Discussion :

[Lilou241]

Bonsoir à tous !



Tout d'abord, je suis novice sur le codage Access (novice dans le sens où je galère à écrire quelques lignes de codes). Je souhaite adapter le codage du fichier de Claude Leloup (http://claudeleloup.developpez.com/t...tion-de-stock/) que je trouve extrêmement bien fait. Cependant, je ne pompe rien à son codage pour l'adapter à mon fichier qui est fichu comme suit :

Table DATA Articles
Table Entrées
Table Sorties
Table imputations

Pour les entrées :
J'aimerais, comme Claude l'a fait dans son fichier exemple, que je puisse saisir le code article avec liste déroulante, la quantité et la date. Pensez-vous qu'avec ces 3 données il soit possible de demander à Access d'ajouter la quantité entrée qui vient d'être saisie sur la ligne du code article sans créer de ligne supplémentaire quand on enregistre (en cliquant sur le bouton macro) ? Vu que mon stock n'est pas à 0 au moment de la création fichier, je fais comme si tout avait été rentré en stock le même jour, bonne idée ?

Pour les sorties, encore une fois idem que lui, mais que la saisie du code imputation soit obligatoire et qu'elle mette en automatique la désignation du centre d'imputation (dans la table imputations) ? A l'inverse des entrées, est-il possible que chaque saisie de sorties se mette à la suite, de façon à ce que lorsqu'on saisit 2 fois la sortie d'un article il apparaisse bien 2 lignes distinctes, même si c'est le même article ? Les données "autres" (descriptions, N° famille et famille) peuvent-elle se mettre en automatique comme une recherchev sous excel ? La liste des sorties sera exportée sous excel pour servir de liste de picking qui sera ensuite transformée en liste de colisage. Je ne pense pas que ça soit possible sous access...

Le fichier de Claude est super bien et j'aimerais vraiment vraiment m'en inspirer mais c'est un vrai carnage... J'ai effacé ce que j'ai commencé à écrire comme code, si on peut appeler ça comme ça..

Merci beaucoup pour votre aide à tous !

Je vous joint la base que j'ai construite.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour et bienvenue parmi nous,

Je ne suis pas équipé pour lire ta pièce jointe.

Peux-tu convertir ta db en version Access2000 ?

[Lilou241]

Bonjour Claude,

Merci de me donner un coup de main pour mon fichier. Je te renvoi mon fichier. Le format mdb n'est pas compatible avec le forum du coup je te reconverti en .zip

Merci pour ton aide.

Leny

[ClaudeLELOUP]

Y a du boulot !!

La première étape va consister à installer des tables sans données redondantes : ce que tu montres a l'air de sortir tout droit d'Excel !

Pourquoi veux-tu utiliser Access et surtout que veux-tu faire de cette DB ?

Explique en particulier ceci :

La liste des sorties sera exportée sous excel pour servir de liste de picking qui sera ensuite transformée en liste de colisage. Je ne pense pas que ça soit possible sous access...

[Lilou241]

Ahaha je sais bien qu'il y a un taff monstre.. Désolé...

En effet, ça sort d'excel ! Je souhaite utiliser Access parce que Excel a atteint ses limites avec ce projet (temps de traitement trop long, etc). Le projet est de créer un petit système de traitement de mes commandes (entrées et sorties) en attendant que l'ERP le fasse (dispo 2019) donc autant dire que cette db va plus que m'aider à être à jour dans mon activité.

Explications de ce que tu as demandé:
1/ Avec la table des sorties de Access, je souhaite pouvoir l'exporter dans un fichier Excel.

2/ Dans ce fichier Excel, une macro transformera cette table de sorties en 2 formulaires pré-saisis qui seront utilisés comme liste de picking pour que l'agent puisse préparer sa commande (avec les adresses des pièces dans l’entrepôt) et en liste de colisage qui partira avec le transporteur au moment de l'expédition (uniquement garder les colonnes nécessaires à l'expédition).

3/ Ce fichier Excel contiendra également l'historique des demandes d'appro (DA) pour la traçabilité. J'ai pensé à Excel pour éditer ces listes parce que je pense que ce n'est pas possible avec Access, sauf si je dis des bêtises...

En gros, les tables qui vont bouger avec l'activité seront : imputations, articles, entrées/stocks (lors des ajustements après inventaires). La table des sorties sera toujours vide une fois que l'état sera exporté sur Excel. Penses-tu qu'il soit possible de saisir plusieurs lignes de sorties en une fois (comme une compilation des sorties avant d'enregistrer le tout et d'implémenter la table sorties) plutôt que d'enregistrer un article par sortie dans l'encodage ?

Si tu as une idée différente de la chose, n'hésite surtout pas que nous réfléchissions ensemble ! )

En espérant t'avoir éclairé un peu...

Merci pour ton temps !

Leny

[ClaudeLELOUP]

Résumons.
- Tu traites des marchandises, je suppose qu’il s’agit des articles de la table « DATA Articles ».
Tu as indiqué une colonne « adresse ». Elle est vide. De quoi s’agit-il ?
Pourquoi « Description 1 » et « Description 2 » et non tout dans la même colonne ?
- Lors des entrées de ces articles, tu enregistres la date, la quantité et le prix unitaire.
- Lors des sorties, tu enregistres la date, l’imputation (explique ce dont il s’agit) et l’adresse (explique ce dont il s’agit).
La valorisation ne t'intéresse pas ?
- Explique le contenu des colonnes de la table « Imputations ».

Décris brièvement ce qui se passe dans les étapes suivantes :

2/ Dans ce fichier Excel, une macro transformera cette table de sorties en 2 formulaires pré-saisis qui seront utilisés comme liste de picking pour que l'agent puisse préparer sa commande (avec les adresses des pièces dans l’entrepôt) et en liste de colisage qui partira avec le transporteur au moment de l'expédition (uniquement garder les colonnes nécessaires à l'expédition).

3/ Ce fichier Excel contiendra également l'historique des demandes d'appro (DA) pour la traçabilité. J'ai pensé à Excel pour éditer ces listes parce que je pense que ce n'est pas possible avec Access, sauf si je dis des bêtises...

On verra alors si tu dis des bêtises (je le crains !)

[Lilou241]

Claude,

- Tout juste pour la table DATA Articles. La colonne "Adresse" correspond simplement à l'emplacement de la pièce dans l'entrepôt. Elle est vide pour l'instant parce qu'on est en train de créer les adresses pour stocker les pièces.
La description 1 et 2 sont nécessaires car elles permettent de différencier les articles qui ont la même description 1. C'est comme un filtre supplémentaire si tu préfères. De plus, c'est comme ça que notre ancien ERP (tout pourri au passage) enregistrait les articles donc lorsque j'ai extrait la base article, elle était sous cette forme.

- L'imputation et code imputation correspond au centre de coût auquel est rattaché la charge. Donc il ne peut pas y avoir de sortie de stock si aucun centre de coût n'y est rattaché. D'où le code imputation et le nom du centre de coût. La colonne Activité générale correspond aux grandes familles d'activité auxquelles sont rattachés les centres de coût. En plus, c'est plus facile pour la compta pour passer les factures lorsque le centre de coût est indiqué sachant qu'un code correspond à un centre de coût. Cette table va évolué puisque lorsqu'un nouveau contrat va être gagné, il se peut qu'un nouveau centre d'imputation soit créé et donc un nouveau code qui va avec. Donc avec l'activité générale, un filtre est déjà fait sur les codes et centres imputations utilisables au moment de la saisie de la sortie de stock.

Qu'entends-tu par valorisation ? La valeur de mon stock qui évolue en fonction des entrées et des sorties ?

Alors pour les étapes suivantes, tu verras dans le fichier que je te joins. Regarde l'onglet "Colisage" et tu verras une liste de colisage pré-saisie qui n'attend qu'à être remplie avec les données que je vais extraire de la table "Sorties". Je n'ai pas encore créer la liste de picking.
Cette liste de colisage est pré-saisie sur Excel parce que, comme je te l'ai dit, je ne pense pas que cela soit faisable depuis Access.

Dis moi si c'est plus clair !

Leny

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

Elle est vide pour l'instant parce qu'on est en train de créer les adresses pour stocker les pièces.

Avant de commencer, il faudrait que cette colonne soit complétée pour chaque article.
Quitte à ce que cette localisation soit provisoirement « Non encore déterminée » et que tu remplaceras par la localisation exacte au fur et à mesure de votre progression dans le rangement.

La description 1 et 2 sont nécessaires, car elles permettent de différencier les articles qui ont la même description 1

Ça, j’avais compris !
Ma question était pourquoi splitter cette info sur deux colonnes ? Perso, je fusionnerais les deux dans une seule colonne « Description ».

C'est comme un filtre supplémentaire si tu préfères.

Dans quel contexte utilises-tu actuellement ce « filtre » ?
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Imputations
OK, mais parfois « Code imputation » est parfois vide ! S’agit-il de manquement que l’on peut corriger ?

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Qu'entends-tu par valorisation ?

Je m’attendais à ce que le prix de revient des articles soit affecté au centre qui les consomme.
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Cette liste de colisage est pré-saisie sur Excel parce que, comme je te l'ai dit, je ne pense pas que cela soit faisable depuis Access

Détrompe-toi, Access est probablement ce qui te convient !

Si cela t’intéresse, je veux bien te coacher pour réaliser une application intégrée et en faire un tutoriel qui t’aiderait à progresser dans la maîtrise d’Access et qui te prouverait que Access est tout à fait indiqué pour ce genre d’outil de gestion.
La condition : tu devras tout expliquer !

[Lilou241]

Claude,

Ok pour les adresses, je peux créer un chiffrage bidon du genre numérotation 1,2,3,... ça irait ?

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Pour la description, parfois on a des articles qui dans la description 2 est mentionné la marque de l'article pour différencier et surtout lorsqu'il est spécifique. En plus de cette spécificité, fusionner les deux colonnes rendrait la description interminablement longue... Je pense qu'il est nécessaire de laisser les deux descriptions, je les vois de la manière suivante : Description 1 donne la "nature" du produit (tube pvc, compteur volumétrique, etc...) et la description 2 donne la spécificité du produit (DN60, DN125, etc.).
Du coup le fait de le lire sur 2 colonnes, je trouve que c'est plus rapide pour les identifier lorsque je passe mes commandes. Après je dis ça parce que je pense que je suis habitué à traiter la chose comme ça. Si tu penses qu'une seule colonne est largement nécessaire et adaptée, je m'y habituerai !! Ce n'est rien c'est un détail !

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Pour les imputations, si la colonne "Code imputation" est vide c'est soit que le centre d'imputation n'existe plus (ou a été affecté à une autre) soit que le code est en cours de création mais que la désignation a déjà été créé. A savoir, je reçois tous les mois un état des imputations de la compta et c'est comme ça que je tiens ma base à jour.

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Je suis super hyper méga chaud pour le coaching, c'est encore mieux que ce que j'espérait, condition acceptée !!!
Comment veux-tu qu'on s'organise ?

[ClaudeLELOUP]

Il faudrait d'abord s'assurer que les données qui transiteront par le forum ne soient pas confidentielles.

Il faudra donc se créer un jeu des tests avec des données « anonysées ».

Nous aurons deux db : une dorsale avec les tables et un frontale avec le reste => tu pourras ainsi passer facilement de tes données de test aux données réelles de l'entreprise.
=> si tu ne connais pas : recherche sur Google Access dorsale frontale

Quel est ton niveau actuel en Access ?

- Définition des tables :
- Relations entre les tables :
- Création de requêtes sélection, màj, suppression... :
- Création de formulaire :


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A savoir, je reçois tous les mois un état des imputations de la compta et c'est comme ça que je tiens ma base à jour.

Sous quelle forme ? Un fichier Excel ?

[ClaudeLELOUP]

Ok pour les adresses, je peux créer un chiffrage bidon du genre numérotation 1,2,3,... ça irait ?

Montre plutôt ce qui existe déjà, pour qu'on ait une idée.

[Lilou241]

Claude,

Ok très bien, je vais regarder ce qu'est une db dorsale et frontale de ce pas !

Quel est ton niveau actuel en Access ?
Dernière utilisation d'Access : Terminale donc il y a 5 ans !

- Définition des tables : 5/10 mais dans son sens le plus basique (comme sur le fichier que je t'ai envoyé)
- Relations entre les tables : 6/10 je sais définir les clés primaires et relier les tables (je l'ai fait pour le fichier envoyé)
- Création de requêtes sélection, màj, suppression... : Plus trop de souvenirs...
- Création de formulaire : Pas du tout fait !

Pour les adresses, on par de rien. Le barycentre a été fait mais on se sait pas encore de quoi on va disposer en terme de stockage intérieur. Je pense que ce sera une fois de plus importé depuis Excel...

Oui je reçois les imputations sous forme de fichier excel

[ClaudeLELOUP]

Pour vérifier ton niveau, parcours ces tutoriels : si tu les comprends facilement, tu es OK et si ce n’est pas le cas, insiste : - pour commencer : Maxence Hubiche, Les Bases : http://mhubiche.developpez.com/Access/cours/bases/ ; - pour construire des requêtes : Jean Ballat, Créer des requêtes simples : http://jeannot45.developpez.com/arti...ionrequetes1/; - pour construire un formulaire sur mesure : Jean-Philippe Ambrosino seulement le chapitre 2-1-2 de Mise en surbrillance d'un enregistrement dans un formulaire : http://argyronet.developpez.com/offi...htrecord/#L2-1 ; - pour le VBA : Olivier Lebeau Initiation au VBA Office : http://heureuxoli.developpez.com/office/word/vba-all/.

D'une manière générale, pour te documenter sur les propriétés d'un formulaire ou d'un état, ou de leurs contrôles : - affiche l'objet en mode création ; - clique sur la propriété, elle se met alors en surbrillance ; - enfonce la touche <F1>. Pour un problème de code dans un module, place le curseur n'importe où dans l'instruction et presse <F1>. L'aide Access s'ouvre alors à la bonne page. On peut aussi : - ouvrir l'aide <F1>, choisir l'onglet « Aide intuitive » et suivre les instructions ; - ouvrir la fenêtre d'exécution (<Ctrl> + G), saisir un mot-clé, y placer le point d'insertion et presser <F1>.

[ClaudeLELOUP]

À l'heure actuelle, comment es-tu informé de l'apparition de nouveaux articles ?
En d'autres mots, sur quoi vas-tu te baser pour maintenir à jour la table des Articles ?

Comment es-tu informé d'une entrée ?
En d'autres mots, sur quoi vas-tu te baser pour enregistrer une entrée ?

Comment es-tu informé d'une sortie ?
En d'autres mots, sur quoi vas-tu te baser pour enregistrer une sortie ?

[Lilou241]

Pour les nouveaux articles, c'est le service commercial qui s'occupe de la création et de l'intégration dans notre base de donnée nationale. De là, j'extrais un état des articles et le tour est joué. Le problème c'est que je ne peux pas voir les nouveaux puisque je suis a chaque fois obligé d'extraire toute la base...

Les entrées en stocks se font uniquement quand il y a une sortie. Si pas de sortie, pas d'entrée sauf pour le démarrage où je prendrai le stock présent pour éviter de tout rentrer à la main. Je n'ai pas de système de stock de sécurité et d'alerte... Je ne sais pas comment l'intégrer et vu que c'est un fichier qui servira de tampon, je ne sais pas si c'est nécessaire sachant qu'à aujourd'hui ce n'était déjà pas fait.

Les sorties se feront en fonction des DA (demande d'appro) qui est l'onglet qui est dans le fichier Excel que tu as vu. Si pas de DA, pas de sorties. Une trame sera établie pour éviter que les demandeurs fassent n'importe quoi et que le traitement soit le plus rapide possible. Mais là par contre, on ne pourra pas se passer d'Excel. Donc une fois que la DA est reçu et intégré au fichier Excel, on peut passer à la programmation de la sortie sous access, l'édition des listes de picking et de colisage. Je n'y pense que maintenant mais penses-tu qu'il soit possible de matcher une DA avec un numéro de formulaire de sortie ? Ou peut-être l'inverse lorsqu'on rempli l'encodage de sortie qu'on match avec un "numéro de DA" ? Le plus simple c'est quoi ? Le but étant d'avoir une trace...

[ClaudeLELOUP]

De là, j'extrais un état des articles et le tour est joué. Le problème c'est que je ne peux pas voir les nouveaux puisque je suis a chaque fois obligé d'extraire toute la base...

OK Donc tu n'encoderas pas toi-même, il faut s'organiser pour actualiser la table en fonction d'un fichier Excel que tu pompes dans une système externe.

Les entrées en stock se font uniquement quand il y a une sortie

Ça, je ne comprends pas ! Explique comment ça marche. Je comprends d’autant moins que tu me parles d’un stock !

prendrai le stock présent pour éviter de tout rentrer à la main

Si tu disposes du stock sur une feuille Excel, on peut facilement récupérer les données pour les insérer dans la db.

[Lilou241]

OK Donc tu n'encoderas pas toi-même, il faut s'organiser pour actualiser la table en fonction d'un fichier Excel que tu pompes dans une système externe.

Voila. Après ce n'est pas tous les jours qu'un nouvel article est créé ! Je peux m'organiser pour que quand un nouvel article est créé je reçoive une alerte et que j'intègre le nouveau code article et toutes les données qui vont avec !

Ça, je ne comprends pas ! Explique comment ça marche. Je comprends d’autant moins que tu me parles d’un stock !

En fait la plateforme en question ne sera là que pour alimenter les différents magasins présents sur le périmètre lorsque eux seront en rupture. Donc à partir du moment où un magasin fait une DA à la plateforme et qu'une pièce sort du stock, à partir de ce moment là on pourra fait une entrée pour remplacer la pièce qui vient de sortir, sauf si le logisticien estime qu'il y a pas lieu de le faire. En d'autres termes, il n'y aura jamais d'entrée pour des pièces qui ne sortent pas. Les entrées se feront uniquement pour réapprovisionner le stock qui est sorti, donc pas de sortie = pas d'entrée.
Cela fonctionne particulièrement en partant du principe que le stock présent sur la plateforme logistique sera constitué de pièces que les magasins ne pourront pas stocker chez eux ou de pièces avec un taux de rotation assez important donc quand le magasin est en rupture et doit disposer de la pièce rapidement (évite de passer commande chez le fournisseur avec délai d'appro assez longs et cout de commande élevé). Le flux physique est donc le suivant :
Magasin fait demande d'appro --> Plateforme approvisionne le magasin

Si tu disposes du stock sur une feuille Excel, on peut facilement récupérer les données pour les insérer dans la db.

Oui ça je l'ai !

[ClaudeLELOUP]

OK.
Donc, il y a un stock au départ.
On sort une quantité d’un article suite à la demande d’un magasin en rupture.
Éventuellement, si le logisticien l’estime nécessaire, on reconstitue le stock.

Comment sais-tu qu’un article est sorti ?
En d’autres mots, sur base de quoi vas-tu pouvoir comptabiliser la sortie du stock géré par la DB ?
Comment sais-tu qu’un article est rentré ?
En d’autres mots, sur base de quoi vas-tu pouvoir comptabiliser l’entrée dans le stock géré par la DB ?

[Lilou241]

Avec les DA enregistrées sur le fichier Excel, on peut faire un rapprochement entre la demande et la quantité sortie. De plus, je garde une traçabilité de la demande qui doit être écrite sinon pas d’approvisionnement. Cela veut donc dire qu'il faut que je définisse quelle sera la donnée unique qui figurera sur les DA avec laquelle je retrouverai la sortie correspondante (par exemple le n° de commande, où ne n° de DA vu que 1 DA = 1 sortie)

Aujourd'hui je sais qu'il y a eu des entrées grâce aux bons de livraison. C'est super rudimentaire et il faut que je trouve le moyen de les tracer autrement... Là j'ai besoin d'une idée...

[ClaudeLELOUP]

Tu n'arrêtes pas de me parler de fichiers Excel.
S'agit-il des fichiers que tu veux remplacer par la DB. Ou bien de fichiers que tu extrais d'un système externe qui restera en place parallèlement à ta db ?

Ce que je voudrais, c'est comprendre ce que tu auras sous les yeux lorsque tu voudras enregistrer une entrée ou une sortie dans la db.