Discussion :

[tachou]

Bonjour,

Je galère pour paramètre mes tâches et niveler mon projet. C'est mon tout premier projet sur MS project et je maîtrise mal l'outil.
Voici mes contraintes :
- une de mes ressources ne peut accorder que 30% de son temps au projet (moi même), une autre 20% (l'animateur sécurité) et le reste des ressources 10%.
- La dispo est estimée à la semaine donc moi je ne peux accorder que 10h30 de mon temps par semaine au projet par exemple.
- Je n'ai pas de consommable que des humains.
- C'est un projet de réorganisation d'entreprise donc les tâches de mon projet sont principalement des réunions de groupes de travail. On se rassemble et on bosse ensemble pour définir une nouvelle organisation que l'on déploie par la suite

J'ai rentré les pourcentages de disponibilité dans mon tableau des ressources au niveau de la colonne capacité max et saisie toutes mes ressources.
J'ai rentré toute mes tâches, fait la hiérarchisation, estimé le travail, lié les tâches entre elles (d'ailleurs j'ai miséré pour supprimer les relations circulaires).
J'en suis au moment fatidique ou je dois imputer les ressources aux tâches et définir ce qui est fixe.
Les tâches de mon projet sont principalement des réunions de groupes de travail.Donc je part du principe qu'il s'agit d'un travail fixe et que la capacité est fixe donc normalement Project devrait me calculer les durées. Là ou ça se corse c'est que je ne peux pas piloter par l'effort. En effet qu'on soit 2 ou 15 il faudra toujours le même "temps" pour réaliser la tâche mais on peux faire plusieurs réunions (donc fractionnement possible). D'autre part on doit travailler ensemble, il ne peut pas y avoir une ressource qui termine la tâche ou du moins le travail qu'il devait fournir pour cette tâche avant l'autre.Bien sur mes ressources sont quasiment toutes en surutilisation...

Exemple :
J'ai une tâche qui s'appelle "Définir l'organisation de l'analyse des risques". Je dois travailler avec l'animateur sécurité qui ne peut m'accorder que 20% de son temps et moi je ne peux accorder que 30% de mon temps au projet. J'estime qu'il faut en tout 4h pour qu'on se mette d'accord sur comment on va organiser l'analyse des risques.
Donc jusqu'à présent ce que j'ai fait c'était :
Ouvrir utilisation des tâches avec en double affichage le formulaire des tâches. Au niveau du formulaire, je mets travail fixe et je met mes ressources. Là pour chaque ressources donc moi et l'animateur je met 4h dans la colonne travail et dans la colonne unité nos capacités respective 30 et 20 %. Résultat moi et l'animateur ne sommes pas en réunion au même moment ou pas pendant la même durée et je fini avant lui du coup le pauvre est en réunion tout seul pendant 20 min...a se décider tout seul.
J'ai essayé en mettant 100% de capa pour les deux en me disant que sur les 20 ou 31% de dispo on était tout les deux à fond sur la tâche. Ca ne marche pas non plus. Idem si on part du principe que je m'aligne sur la ressource qui a la plus faible dispo, c'est à dire si je met une capa de 20% partout...

Comment on fait dans ces cas là? Ca fait 7h que je butte la dessus et je suis au bord du suicide. Une idée SVP?
Merci.

[Orélien44]

Bonjour Tachou,

petites précisions concernant le paramétrage et le fonctionnement de Ms Project:
La capacité max = disponibilité d'une ressource pour toutes les tâches d'un projet.
Les unités d'affectations des ressources = le niveau d'effort sur une affectation spécifique.

En ce qui concerne les tâches:
puisque toutes vos tâches ne concernent que des réunions et ne dépendent pas du nombre de participants, vous devez les paramétrer en "durée fixe" et surtout pas "pilotée par l'effort".
Vous devez entrer ces paramètres avant d'y affecter les ressources.
Préciser bien au départ la durée de votre tâche.

En ce qui concerne les ressources:
dans le tableau des ressources, vous devez remplir la capacité max à hauteur de l'implication de la ressource au projet. 10%, 20% etc.
Quand vous affectez la ressource à la tâche via l'onglet Ressources, affecter les ressources, fenêtre de dialogue, colonne Unités, affecter à 100%.

Conséquences à l'affichage:
Automatiquement, Ms Project va calculer l'implication de la ressource affectée à cette tâche et vous signalera une ressource en surutilisation si ce travail dépasse le pourcentage max mentionné dans le tableau des ressources.
Pas de panique, ce n'est qu'un visuel qui vous prévient que la ressource est surutilisée momentanément.
Contrôlez via la vue "utilisation des ressources" si les heures correspondent.
Normalement ça devrait marcher.

N'hésitez pas à me dire si je n'ai pas été explicite ou si vous voulez d'autres précisions.

Bien cordialement

[tachou]

Merci. Ca à l'air de marcher pour les réunions de validation. Par contre pour le travail de groupe ça ne fonctionne pas.

Exemple
Je dois ranger les dossiers sécurité sur le serveur avec l'animateur sécurité.
Pour rappel j'ai 30 % de mon temps à consacrer au projet toute tâche confondue et l'animateur lui ne peut en consacrer que 20%. J'estime que vu le bord... le désordre il nous faut au moins 8 h pour tout trier.
Je met donc cette tâche en durée fixe pour 8h et j'autorise le fractionnement pour que project ne me cale pas 8h d'affilées à ranger des dossiers. J'enlève le pilotage par l'effort car je ne suis pas là pour qu'on range plus vite à 2 mais pour dire à l'animateur comment on doit ranger.
Je met mes ressources : moi et l'animateur à 100% pour l'unité d'affectation.
Là Ms project devient schizophrène :
- dans un cas il me fait travailler les mêmes jours que mon collègue mais lui ne fournira que 8h de travail en tout et moi 11h et chaque jour on ne bosse pas pendant la même durée
- dans un autre cas on fournira tout les deux bien 8h de travail, mais mon collègue travaillera le jeudi pendant 4h25 , le vendredi pendant 2h50 et le mardi pendant 1h25 et
moi je ne travaillerais que le jeudi pendant 5h et le vendredi pendant 3h et le mardi ben il bosse tout seul
Je pense que ça vient du fait que j'ai plus de temps par "jour" que lui à accorder à ce projet mais comment on fait dans ces cas là?
cf images jointes

[Orélien44]

Bonjour Tachou,

Le fait que vous n'ayez pas le même taux de capacité max implique forcément une affectation de travail différente.
Donc Ms Project ne peut pas gérer le fait que vous soyez 2 ressources à travailler ensemble sur la même tâche pendant le même laps de temps.
Je vous rappelle que Ms Project se sert du calendrier des ressources hebdomadaire pour ajuster le temps de travail par jour. Vu que vous n'avez pas le même, l'équation est impossible pour lui.

Solution:
il faut passer par la vue "utilisation des ressources" et dans le calendrier de droite mettre manuellement par jour, le nombre d'heures que vous allez réellement consacrer à cette tâche.
forcément vous aurez des messages d'alerte mais n'en tenez pas compte, c'est vous qui gérez ce projet et pas le logiciel.
j'espère que cette solution vous conviendra, même si je l'avoue, ce n'est pas très académique.

bon courage Tachou