[AC-2007] Création fichier clients + devis et factures

[Manu0675]

Bonjour,

J'essaye de faire sur access un fichier client avec sur chaque fiche client un accès aux devis et factures concernant celui-ci. Je suis parti de l'exemple les comptoirs mais je n'ai pas besoin de tout ce qui est proposé dans cet exemple. Le souci est que je ne connais pas du tout le VBA et peu Access en général. Ma question est de savoir si il y a une solution pour y arriver sans programmer ? Pour l'instant j'ai pu faire le fichier client, ce qu'il me faudrait sur chaque fiche est un onglet "Devis" et un autre onglet "Factures" et de pouvoir transformer un devis en facture. J'ai essayé d'enlever ce qui ne me servait pas sur l'exemple les comptoirs mais tout est lié et l'on se retrouve vite avec des erreurs (logique). Si quelqu'un peut me renseigner ce serait vraiment sympa. Merci à tous par avance.

[marot_r]

Une solution sans programmer ... probablement non. Une solution avec peu de programmation, très certainement oui.

Le premier pas avec une base de données c'est de déterminer les tables et leurs relations.

Cet exercice peu avantagesement être fait avec un crayon et une feuille de papier, du moins pour définir les grandes lignes du projet.

Donc de ce que tu me dis tu devrais avoir

des clients
des factures
des devis

j'imagine que chaque facture a des détails de factures (ex : une liste de produits ou/et de service).

L'architecture classique est :

client est en relation avec entête de facture
entête de facture est en relation avec détail de facture

Note qu'un devis peut être vu comme une facture d'un type particulier. Cela peut simplifier l'architecture de la BD.

Une fois tes tables et leurs relations établies on pourra regarder l'interface. Les assistants d'Access permettent de faire pas mal de chose sans avoir à écrire soi-même une seule ligne de code.

A+

[Manu0675]

Merci pour cette réponse, j'ai l'architecture en tête maintenant j'ai du mal à l'appliquer à Access.

Oui chaque facture à ses détails (des produits) mais qui n'ont pas forcément à faire partie de la BD (il y a peu de produits), ils peuvent être rentrer à la main lors de le création du devis, qui ce serait bien pourrait être transformé ensuite en facture.

Je pensais que tout cela serait simple à mettre en place mais finalement non.

[marot_r]

Ce n'est pas extrèmement complexe mais il y a pas mal de petits détails à voir.

Par exemple je te recommande d'avoir une table des produits, même si tu en as peu c'est mieux d'avoir tout dans la BD. Et cela n'ajoute pas trop à la compléxité.

Si tu veux une table de tarif (prix de tes produits) là cela peut devenir pluss compliqué.

Ensuite comment numérotes-tu tes factures ? tes devis ?

Un devis devient-il toujours une facture complète ou tu as de la facturation partielle ?

T'arrives-t-il de regrouper plusieurs devis en une seule facture ?

Dois-tu emmettre des notes de crédits ? Souhaites-tu le faire à partir de ta base ?

Dois-tu conserver une information sur la source de tes factures ? (ex : la facture F1 vient du devis D4).

Si tes besoins sont simples, il serait peut-être plus rentable (financièrement et/ou en temps) de regarder ce qui se fait dans le commerce et d'acheter un logiciel de facturation tout fait.

A+

[Manu0675]

Re bonjour,

Pour les produits et les tarifs ils ne doivent pas forcément être rentrés dans la BD, je peux le faire au moment de la création du devis en tapant le nom du produit et son prix.

Pour les numéros de facture ,j'en suis pour l'instant à la facture n°1200 , je voudrais reprendre à partir de là, pour les devis ils sont numérotés avec la date du jour à l'envers et si il y en a plusieurs avec un / (exemple : /2 si le 2ème devis de la journée). Mais ça peut être changé.

Ce qu'il me faudrait c'est avoir une fiche client (ça j'ai réussi sur access) et à partir de cette fiche pouvoir créer un devis ou une facture et toujours sur cette même fiche avoir un onglet devis et un onglet factures pour avoir un historique pour chaque client.

Un devis devient une facture complète à moins que le client modifie sa demande mais là le devis change aussi donc ça ne pose pas de problème.

En général un devis est égal à une seule facture.

Non, pas de notes de crédits

Pas non plus d'informations à conserver sur la source des factures, juste avoir un historique.

Quant à un logiciel vendu dans le commerce, c'est sur mais l'avantage d'access est que l'on peut faire ce que l'on souhaite sans avoir un tas d'options inutiles (dans mon cas), je préfèrerais passer par access.

Merci

[marot_r]

Pour l'avoir vécu je t'assure qu'il n'y a aucun gain à ne pas avoir de table des produit dans une BD de facturation. La simplification apportée est largement contrebalancée par les problème que l'on rencontre lors de l'évloution de la BD.

Pour ta numérotaion de devis, en effet il serait plus simple de passer à une numérotation séquentielle. Tu commence à 1 et tu continues à l'infini.

Pour la présentation en fiche client + liste des devis + liste des factures pas de problème particulier un fois qu'on a une bonne structure de tables.

Peux-tu poster ce que tu as dans la tête en matière d'architecture de tes tables ? Cela fera un caneva sur lequel brodé une solution.

As-tu jeter un oeil aux tutoriaux de ce site. Passer au travers d'un qui te montre comment monter ta 1er base pourrait t'être utile.

A+

[Manu0675]

C'est sur qu'en général il doit être mieux d'avoir une table des produits mais là il n'y aura pas d'évolution de la BD et tout rentrer manuellement ne me pose pas de problème, je souhaite vraiment aller au plus simple.

Pour la numération des devis et des factures est-il possible de commencer par un autre chiffre que 1 ?

Pour l'architecture je ne sais pas trop comment expliquer mieux ce qu'il me faudrait. Sur la fiche du client (donc la table "Contacts" ou "Liste des clients") que j'ai déjà je souhaite avoir un onglet ou un bouton Devis qui ouvrirait une boite de dialogue avec la désignation du produit, la quantité, le prix unitaire HT, le montant HT et un calcul de la remise éventuelle,du montant HT du transport, du total HT, de la TVA et du TTC. A partir du devis je voudrais pouvoir le transformer en facture si celui ci est accepté par le client. Et avoir un historique devis et facture sur la fiche client.

J'essaye toujours d'adapter la base d'exemple d'access "Les Comptoirs" mais sans succès, j'ai essayé de supprimer ce qui ne me servait pas mais à un moment ou un autre je me retrouve avec des messages d'erreurs.

Là je suis donc bloqué avec ma liste de clients depuis une semaine et je tourne en rond. J'ai essayé de regarder les tutoriaux mais je n'ai rien trouvé qui correspond à ce que je voudrais faire. Je commence à me décourager, j'ai du y passer une bonne quarantaine d'heures.

A bientôt, merci encore pour les renseignements

[Manu0675]

Je pense que je vais laisser tomber, je n'arrive à rien à part à créer un fichier client.

[marot_r]

Il n'est pas évident de crée sa première base de données donc rien de surprenant dans tes 15 heures infructueuses.

La 1ere étape c'est de définir les tables, là ce que tu as décris c'est l'inteface que tu veux mettre sur tes tables pour les rendre agréables a utiliser.

Par exemple

Client :
-------
ClefClient
CodeClient
Nom
Prenom

TypeDocucment
----------------
ClefType
CodeType (FAC ou DEV)
LibelleType

DocumentEntete
----------------
ClefDocument
ClefClient
ClefTypeDocument
AdresseLivraison
NumeroDocumentDevis
NumeroDocumentFacture

DocumentDetail
---------------
ClefDocument
ClefDetailDocuement
Quantite
Libelle
PrixUnitaire
Unite

Relation inter table

Client <-> DocumentEntete
DocumentEntete <-> DocumentDetail
DocumentEntete <-> TypeDocument

Pour être efficace je t'invite à suivre un des tutoriaux qui te montre comment battir une BD Access même si elle ne répond pas exactement à tes besoins. cela te donnera les outils nécessaires pour battir ta base ... et prend ton mal en patience car même si Access est un outil très convivial et facile à manipuler il ne s'apprend pas en 2j.

A+

[Manu0675]

Merci, je vais essayer de partir sur cette base là. Dans les tutoriaux de ce site je n'en trouve pas un qui puisse correspondre, je pense les avoir tous regardé ou alors j'en ai raté un ,je vais retourner voir ça. Sinon pour les heures j'en suis plutôt à 45 qu'à 15 et je n'ai pour ainsi dire rien fait d'où mon découragement. Mon gros soucis c'est d'arriver à faire les relations entre les tables. J'ai la fiche client, la facture je pense pouvoir reprendre le modèle de l'exemple d'Access et l'adapter en devis. Enfin là j'ai l'impression de plus "bricoler" qu'autre chose. Ce qui prend 5 minutes pour quelqu'un qui connait Access doit me prendre 5 heures. J'essaye de trouver quelqu'un dans mes amis qui connait Access qui pourrait m'aider mais personne autour de moi ne connait. Sinon j'ai pensé à Excel mais Access me paraissait plus adapté à ce que je souhaite faire.

[marot_r]

Il n'est pas évident d'adapter une BD qui a été prévue pour autre chose même quand on s'y connait bien. Il y a pas mal de décisions qui sont spécifiques du modèle sur lequel tu travailles plus quelles astuces techniques qui tirent partie des spécificités d'Access qu'il convient d'appliquer ou de ne pas appliquer selon le cas.

Mon premier projet pour apprendre Access était un carnet d'adresse avec plusieurs adresses par personne et plusieurs numéros par personnes ... je ne l'ai jamais terminé ;-).

Avec la base que je t'ai esquissée tu devrais être sur la bonne piste.

Les Clef sont des champs autonum dans leur table d'origine et des entiers long dans les tables qui les utilisent.

Pour la umérotation, on peut partir du nombre qu'on veut, avec quelques astuces, mais il est plus simple de garder une numérotation séquentielle. On peut faire autrement par exemple un de mes clients a sa numérotation qui repard à 0 à chaque début d'année.

Tu mentionnes des problèmes avec les relations, est-ce pour faire une relation entre deux tables ou est-ce pour savoir quand et sur quoi établir la relation ?

A+

[Manu0675]

Tu me rassures un peu en me disant que tu n'as jamais terminé ton premier projet :-)

J'ai commencé à suivre un tutoriel qui est clair au début un peu plus flou en suite mais je vais essayer de le suivre jusqu'au bout.

En effet les tables que tu me décris me mettent sur la voie.

Pour la numérotation il faut surement passer par du VBA si l'on commencer par exemple à la facture N°1210 ?

Pour les relations je parlais des relations entre les tables et aussi savoir quand et sur quoi établir la relation ainsi que les différentes options proposées lors d'une relation (appliquer l'intégralité référentielle,mettre à jour en cascade,effacer en cascade...) J'en ai appris un peu plus aujourd'hui sur les tables et les relations avec le tutoriel mais je suis loin de maitriser tout ça :-)

Je te remercie pour le temps que tu me consacres.

[marot_r]

Pour la numérotation, oui il faut faire un peu de VBA. On ne peut pas utiliser l'auto numérotation car elle crée trop facilement des trous dans la séquence.

C'est un des points à voir mais pas le plus prioritaire.

Pour le type de relation :

• La relation sans intégrité permet de signaler que deux éléments sont reliés. Pas très utiles en soi met permet de repérer la structure logique du modèle de données. Surtout utile pour la maintenance ultérieur de l'application.
• La relation avec intégrité référentielle est la plus courante elle permet de s'assurer que si tu ajoutes quelque chose dans une table il existe dans une autre table de référence (ex : un produit dans un commande doit exister dans la table des produits). Elle assure aussi que le système va t'empécher de supprimer un élément de référence si il est utiliser ailleur (ex : tu ne peux pas supprimer un produit de la table des produits si une commande l'utilise.).
• La relation avec intégrité référentielle et mise à jour en cascade permet que losrque tu modifie un élément qui sert dans une relation, toutes les tables qui l'utilisent sont mise à jour automatiquement par le système. Très utile aussi si tu utilises des codes pour relier tes tables et que ces codes peuvent changer.
• La relation avec intégrité référentielle et suppression en cascade permet que si tu supprime un élément, tous les enrtegistrements reliés à cet élément sont supprimer dans toutes les tables. À utiliser avec précaution, la plus part des programmeur préfèrent programmer eux-mêmes cette fonction afin de prémunir l'utilisateur contre les fausses manoeuvre.

A+

[Manu0675]

Bonjour,

J'ai (un peu) avancé ;-) Pour le fichier client je suis parti de l'exemple d'access "Contacts" pour réaliser le fichier client ,cet exemple correspond à ce qu'il me faut, je l'ai juste un peu modifié.Ensuite j'ai crée d'autres tables comme tu m'avais indiqué en rajoutant quelques éléments (j'ai aussi mis le type de données car j'ai un doute sur ce que j'ai fait) :

Client (table de l'exemple "contacts" d'Access) :
-------

ID NuméroAuto (clé primaire)
Société Texte
Nom Texte
Prénom Texte
Adresse email Texte
Fonction Texte Texte
Téléphone Professionnel Texte
Téléphone personnel Texte
Téléphone mobile Texte
Numéro de télécopie Texte
Adresse Mémo
Ville Texte
Département Texte
Code postal Texte
Pays/Région Texte
Page web Lien hypertexte
Remarques Mémo
Pièces jointes Pièce jointe



TypeDocument Type de données
----------------
ClefType Numérique (clé primaire)
CodeType (FAC ou DEV) Numérique
LibelleType Texte

DocumentEntete
----------------
ClefDocument Numérique (clé primaire)
ClefClient Numérique
ClefTypeDocument Numérique
AdresseLivraison Texte
NumeroDocumentDevis Texte
NumeroDocumentFacture Texte
DateDocument Texte


DocumentDetail
---------------
ClefDocument Numérique (clé primaire)
ClefDetailDocument Numérique
Designation Texte
Quantite Numérique
PrixUnitaireHT Monétaire
RemiseCommerciale Monétaire
MontantHT Monétaire
TotalHT Monétaire
TVA Monétaire
TotalTTC Monétaire
ConditionsReglement Texte

Voilà où j'en suis. Je ne sais pas exactement quelles lignes mettre en relation. Ensuite je pense qu'il faut passer aux formulaires ? ( j'ai déjà le formulaire Liste des clients et Détails du client) J'ai aussi une requête qui s'intitule Clients (étendu).

Je ne sais pas si mes explications sont claires, sinon je peux t'envoyer mon fichier, ce serait peut être plus simple ? Si tu as le temps bien sûr.

A bientôt

[Manu0675]

Là je tourne en rond depuis 2 jours, je ne sais pas comment continuer, j'essaye des choses mais sans succès.

[marot_r]

Bon donc tu dois mettre en relation

TypeDocument et DocumentEntete (via ClefType)
DocumentEntete et DocumentDetail (via ClefDocument)
DocumentEntete et Client (via ClefClient)

Maintenant qu'on a une belle architecture on va voir à l'interface.

Je pense que tu veux quelque chose qui ressemble à

Client et info client : 1 client à la fois
Liste des devis/factures

Document (Devis/Facture) : 1 document à la fois
entête document : 1 entête par devis/facture
détail document : n détails par facture

Donc à priori tu as besoin de 4 formulaires

1 formulaire pour afficher le client
1 sous-formualire pour afficher la liste des documents du client

1 formulaire pour l'entête du document
1 sous-formulaire pour afficher la liste des détails de documents

Le sous-formulaire est un formulaire normal que tu as 'intégré' après sa création à un autre formulaire.

Il y a un assistant qui se délcenche quand tu utilise l'outil 'sous-formulaire' et qui te permet de choisir le formulaire que tu veux intégrer ET surtout de définir leur relation père-fils. Tu vas donc pouvoir relier un client à ses documents et un document à ses détails.

Après nous verrons comment appeler le document en fonction de celui choisi pour un client.

A+

[Manu0675]

Dans ma table Client je n'ai pas de champ ClefClient, je vais le rajouter. Par contre pour l'instant j'ai un champ ID en clé primaire dois-je le modifier par ClefClient et laisser le type de données en NuméroAuto ? Dois-je rajouter aussi le champ CodeClient ?

Sinon pour l'instant au niveau des formulaires j'ai :

- 1 formulaire Liste des clients et lorsque je clic sur l'ID, le nom de la société ou le nom du client j'ai le formulaire Détails du client qui s'ouvre avec les diverses informations concernant ce client.

Sur ce formulaire Détails du client j'ai rajouté 2 boutons : Créer un devis et Créer une facture (qui pour l'instant ne sont reliés à rien) et à côte de l'onglet Général (qui contient les infos sur le client) j'ai rajouté 2 onglets : 1 onglet Devis et un autre onglet Factures (qui pour l'instant mènent à une page blanche) où je souhaiterai avoir la liste des devis et factures du client.

J'espère que mes explications sont claires, j'ai essayé de détailler le plus possible.

Dans mon formulaire Détails client je dois créer 2 sous formulaires (1 devis et 1 factures) ?

Merci.
@+

[marot_r]

Oui, renomme simplement le ID par ClefClient sans rien changer. Il est souvant plus facile de comprendre le modèle si les champs portent le même nom aux deux bouts de la relation.

Pour le CodeClient, personnelement je le garderai bien que techniquement il n'apporte rien car il est souvant plus facile à gérer/mémoriser pour un humain.

Pour les sous-formulaires dans le detail du client, il va falloir en effet créer 2 zones de sous-formulaires si tu veux présenter les devis et les factures simultanément mais tu peux peut-être utiliser un seul formulaire source. Un formulaire qui présente indifférement les devis ou les factures.

A+

[Manu0675]

D'accord je vais donc renommer ID par ClefClient et ajouter un champ CodeClient comme tu me le conseilles.

Pour les sous formulaires, ils ne seront pas vraiment présentés simultanément, j'ai crée un onglet Devis et un autre onglet Factures qui amènent sur 2 pages différentes (blanches pour l'instant) ou sinon créer un formulaire divisé en 2 parties mais je trouve plus pratique d'avoir une page Devis et une autre page Factures pour s'y retrouver mieux dans l'historique.

Sinon quand j'utilise l'assistant sous-formulaire je vois seulement les formulaires Liste des Clients et Détails du Client, je n'arrive pas à créer le sous-formulaire DocumentDetail à partir du formulaire DocumentEntete que je viens de créer.

P.S : Je joins 3 captures d'écran de ce que j'ai pour l'instant.

http://imageshack.us/photo/my-images...ilsclient.jpg/
http://imageshack.us/photo/my-images...onstables.jpg/
http://imageshack.us/photo/my-images...entetejpg.jpg/

@+

[marot_r]

Pour pouvoir intégrer un sous-formulaire il faut d'abord le créer comme un formulaire normal.

Je me suis sans doute mal exprimé pour l'histoire d'un seul formualire pour afficher un devis ou une facture.

Tu peux très bien avoir 2 onglet qui présentent le même sous-formulaire. Ce sous-formulaire peut être conçu pour être paramétrable et afficher soit un devis soit une facture.

Ce n'est pas forcement la solution à retenir dans ton cas mais cela peut simplifier l'application en réduisant le nombre de formulaires. Ainsi ce que tu fais pour MAJ un devis (ex : changement de couleur, de police, d'éléments affichés etc... est aussi fait pour une facture.).

A+