Gérer le temps sur access

[Bluman]

Bonjour, je suis sur la conception d'une base de donnée, je travaille dans une école primaire qui a un fort taux d'absentéisme, donc j'ai j'essaye de créer une table qui me permette à partir des ID des élèves de pouvoir cocher pour chaque jour (matin puis après midi) leur présence.. j'y arrive plus ou moins mais tout d'abord je n'arrive pas à afficher les jours suivant ni à le faire incrémenter automatiquement les valeurs...

Jusqu'a là je le faisais sous excel mais pour des raisons de fluidité ainsi que de facilité je voudrais le faire passer sous access.. au pire si quelqu'un peut me donner un moyen de lier ma base avec mes feuilles excel je ferais avec mais si vous avez des idées ce sera super!!

Merci d'avance!

je précise que la base doit gérer environ 200 élèves, sur 1 an

encore merci pour les réponses!!

[Oleff]

Bonjour,

Peux-tu nous donner plus de détail ? Structure des tables, système d'insertion, les valeurs que tu veux incrémenter...

[Maxence HUBICHE]

Bonjour, tu devrais commencer par conceptualiser ton projet.

en fait, tu as des dates, des élèves
et tu veux définir l'état de présence de chaque élève en fonction des dates :

date (0,n)-------statut présence ------ (1,n) elève
statut (0,n)----------┘ └------Classe ------┘

Maintenant que tu as conceptualisé, tu peux passer à la définition des données que tu veux avoir, soit 5 tables :
1 - dates (dtsDate)
2 - eleves (eleID, eleFKclsID, eleNom, elePrenom)
3 - classes (clsID, clsLibelle)
4 - statuts (sttID, sttLibelle)
5 - présences (prsID, prsFKdtsDate, prsFKeleID, prsFKclsID, prsFKsttID)

Pour finir,
Concernant les dates :
Tu devrais avoir la liste de tes dates préremplie (une année, deux années, dix années... pas de problèmes.
Si tu ne sais pas le faire en codant, tu peux essayer de faire la liste de tes dates dans une feuille excel, et tu importes (fichier/données externes)

Concernant les élèves :
Tu peux saisir les élèves, avec leurs classes

Concernant les classes :
Tu peux remplir tes classes immédiatement

Concernant les statuts :
Présent, Absent non excusé, Absent excusé, Malade, etc.

Concernant les présences :
Tu pourras faire une requête en produit cartésien sur élèves et dates, avec le statut défini à présent par défaut, qui fasse un ajout dans la table des présences.
Un formulaire basé dessus pour faciliter la saisie, et tu as "fini" ton application.

C'est l'affaire d'une petite journée pour un habitué Access.
Si tu débutes avec, compte 4-5 jours pour faire le minimum fonctionnel, avec l'aide du forum, peut-être un peu moins

++

[Bluman]

Tout d'abord, merci à vous deux pour les réponses

actuellement j'utilise 2 tables:
- une table regroupant toutes les données sur les élèves, ID, nom prénom, plus d'autres infos personnelles
- une tables sur les enseignant comprenant leurs données personnelles, ainsi que leur classe

j'ai un lien entre les 2 tables pour savoir quel élèves et avec quel professeur.

POur information je suis un casi débutant sur access donc au niveau des nom c'est un peu le patchwork... mais je pense avoir compris le plus gros de ce que me propose Maxence HUBICHE à quelques exceptions près...

Concernant les dates :
Tu devrais avoir la liste de tes dates préremplie (une année, deux années, dix années... pas de problèmes.
Si tu ne sais pas le faire en codant, tu peux essayer de faire la liste de tes dates dans une feuille excel, et tu importes (fichier/données externes)

donc non pas par le codage mais avec excel pourquoi pas...

Concernant les présences :
Tu pourras faire une requête en produit cartésien sur élèves et dates, avec le statut défini à présent par défaut, qui fasse un ajout dans la table des présences.

Là par contre rien compris.... , je ne maîtrise absolument pas les requêtes en fait....

donc je vous remercie encore et si jamais vous pouviez me donner quelques éclairsissement sur les 2 points encore troubles e sera parfait. Donc encore merci et j'espère à bientôt!!

[Maxence HUBICHE]

1- Concernant les dates
Dans Excel, tu crées un classeur

• En A1, tu mets une date quelconque (exemple : 01/09/2006)
• Tu recopies sur toutes les cellules, jusqu'en A65536 (si tu veux, avec, ou sans les W.E.
• Tu enregistres le fichier
• Tu fermes

Dans Access, tu ouvres ta base de données

• Tu fais Fichier/données externes/importer la table
• tu choisis le type de fichier Excel
• Tu choisis ton fichier
• Tu suis l'assistant d'importation pour récupérer ta liste des dates

C'est fini

2- Concernant les présences
Une fois que tu as renseigné tes élèves (tiens référencés pour l'année en cours, puisque tu as dit vouloir gérer une année...) , tes statuts et tes dates,

• tu fais une requête qui contient les tables Eleves et Dates
• tu mets le l'ID de l'élève, la date, la valeur du statut par défaut (présent) et l'ID de la classe
• Tu vas dans le menu Requête / Requête Ajout
• Dans la boîte de dialogue, tu choisis ta table des présences
• sur la ligne de la grille ajouter à tu fais les associations des champs
• Tu peux faire un critère de dates (par exemple : Entre #1/9/2006# et #1/7/2007#)
• Tu peux exécuter la requête.

Fini

[Bluman]

en fait si tu pouvais me donner la méthode en code où bien un lien parce que le problème avec excel c'est que je ne peut pas incrementer en utlisant des paramètres comme la semaine de 4 jours.. et surtout avec les matins et après midi...

[Bluman]

Bonjour, bien après je reviens dessus.. j'avais mis de coté cette partie en attendant de me perfectionner.. donc j'ai compris et en partie réalisé ce que vous disiez mais une problème demeure

Envoyé par Maxence HUBICHE

2- Concernant les présences
Une fois que tu as renseigné tes élèves (tiens référencés pour l'année en cours, puisque tu as dit vouloir gérer une année...) , tes statuts et tes dates,

• tu fais une requête qui contient les tables Eleves et Dates
• tu mets le l'ID de l'élève, la date, la valeur du statut par défaut (présent) et l'ID de la classe
• Tu vas dans le menu Requête / Requête Ajout
• Dans la boîte de dialogue, tu choisis ta table des présences
• sur la ligne de la grille ajouter à tu fais les associations des champs
• Tu peux faire un critère de dates (par exemple : Entre #1/9/2006# et #1/7/2007#)
• Tu peux exécuter la requête.

Fini

Comment puis mettre la valeur de statut (en rouge) n'ayant pas la table de statut dans la requête?? c'est la seule partie que je ne comprend pas, ainsi que que comment sélectionné un choix par défaut dans une requête..

Merci d'avance et désolé de ne pas comprendre malgré l'aide apportée