus, j'avais crée une macro avec une requete ajout qui faisait cela tout seul, mais dorénavant ca ne fonctionne plus....

Lorsqu'on importe les fichiers je crois qu'il faudrait au moins vérifier qu'il n'y a pas double emploi

C'est une très bonne idée, mais comment faire cette reconnaissance des noms de fichiers. sachant qu'il y a 52 semaines, que l'on est 15 environ, il faudrait crée quelque part plus de 700 références ???
Cette idée permettrai un second controle en effet. J'aimerai bien savoir comment vous voyez la chose.
En ce moment nos fiches sont libellé comme cela :
fichehebdo-jl-08-26.xls et lorsqu'elle est saisie dans access, notre secrétaire qui s'occupe des temps renomme le fichier en : fichehebdo-jl-08-26-saisie.xls

Alors est il possible qu'une fois un fichier importé, il soit renommé ? je ne sais pas si cela est possible automatiquement....

J'envoie 3 fiches, je pense que ca suffit deja

Merci encore et bonne journée

Kamui

[ClaudeLELOUP]

Bonjour K4mu1,

ton 1er point : nous modifierons le programme actuel pour que l'import se fasse directement dans 'travail' donc sans transiter par cette phase inutile de la table transitoire

ton 2° point :

700 références

Imagine que dans la table 'intervenants', on ajoute un champ 'Initiales'
ex pour Jean --> Initiales 'jl'
Ce n'est pas très compliqué d'écrire un code qui
- sachant qu'on est le 1/7/2008 (27 ème semaine de 2008)
- qu'on attend de jean son fichier de prestations pour la semaine passée

va aller vérifier, dans le répertoire ad hoc, que la secrétaire y a logé un fichier qui s'appelle fichehebdo-jl-08-26-saisie.xls.
'fichehebdo-' est une constante
'jl' vient de la table 'Intervenant'
'08-26' c'est l'année et la N° de la semaine précédente.
Cette fonction s'écrit en moins de temps qu'il ne faut pour rédiger ce texte

Alors est il possible qu'une fois un fichier importé, il soit renommé ? je ne sais pas si cela est possible automatiquement....

Mets de l'ordre dans ta

salade interne

et le programme ira automatiquement le chercher dans la pièce jointe du mail que Jean t'a envoyé !

Je regarde tes 3 fichiers et je te reviens plus tard : j'ai d'autres fers au feu.

[ClaudeLELOUP]

Remarques sur tes fichiers Excel
Nous avions convenu de supprimer la ligne 2
Je l’ai fait.

Note
A la 1ère exécution, la table se crée automatiquement avec les noms de champs et types du fichier xls et les données sont importées
Lors des exécutions suivantes, les données sont ajoutées.

N’oublie pas le contrat : tu dois tout comprendre !
Intéresse-toi au code associé au ‘sur click’ du bouton « magicien »
Je l’ai abondamment documenté et abuse de la touche F1.

Vois si ceci te convient et reviens si problème.
www.wikeo.be/files/4014/gestiontemps250608.rar

[K4mu1]

Désolé de ne pas avoir été très présent aujourd'hui, j'avias aussi quelque chose d'autre sur le feu !!!

Pas de probleme au niveau de la comprehension, j'ai toujours votre base appelé Copion qui me sers de Doc. Je n'ai toujours pas réussi a résoudre mon souci d'aide, mais j'irai voir sur un autre poste.

Ce que vous appelz le bouton magicien c'est bien la procédure evenementielle ?

Merci pour tout, je vais voir cela tout de suite et désolé de ne pas avoir supprimé la ligne 2. Je l'ai fait sur le fichier original mais j'ai oublié de le refaire....

S'il y a quoi que ce soit, je reviendrai sans probleme, et meme si tout fonctionne je reviendrai .

Bonne soirée

[ClaudeLELOUP]

Ouvre le formulaire en mode construction et c'est le bouton à côté de Nom de la feuille.