Discussion :

[Lilou241]

Claude,

Tu m'as confirmé que les listes de picking et de packing pourront être produites à partir de Access, on est d'accord là dessus. Cependant, lorsque les magasins auront besoin d'un approvisionnement en provenance de la plateforme, l'expression du besoin doit être "standardisée" pour éviter que chacun écrive ce qu'il veut. D'où la nécessité du fichier Excel avec lequel je te bassine. Il n'y aura que les gestionnaires de la plateforme qui travailleront sous Access.

Pour répondre à ta question, lorsqu'il y aura une sortie, ce que j'aurai sous les yeux sera la demande d'approvisionnement dans le pire des cas et dans le meilleur des cas le bon de commande émis par le magasin qui a fait la demande d'appro.

Pour une entrée, il me faudra mon propre bon de commande.

J'avais mal compris tes questions.

[ClaudeLELOUP]

Peux-tu montrer une image pour les entrées :

la demande d'approvisionnement dans le pire des cas et dans le meilleur des cas le bon de commande

Peux-tu montrer une image pour les sorties :

mon propre bon de commande.

[Lilou241]

Je suis chez moi et je n'ai pas le document avec moi. Mais pour le bon de commande il s'agit simplement d'un document où est mentionné le numéro de commande, la date, la quantité, le destinataire, l'adresse de livraison, le prix et la personne en charge du dossier.

Pour la DA, la trame est encore en cours de création mais ce serait un truc du genre un tableau avec les colonnes suivantes :
- Demandeur
- Code article
- Quantité
- Code imputation
- Centre imputation
- Livraison

J'en oublie surement mais ce sera un truc du genre

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Leny,

Mais pour le bon de commande, il s'agit simplement d'un document où est mentionné le numéro de commande, la date, la quantité, le destinataire, l'adresse de livraison, le prix et la personne en charge du dossier.

Je suppose qu'on a pensé à renseigner l'article !

Je ne comprends pas pourquoi « destinataire » et « adresse de livraison », puisqu'il s'agit de ton stock.


Quand on parle de quantité, de quelle mesure parle-t-on ? Un nombre de pièces ? Un poids ? Un volume ? Etc.

[ClaudeLELOUP]

Pour l’instant, je verrais 4 tables essentielles :
tArticles ;
tEntrees ;
tSorties ;
tImputations.

Processus de mise à jour
À côté de la base Access (db) à mettre en place, il existe un système « officiel » capable de fournir, sur demande, des feuilles Excel renseignant :
- les quantités d’articles en stock
on s’en servira pour alimenter la table tEntrees avec les stocks de départ au démarrage de la db.
Cela pourra aussi servir de point de comparaison périodique entre les chiffres « officiels » et ceux résultant de la db ;
- la liste des articles traités par l’entreprise
on s’en servira pour maintenir à jour la table tArticles ;
- la liste des centres de frais
on s’en servira pour maintenir à jour la table tImputations.

La table tSorties serait alimentée par encodage manuel à l’aide de ce formulaire :

N.B. Les cases
- en blanc = zones de texte à encoder ;
- en jaune = liste de choix ;
- en vert = complétée automatiquement quand le code a été choisi.


La table tEntrees serait alimentée par encodage manuel à l’aide de ce formulaire :

Peux-tu confirmer qu'on est d'accord à ce stade ?

[Lilou241]

Bonjour Claude,

"Destinataire" et "Adresse de livraison" ne serviront que pour tracer les sorties de stocks lorsque la plateforme mettra les commandes en livraison. C'est pour ça que ces 2 infos ne seront que dans le formulaire de sortie de stocks. De plus, nous n'avons pas besoin de créer une édition de bons de commandes, ce n'est pas de mon ressort. Il faut juste que je puisse donner les informations nécessaires à l'édition du bon commande. C'est pour cela

Quand on parle de quantité, on parle bien de nombre de pièces.

On est d'accord à ce stade. Par contre il me faudra aussi rajouter le n° de commande sur les sorties. S'il est aussi possible de remplacer "Personne en charge" par "Demandeur" et de le mettre en sortie et pas entrée, tout simplement parce que la personne qui va faire les entrées sera le gestionnaire de la plateforme. Par contre il faut tracer qui demande une appro sur les magasins. Je sais pas si je suis clair....

Au niveau de la livraison sur les sorties, en y réfléchissant, lorsqu'il y aura une commande pour approvisionner un magasin, la livraison se fera soit au magasin, soit sur le lieu d'intervention (en cas d'urgence par exemple). Je pense donc qu'il faut créer une db supplémentaire pour les magasins qui seront livrés sur le périmètre de la plateforme. On peut éventuellement prévoir de dépanner une autre plateforme qui a besoin d'une pièce en urgence. Donc partant de ça, est-il possible, par exemple, d'avoir une case à cocher ou une liste déroulante qui permettrait de choisir si on livre un magasin ou lieu d'intervention. Si c'est un magasin qui est livré, une liste de magasin sera à disposition avec affichage de l'adresse en auto (comme la description pour le code article) et si c'est livraison sur le lieu d'intervention, l'adresse de livraison est à saisir en manuel. Vois-tu ce que je veux dire ?

Je fais un point sur le projet mercredi. J'y poserai toutes les questions qu'il faudra. Si des questions te viennent, envoi les en privé que je puisse y apporter des réponses. A partir de là, nous aurons vraiment un plan sur lequel nous pourrons nous baser.

[ClaudeLELOUP]

Par contre il me faudra aussi rajouter le n° de commande sur les sorties.

??? Quand tu enregistres la sortie, tu connais déjà le N° de commande (éventuelle) pour réapprovisionner ?

Par contre il faut tracer qui demande une appro sur les magasins. Je sais pas si je suis clair....

Non, pas clair pour moi !

Au niveau de la livraison sur les sorties, en y réfléchissant, lorsqu'il y aura une commande pour approvisionner un magasin, la livraison se fera soit au magasin, soit sur le lieu d'intervention (en cas d'urgence par exemple).

On pourrait par exemple proposer une zone pour indiquer un lieu de livraison autre que le magasin. La zone laissée vierge signifie « Magasin ».

une liste de magasin sera à disposition avec affichage de l'adresse

??? On déjà le code imputation ! Y a-t-il plusieurs magasins possibles pour un même code d’imputation ?


Les formulaires deviendraient ceci :

[Lilou241]

Non non ! Il ne faut pas confondre ! Moi je suis plateforme logistique et je livre les magasins. A partir du moment où je reçois une demande d'appro "correcte" de la part d'un magasin (avec les toutes les infos nécessaires) et j'ai le stock nécessaire pour réaliser la livraison, le magasin doit me faire une commande. C'est ce numéro de commande qui doit figurer sur la sortie ! En gros, le n°DA est pour moi une traçabilité de la demande et le n° de commande est une traçabilité comptable.
Pour les entrées, j'aurai un numéro de commande uniquement à partir du moment où j'aurai réalisé la passation de commande. Il y a donc un n°Cde Entrée et un n°cde Sortie.

Le traçage de la demande d'appro correspond au fait de savoir qui me fera des demandes d'appro. Grâce à ça, je serai en mesure de savoir qui m'a demandé quoi et surtout de faire des études de consommation par demandeurs par exemple, ou encore d'autres reporting intéressants. Par exemple, si le gars fait des demandes toutes les semaines, bah ça veut peut-être dire quelque chose, donc regarder et mettre en place des actions !

Attention ! Un centre d'imputation ne correspond pas forcément à un magasin !! Par exemple, une commune sur laquelle il y a une intervention peut donner lieu à une création de centre d'imputation puisque nous avons gagné un contrat avec cette commune. Tu vois ou pas ? Du coup, même si on livre au magasin, on pourra très bien imputer directement le chantier. C'est pour cela que dans le fichier que je t'ai envoyé, il y a des communes, des secteurs, etc, etc..

Oui très bien cette idée ! Mais par contre il faudra faire apparaître un champ de saisie magasin non ? Sur le screen que tu as fait "Lieu livraison autre que magasin" est parfait mais si c'est un magasin où le saisies-tu ?

Les formulaires sont parfaits !


D'ailleurs à ce propos, j'ai testé presque toute la doc que tu m'as donné à lire et je suis plus ou moins opérationnel sauf sur le codage macro. Sinon, requêtes, formulaires et états c'est bon je sais faire ! En tout cas le basique est su !

[Lilou241]

Si, un truc sur lequel je pêche grave ce sont les relations entre les tables, et la nécessité de créer une table supplémentaire ou je sais pas quoi là... Ça j'ai vraiment du mal...

[ClaudeLELOUP]

Pour vérifier que je comprends , la chronologie est la suivante pour une sortie :

1° un magasin (celui que tu appelles « le demandeur ?) te fait une demande d’approvisionnement, à l’aide d’un document qui porte un N° (N°DA) ;
2° tu constates que ta plateforme a le stock pour satisfaire cette demande, tu réponds au magasin que tu peux livrer ;
3° le magasin t’envoie alors une commande à l’aide d’un document qui porte un N° (N°Commande).
Je suppose que ce document te dit
- à quel centre de frais il faut imputer (Code imputation),
- où tu dois livrer (soit à l’adresse du magasin, soit à un autre endroit) ;
4° je suppose que tu déclenches alors le processus de livraison ;
5° tu comptabilises alors la sortie de ton stock au moyen du formulaire fSorties.
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Disposes-tu d’une liste des magasins et de leur adresse ?
Si oui, qui tient cette liste à jour (toi ou bien quelque part dans l'entreprise) ?
Peut-on l’importer dans la db ? (Fichier Excel ?)

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Peux-tu me confirmer que j'ai bien compris ? (Corrige, où il faut.)

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Peux-tu reprendre le même schéma pour m’expliquer la chronologie d’une entrée en stock ?

[Lilou241]

C'est exactement ça sur le processus !

Pour la liste de magasin, pas encore mais je peux la construire j'ai ce qu'il faut. Par contre je ne sais pas encore quels magasins seront rattachés à ma plateforme. Dans le doute, je les prendrai tous ! Je le ferai sur un xls et on pourra l'importer

Pour une entrée :
1/ Je constate que mon stock est faible sur certains articles
2/ Je passe ma commande en fonction du catalogue (sinon devis)
3/ Je passe la commande informatique
4/ Je la transmet au fournisseur
5/ Le fournisseur me livre
6/ J'intègre l'entrée en stock en fonction du BL (c'est le bon de livraison qui fait atteste que la marchandise est rentrée en stock)

Je n'ai rien oublié il me semble !

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Leny,

Pour la liste de magasin, pas encore, mais je peux la construire j'ai ce qu'il faut

Envoie-la-moi quand c’est OK => cela permettra de choisir le magasin à l’aide d’une liste dans le formulaire fSorties

Pour moi, c’est clair jusqu’ici.

Nous avons donc les sorties dans tSorties.

Explique l’étape suivante : tu viens d’enregistrer une sortie, que dois-tu faire maintenant ?

[Lilou241]

Bonjour Claude,

D'abord, il faut partir du principe que 1 sortie = 1 commande. C'est pour cela que je voulais savoir s'il était possible de saisir plusieurs sorties de pièces correspondant à une commande et de l'enregistrer plutôt que de les saisir une par une.

Une fois que ma sortie est enregistrée :
1/ Création d'une liste de picking (ou picking list) pour permettre à l'agent de quai de préparer la commande (avec les adresses des pièces). Je pense qu'il serai judicieux d'avoir une liste de picking par commande pour éviter toute confusion lors de la prépa commande. Peut-être qu'une requête avec les éléments de la table tSorties ferait l'affaire ? Qu'en penses-tu ?

2/ Création d'une liste de colisage (ou packing list) qui partira avec la marchandise lors de l'expédition. Il s'agit ici de l'onglet "colisage" du fichier pick&pack list que je t'ai envoyé. Soit on peut créer une feuille identique sous Access, soit on exportera sur excel pour remplissage. Si on peut automatiser la saisie pour éviter les erreurs ce serait fantastique..

3/ Les sorties mensuelles devront être imprimée pour pouvoir faire les inventaires

Voilà les 3 choses à faire quand une sortie est enregistrée.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Leny,

D'abord, il faut partir du principe que 1 sortie = 1 commande. C'est pour cela que je voulais savoir s'il était possible de saisir plusieurs sorties de pièces correspondant à une commande et de l'enregistrer plutôt que de les saisir une par une.

Donc, dans une DA/Commnande, on peut avoir plusieurs articles en jeu.
Dans ce cas, le lieu de livraison est-il le même pour tous les articles de la même commande ?
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Création d'une liste de picking (ou picking list) pour permettre à l'agent de quai de préparer la commande

Donc une liste sur papier.
Peux-tu montrer un exemple de cette liste ?
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Création d'une liste de colisage (ou packing list) qui partira avec la marchandise lors de l'expédition.

Peux-tu m’expliquer cette partie :

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Les sorties mensuelles devront être imprimées pour pouvoir faire les inventaires

Explique : « pour pouvoir faire les inventaires ».

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Leny,

Tous tes codes articles sont numériques sauf un : A041200000, pour un article qualifié de « caduc ».

Doit-on absolument le garder ?
Si oui, ne peut-on pas lui attribuer un code numérique ?

[Lilou241]

Bonjour Claude,

Au niveau des articles, si il est catégorisé "caduque" on peut le virer de la liste. Je n'avais pas fait de tri quand je t'ai envoyé le fichier.

Pour la livraison de plusieurs articles, oui il est impératif que le lieu de livraison soit le même pour tous les articles.

Je n'ai pas encore créer la liste de picking mais je peux te dire qu'elle ressemblera à la table de sorties. Je pensais peut-être à une requête pour sortir les éléments par N°DA.

La packing list sera, soit en remplissage automatique dans Excel à partir des informations de Access, soit on peut créer un formulaire dans Access qui pourrait ressembler à ça. Cette liste correspond au bon que le transporteur vérifiera pour contrôler la quantité et la qualité de la marchandise au moment de l'expédition. Vois-tu ?

A des fréquences déterminées, nous allons devoir compter physiquement notre stock, donc réaliser des inventaires tournants et fiscaux pour contrôler que la donnée informatique est cohérente avec la réalité présente en stock.

J'ai eu ma réunion de projet, je vais t'écrire par mail quels ont été les éléments que nous avons apporté.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Leny,

Quelle méthode appliquez-vous pour calculer la valeur des articles affectés à un centre de coûts ? Fifo, Lifo, CMUP...

[Lilou241]

Bonjour Claude,

Nous utilisons le CUMP

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Leny,

Dans l’organisation actuelle
- disposes-tu d’une liste des magasins (N°, Nom, adresse) ?
- comment fais-tu la liaison entre un centre d’imputation et le magasin correspondant ?

[Lilou241]

Bonjour Claude,

Dans l'organisation actuelle je n'ai pas de liste de magasin identifiée, je vais devoir la créer.

Au niveau des centres d'imputation ce n'est pas clairement identifié. Cela fait partie de mon travail de pouvoir relier les centres d'imputation au magasin correspondant.