Réactualisation d'un classeur au fil des années.

[Lenne]

Bonjour à tous. Je sis bien embêtée car on m'a donné une tâche assez délicate à réalisée avec Excel.

Premièrement on m'a demandé de prendre les données de plusieurs classeurs pour les mettre dans un autre, récapitulatif.

Sachant que sur les classeurs dont je dois extraire les donnée et les regroupées sont (généralement) au même format et sont des fichiers de pointage où les jours se suivent normalement de ligne en ligne soit:
Lundi
Mardi
Mercredi
Etc.

Sur le fichier récapitulatif il y avait un saut de ligne entre chaque jour car il fallait une ligne de libre en dessous pour signaler les astreintes. Bon j'ai finit par rajouter une page sur le fichier de pointage test où j’ai mis les données en formes pour que ça marche. J’aurais peut-être du demandé avant car je me suis bien amusée pour insérée les lignes ainsi que la formule en dessous à chaque fois.
Bon je m’explique un peu mieux voici ce que j’ai fait.


J’ai tout simplement marqué sur la nouvelle page dans les cellules une formule qui appelle les données de première page. (Ex : =Planning!F5) Puis en dessous de chacune de ces formule j’ai mis la fonction : =SI(Planning!N5="";".";"as")

Parce qu’il y avait une colonne avec une croix si la personne est d’astreinte ou non. Dans le récapitulatif, il y a au contraire un point quand c’est un jour normal et as quand la personne est d’astreinte mais en dessous du jour normal…

(En fait voici quelques images en fichier joint, ce sera plus simple, je crois que je m’exprime particulièrement mal, désolée… Voilà j'ai mis dans l'ordre le planning de départ, la feuille où je l'ai mis en forme et enfin le planning récapitulatif.)


Je tape ensuite l’adresse de cette nouvelle page dans le planning récapitulatif et cela fonctionne pour l’ajout automatique de données et évite aux employés de remplir 2 tableaux…

Seulement. ><

On me demande à présent de trouver un moyen pour que l’année prochaine, on puisse facilement réutiliser ce système… c'est-à-dire de ne pas avoir à ressaisir tout lors du passage à 2012, sachant que les fichiers s’appelle planning de Mr X 2011 etc.

N’y connaissant pas grand-chose en macro et ayant essayé sans succès avec les données externes (Peut-être que ça pourrait marcher et que je ne suis juste pas douée. ><) je viens donc faire appel à vous, en espérant que vous pourrez m’aider.

Sachant qu’il faudra archiver l’ancien planning et en refaire un tout les ans et que je ne suis qu’en job d’été, il ne faut pas que la procédure soit trop compliquée pour qu’un autre puisse le faire à ma place. (Même si j’écrirais le processus à suivre dans un fichier spécial.

A moins bien sûr qu’il y ait une solution toute simple que je n’ai pas été capable de trouvée ce qui ne m’étonnerais pas non plus XD Je pensais qu’Excel pourrait retrouver le chemin en copier le dossier, en en archivant un et en renommant l’autre mais cela ne marche pas T__T Je ne sais pas pourquoi d’ailleurs. Même quand je fais retrouver la source et que je clique sur le nouveau fichier…

En espérant qu'il y a bien un moyen pour réaliser ceci.

[jfontaine]

Bonjour,

Une solution serait de créer une BDD avec tes données, puis d'alimenter le tableau de synthèse avec ces données.
Cette méthode te permettra de dissocier les 2 formats de fichier l'un de l'autre et ainsi d'avoir un projet modulable et évolutif

NB : met a dispo un fichier avec les onglets actuels et quelques données

[Lenne]

Merci pour ta réponse, il faudra que j'aille lire les tutos sur les Bases de données alors. ^^"

Sinon voici en fichier joins, les deux fichier excel exemples en espérant que cela pourra aider. Je les ai simplifiés au maximum car sinon il étaietn trop gros pour être envoyé.

[jfontaine]

A première vue, je pense que des formules suffiront

a mettre en F15 dans l'onglet planning recap

Code :

=RECHERCHEV($B15;'[MR X_2011.xls]Planning'!$C:$E;3;0)

a mettre en F16

Code :

=SI(RECHERCHEV($B15;'[MR X_2011.xls]Planning'!$C:$F;4;0)="x";"as";".")

descendre les formules jusqu'en bas du tableau

modifier le classeur source pour chaque colonne

A te lire si correspond a ton attente

[Lenne]

Les formules fonctionnent et sont sans doute bien mieux que celle que j'avais pu mettre. ^^ Mais comment faire pour le passage d'une année à l'autre? Est-ce que cela fonctionne toujours? Ou il faudra tout réécrire?

A quoique je veins de voir que la formule avec le "si" ne marche pas. Je ne sais pas pourquoi, cela refuse de me mettre "as" même quand il y a un x dans la colone astreinte du fichier source. ><

Moi j'avais mis Dans F15

Code :

='[Mr X_2011.xls]Mise en page'!$C7

Et dans F16

Code :

='[Xma_2011.xls]Mise en page'!$C8

tout bêtement.

Puis j'avais penser créer un fichier spécial avec les formule convertie en texte, car dans ce cas on peut facilement changer le 2011 en 2012 et tirer la forule sans que cela change les numéro des cases.
Par contre ça veut dire qu'au chagement d'année il faut tout colelr et remodifier, donc s'il y a plus simple je suis totallement preneuse.

[jfontaine]

la recherche se faisant sur la date, il n'y a rien a changer si ce n'est les années bissextiles qu'il faudra gérer

[Lenne]

Oki, plus qu'à trouver pourquoi mon truc de l'astreinte marche pas alors. >< sur le vrai fichier la colonne d'astreinte est en N j'ai donc changer le "F" en "N" mais malgré cela cela ne marche pas...

Mais je précise quand même que la recherche à l'air de s'effectuée sur el document MRX_2011 alors qu'en 2011 il s'agira d'un nouveau document MrX_2012. Donc si ça marche comme ça c'est super mais je préfère vérifier.

EDIT: Suis-je bête, j'avais oublié de changer le 4 en 12 puisque l'on passe de F à N. Mais je me demande toujours pour mon histoire de nouveau fichier source...