[AC-2007] Création requête nombre d'occurrences

[lillou_21]

Bonjour,
J'ai une table "DOCUMENTS", ces documents sont décrits entre autres dans un chant "Descripteurs" qui proviennent de la table "Descripteurs". J'ai donc entre ces deux tables une relation un (Descripteurs) à plusieurs (DOCUMENTS) avec intégrité référentielle.
Je voudrais créer une requête qui me permette pour chaque descripteur de dire combien de fois il apparaît dans la table "DOCUMENTS".
J'ai déjà créé une requête qui me donne les enregistrements relatifs à chaque descripteur et donc je remplissais le champ "Nombre d'occurrences" avec le nombre d'enregistrements indiqué dans mon résultat mais c'est une action que je vais devoir exécuter régulièrement et vu le nombre de descripteurs, c'est un peu fastidieux alors je voudrais automatiser tout ça.
Le souci c'est que je débute sur Access et je n'y connais rien dans les langages informatiques genre SQL et VBA... Alors si quelqu'un peut m'expliquer simplement, ça serait super!
Merci beaucoup!

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

Si ta table "documents" contient un champ "descripteur" alors ceci te donnera
les occurrences de chaque descripteur dans la table :

Code :

1
2
3
SELECT Documents.Descripteur, Sum(1) AS Expr1 
FROM Documents
GROUP BY Documents.Descripteur;

[lillou_21]

Merci mais euh... je mets ça où???

[ClaudeLELOUP]

Dans la fenêtre Access : clique sur Requêtes>>Nouveau>>Mode création>>Fermer.
Dans la barre Menu, tu cliques SQL et tu remplaces « SELECT; » par le code de mon post précédent.

=> tu sauves la requête qui te donne ce que tu demandais (du moins ce que j’ai compris).

[lillou_21]

"Dans la fenêtre Access : clique sur Requêtes>>Nouveau>>Mode création>>Fermer.
Dans la barre Menu, tu cliques SQL et tu remplaces « SELECT; » par le code de mon post précédent."

Encore désolée, je ne comprends pas... Dans la fenêtre Access je veux bien mais quand j'ai quoi d'ouvert?? Je ne trouve pas "Requêtes"... Il faut que j'en crée une?? A partir de quelle table?

[ClaudeLELOUP]

[Orakle]

Bonjour,

pas besoin de te soucier de la table, donc dans la fenêtre qui s'ouvre appelée "Afficher la table" tu fais Fermer.

Ensuite en haut à gauche de ta requête tu as une icône SQL, tu cliques dessus et mets le code proposé ci-dessus.

[lillou_21]

OOOOppps Désolée, j'ai oublié de préciser que je suis sous Access 2007... Normal que je trouve pas!

[lillou_21]

J'ai réussi à trouver où entrer le code
Mais comme "Descripteurs" est un champ à plusieurs valeurs, au début ça ne marchait pas. J'ai donc mis :

Code sql :

1
2
3
4
 
SELECT DOCUMENTS.Descripteurs.Value, Sum(1) AS Expr1
FROM DOCUMENTS
GROUP BY DOCUMENTS.Descripteurs.Value;

Merci beaucoup pour votre aide!!!

[lillou_21]

Mais je voulais aussi que le résultat de la requête aille dans le champ "Nombre d'occurrences" de ma table "Descripteurs".
C'est possible ça??
ça serait long de tout recopier à la main, et en plus la requête ne donne pas les descripteurs qui n'apparaissent pas encore dans la table DOCUMENTS, donc il faut être vraiment très attentif

[ClaudeLELOUP]

À mon avis, tu es sur une mauvaise piste, car ça n'a aucun sens de copier cette donnée dans ta table "Descripteurs" car :

- c'est une redondance, puisqu'il suffit d'une requête pour la reconstituer ;
- pire, c'est une donnée fallacieuse en ce sens qu'elle sera erronée dès que la table "documents" aura été mise à jour !

Que veux-tu faire exactement avec cette donnée ?

[lillou_21]

C'est pour cela que j'ai un champ qui indique la date de la dernière mise à jour du nombre d'occurrences. De plus je peux très bien créer un bouton pour exécuter la requête et mettre à jour cette donnée quand j'en ai besoin non?
Ce nombre me sert à savoir si un terme est beaucoup utilisé ou non pour pouvoir avoir une liste de descripteurs la plus efficace possible pour les recherches.
Comme je suis en train de construire le thésaurus, il est important que je puisse avoir ce genre d'information facilement. A terme, il y aura plusieurs centaines de descripteurs alors en rechercher un dans la requête n'est pas ce qu'il y a de plus simple alors que dans une table...
Il faut que ça soit facile pour n'importe qui, même pour quelqu'un qui ne connaît pas du tout Access puisque je ne vais pas pouvoir finir moi-même ce travail, vraisemblablement.
Et en plus comme je le disais, les descripteurs qui ne sont pas encore utilisés n'apparaissent pas dans le résultat de la requête, ce qui peut entraîner des erreurs (humaines bien sur).

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

Il faut que ça soit facile pour n'importe qui

C'est bien pour cela que tu devrais plutôt envisager un formulaire
- avec une liste déroulant les noms de "Descripteurs"
- le clic sur un nom afficherait le nombre actuel de documents.

[lillou_21]

Bonjour (pardon ce truc me prend tellement la tête que j'en oublie la base de la politesse )

le problème de la liste déroulante, c'est le nombre de termes, c'est un peu fastidieux non?

[ClaudeLELOUP]

Mais non, c'est tout simple !

Peux-tu poster un bdd compatible access2000 avec quelques éléments de tes tables.
Ça nous permettra de dialoguer sur du concret.

[lillou_21]

Euh je ne sais pas trop comment faire, j'ai essayé d'enregistrer dans un format compatible mais Access me dit que j'ai des fonctions qui requièrent une version plus évoluée... (dans mon cas je pense que ce sont des champs à plusieurs valeurs)

En fait j'ai fait des catégories de descripteurs et ça m'arrangerait de pourvoir avoir le nombre d'occurrences pour les termes d'une catégorie...

[ClaudeLELOUP]

Access me dit que j'ai des fonctions qui requièrent une version plus évoluée...

D'accord, je suis un dinosaure !

Crée une nouvelle BDD avec ton Access plus évolué.
Mets-y les deux tables concernées.
Dans ces tables, suppriment les champs calculés. (Ne garde que les données de base).
À ce moment, Access sera d'accord de convertir en version "vulgum pecus".

[lillou_21]

Comment je fais pour mettre dans le bon format (zip?)?

[ClaudeLELOUP]

Vois ceci.

Si c'est un fichier Rar, je pourrai le lire.

[lillou_21]

J'avais déjà lu cette page mais je ne sais pas comment faire pour compresser la base...