Discussion :

[SebRo]

Bonjour à tous,

Nous avons mis en place une bibliothèque de documents avec sharepoint 2010 foundation. Cette liste comporte pas mal de documents (+ de 600).
Chaque document peut être classé selon le type de document (6 type de doc dont procédure, imprimés .....). Chaque documents doit être accessible aux personnes autorisés selon leur services respectifs. Chaque personnes doit être alerté en cas de mise à jour de ces documents.
Nous avons pour le moment créer dans cette bibliothèque un ensemble de dossier (1 par services). Nous avons copier les documents dans les dossiers qui vont bien. On se retrouve biens sur avec des documents similaires dans certains dossiers (deux services différents peuvent avoir accès au même document donc on fait une copie du document dans les deux dossiers). Cette répartition nous permet aussi de gérer facilement les accès et les alertes (gérer sur le dossier directement et non par document).
Nous aimerions allégé la gestion de cette bibliothèque mais je ne vois pas trop comment la réorganiser. Je pensait que nous pourrions mettre les document en vrac dans une bibliothèque et ensuite fonctionner avec des filtres ou des vues mais je bloque. De plus sans cette gestion par dossier de service la gestion des autorisation deviens problématique et fastidieuse (les autorisation devrait être gérer sur chaque documents) comme les alertes ce qui demande beaucoup trop de boulot.
Est ce que vous auriez des piste ou des idées à me soumettre pour améliorer la gestion de notre bibliothèque de document.

Merci par avance.

[Lapinpanda]

Bonjour,

de ce que je comprends, vous avez créer des dossiers, et pour chaque dossier casser l'héritage dessus afin de laisser uniquement les droits sur les documents présents dans ces dossiers aux personnes autorisés, c'est bien ca?

Dans ce cas, les utilisateurs non autorisées ne voient en aucun cas les documents. Si vous modifiez la vue en modifiant l'affichage des dossiers dans la partie "Dossier" de votre vue, cela ne vous permet pas d'avoir la vue en vrac de tous vos documents?

Dans l'absolu, votre problème est la gestion par dossier qui vous arrange dans certains cas mais apporte aussi par la meme occasion une lourdeur.
Connaissez vous les documents set (ensemble de document / https://support.office.com/en-us/art...2-e26698b47e05 )? Vous devriez essayer pour voir si ce n'est pas cela qu'il vous faut plutot

[SebRo]

Bonjour,

Pour la première partie c'est cela. on a un dossier par service avec des autorisation spécifique.
Pour la vue en vrac c'est pas tout a fait ce que je veux faire. On voulais que les responsable de la mise en ligne de ces documents les mettent en vrac dans une bibliothèque ou base et que c'est documents soit ensuite classé et visible selon la personne qui se connecte.
Pour la partie document set nous ne pouvons pas le mettre en place car nous utilisons sharepoint Foundation qui est quand même assez limité en fonctionnalités.
Notre problématique repose surtout sur la gestion des accès au document selon l'utilisateur et à l'envoie d' alerte. Je ne sait pas si il y a des exemple de bibliothèque de diffusion qui répondrait à nos besoins mais je n'en ai pas vu.

Merci.

[ludojojo]

Alors autre suggestion :
Création d'un niveau de sécurité pour limiter la création de vue dans la liste.
Ajout d'un champ de type groupe dans les types de contenu de la liste.
Casser l'héritage au niveau de la liste avec le nouveau droit.
Une page par service avec une vue sur la liste, filtrée sur le nom du groupe associé aux document.
On casse l'héritage sur les pages pour que seuls les utilisateurs des différents groupes aient accès aux documents. (et on interdit la modification de la page)
On interdit l'indexation de la liste.

Normalement cela devrait te permettre de t'éviter les problèmes de droits dans ta liste puisqu'ils seront gérés au niveau de la page. En revanche, ce n'est pas une solution sécurisé, car n'importe qui peut accéder aux documents si un lien vers le fichier est transmis.
Reste à valider si les données sont critiques ou pas. Si c'est le cas, tu peux toujours personnaliser le formulaire de ta liste afin de t'assurer que l'utilisateur fait bien parti du groupe lié à ton document.

[SebRo]

Bonjour,

Merci pour vos différents retour. J'ai pu faire un site avec différentes pages ou je place le composant webpart lié a la bibliothéque de doc. Ensuite j'ai modifié les vue afin de ne faire apparaître que les document qui vont bien (trie selon le service).
Par contre je n'arrive pas à fair fonctionner les alertes. Je souhaite que les personnes soit avertis quand un document les concernant (selon leur service) est ajouté ou modifié.
Est ce que cela est possible ? et si oui comment?

Merci d'avance.

[Lapinpanda]

Bonjour,

Quand le besoin est un poil différent de ce que propose les alertes disponibles dans une bibliothèque, on est obligé de développer un Workflow qui fera un envoie de mail, cela reste simple à faire, mais on est obligé de passer par un peu de personnalisation..