Discussion :

[ZoliveR]

Bonjour à tous, (et désolé pour le long message)

Tout d'abord je voulais remercier tous ceux qui tout au long de ces 4 années m'ont aidé à combler mes lacunes dans Access. J'ai beaucoup appris et progressé, grâce à vous et grâce à mes recherches sur Google. Et pourtant je sais que mes connaissances ne sont pas encore complètes concernant Access.

Perso: pour la petite histoire, ca fait 5 ans et demi que je travaille dans une petite boite et 4 ans que je maintiens une base de données (tout seul, dans mon coin). Ils me virent (et je leur souhaite bien du plaisir pour continuer à gérer cette BD car je suis le seul à m'y connaitre) mais mes connaissances Access peuvent servir pour d'autres boites et j'en suis très satisfait car cela me permet de les mettre en avant sur mon CV ^^

Au terme de ces 4 années je me retrouve avec une chouette BD mais qui contient 29 tables, 72 requêtes, 38 formulaires et 39 requêtes.

Je laisserai la base en l'état (ca leur apprendra), mais par curiosité j'ai une question pour le futur, pour les prochaines bases que je serais amené à créer...

Cette base qui existe depuis 4 ans, fonctionne bien mais est vachement lourde au final car si la moitié contient des éléments qui sont constamment utilisés au fil du temps (Données Perso, Structures de Travail, Factures, Extraits...) d'autres sont obsolètes après un certain temps (formations/inscriptions 2009-2010, 2010-2011, et maintenant 2011-2012 que plus personne n'ouvre une fois la saison clôturée)

Je suis donc curieux de savoir comment vous gérez ce genre de base de données dont une partie est "saisonnière" et donc obsolète après un certain temps?

Je peux changer l'interface pour prévoir un coin Archives, mais soit le volet de gauche est invivable (trop d'anciens éléments), soit je ne l'affiche pas mais la BD s'alourdit de toutes façons d'éléments inutiles avec le temps

Est ce que vous maintenez cette BD telle quelle, ou bien vous créez des BD annexes qui contiennent les anciennes tables

C'est + une question théorique que pratique, j'attends votre feed back, savoir ce que vous faites des éléments "archives" d'une base, si vous faites juste un backup et puis vous virez tous les vieux brolls ou si vous créez une BD Archives avec des connexions, ...

[ibill]

Bonjour,

Pour ma part j'ai entre autres une base destinée à une école de musique.
Pour des histoires de limite dans le temps de conservation de données personnelles par exemple, je sors les éléments obsolètes au fur et à mesure.

D'une part avec des tables d'archives dans lesquelles je verse les données, (mais qui restent accessibles dans des listes "historique" sur les formulaires de consultation), d'autre part avec une copie datée de la db au bout d'un an. A chaque rentrée, une procédure va changer les paramètres pour voir la nouvelle année arriver.

Quand j'efface un élève de la base, je mouline un état pdf retraçant la scolarité de l'élève, afin de garder une trace écrite sans pour autant me mettre en porte à faux avec la CNIL...

Ca me permet aussi de ne jamais avoir trop de données en base...

Si ça peut te donner des idées !

Guillaume

[ZoliveR]

Merci à toi pour ta réponse
Du coup cette histoire de pdf, c'est cool, mais à partir de ma table Données Perso, je n'ai encore jamais trouvé comment afficher les infos d'un enregistrement X qui serait présent dans plusieurs tables (c'est le cas par exemple, j'ai un enregistrement qui est présent dans plusieurs tables (en tant que champs externe, et le pied ce serait de pouvoir faire un état qui dirait "voilà, telle personne a fait telle formation, a commandé tel outil, reçoit notre trimestriel, etc"

[ibill]

Pour faire ce genre d'état ou de formulaire récapitulatif, j'imbrique des sous-formulaires, je passe par des recordsets basés sur des requêtes pleines de jointures. A partir du moment ou les clés sont présentes dans chaque table, il y a beaucoup de possibilités.

Si par exemple tu as une clé pour chaque utilisateur, et que celle-ci se retrouve dans des tables "formation", "Commandes" et "inscriptions bulletin trimestriel", tu peux aisément rassembler les données au sein d'un recordset.

Je fais souvent mes requêtes complexes avec le QBE, ce qui permet de bien parametrer les jointures. Après, je copie-colle et met en forme dans l'éditeur vba, j'ouvre un recordset et je récupère les valeurs des différents champs pour les affecter à mes zones de formulaires ou d'état.

Ce recordset peut selon le cas être réexploité directement pour faire un export ves Excel.

[Jean-Philippe André]

salut,

pour la gestion dans la durée, j'aurais tendance à moi aussi écrémer la base au fil de l'eau, soit en les mettant dans une autre base access d'archives (la durée de stockage de certaines informations sont imposées par les organismes de contrôle dans bon nombre d'activités

Si tu as plus de données que ne peut en contenir une base Access sur une période standard de stockage, je propose un SQLServer Express, gratuit, dont la taille maxi permet de gérer facilement de la profondeur de données.

Selon les cas, tu dois aussi être en mesure de fournir une notice explicative pour "remonter" les archives en question (enquête envers une société, analyse post mortem, etc.)