Déplacement et note de frais

[emania]

Bonjour,

Je travaille dans une SSII et je suis amené à faire plusieurs déplacements nationaux et à l'étranger.

Le billet et l’hôtel sont payés par la SSII, et pour le reste on a un forfait journalier plutôt correct, le soucis est qu'on doit justifier facture à l'appui la moindre dépense pour la nourriture et le transport, imaginez la galère quand le déplacement dure un mois

En plus la différence (forfait - frais justifiés) est prélevé de notre salaire.

Je voudrais savoir si cela est bien légale, je n'ai jamais vu une SSII qui gère des notes de frais de cette façon.


Merci

[Perfourras]

Je pense que c'est à la limite du légal : ça dépend du moyen de transport utilisé en fait.
Si tu prends le train ou l'avion, pas de souci.
Mais si tu prends la voiture, si je comprends bien, on ne te rembourse que l'essence consommée. Tu n'as aucun remboursement par rapport à l'usure de ta voiture puisque tu n'as pas de justificatif. Et ça ce n'est pas normal puisque les déplacements pro ne doivent rien te coûter en plus que ce que tu dépenses pour aller bosser dans ton agence.

Je pense que si tu prends la voiture, tu devrais dire à ton manager que soit il te propose un déplacement avec voiture de location, soit il te paye un forfait qui englobe plus que ce que tu peux justifier par les factures (usure auto, vidanges à faire plus fréquemment, ...). Y'a des barèmes dispos sur le net, exemple ==> http://www.auto-selection.com/servic...ques/index.php.
Et si il refuse, et bien refuse de signer ton ordre de mission en disant que conformément à la syntec, une mission ne doit rien te coûter en plus. Entre te laisser en interco à ne rien rapporter, et t'envoyer en mission quitte à payer quelques dizaines d'euros en plus, il choisira vite je pense...

[gl]

Envoyé par emania

Le billet et l’hôtel sont payés par la SSII, et pour le reste on a un forfait journalier plutôt correct, le soucis est qu'on doit justifier facture à l'appui la moindre dépense pour la nourriture et le transport, imaginez la galère quand le déplacement dure un mois

En plus la différence (forfait - frais justifiés) est prélevé de notre salaire.

Que veux-tu dire par là ? Qu'il te file X € de forfait en début de mois en guise d'avance sur frais pour le mois à venir et qu'en fin de mois, il y a régulation par rapport aux justificatifs et que l'employeur récupère le trop-perçu ?

[emania]

Envoyé par gl

Que veux-tu dire par là ? Qu'il te file X € de forfait en début de mois en guise d'avance sur frais pour le mois à venir et qu'en fin de mois, il y a régulation par rapport aux justificatifs et que l'employeur récupère le trop-perçu ?

Oui c'est ça, ils récupèrent le trop perçu comme tu as dit, soit on doit le rendre soit il est prélevé du salaire.

C'est plus parlant dans les déplacement à l'étranger (hors UE) ou on nous avance les frais en monnaie locale mais c'est valable en France aussi.

[emania]

Envoyé par Perfourras

Je pense que c'est à la limite du légal : ça dépend du moyen de transport utilisé en fait.
Si tu prends le train ou l'avion, pas de souci.
Mais si tu prends la voiture, si je comprends bien, on ne te rembourse que l'essence consommée. Tu n'as aucun remboursement par rapport à l'usure de ta voiture puisque tu n'as pas de justificatif. Et ça ce n'est pas normal puisque les déplacements pro ne doivent rien te coûter en plus que ce que tu dépenses pour aller bosser dans ton agence.

Je pense que si tu prends la voiture, tu devrais dire à ton manager que soit il te propose un déplacement avec voiture de location, soit il te paye un forfait qui englobe plus que ce que tu peux justifier par les factures (usure auto, vidanges à faire plus fréquemment, ...). Y'a des barèmes dispos sur le net, exemple ==> http://www.auto-selection.com/servic...ques/index.php.
Et si il refuse, et bien refuse de signer ton ordre de mission en disant que conformément à la syntec, une mission ne doit rien te coûter en plus. Entre te laisser en interco à ne rien rapporter, et t'envoyer en mission quitte à payer quelques dizaines d'euros en plus, il choisira vite je pense...

J'utilise rarement la voiture, et dans ce cas on me rembourse l'essence (sur facture bien sur sinon on suppose que tu t'es téléporté )

[fcharton]

Envoyé par emania

Le billet et l’hôtel sont payés par la SSII, et pour le reste on a un forfait journalier plutôt correct, le soucis est qu'on doit justifier facture à l'appui la moindre dépense pour la nourriture et le transport, imaginez la galère quand le déplacement dure un mois

En plus la différence (forfait - frais justifiés) est prélevé de notre salaire.

Je voudrais savoir si cela est bien légale, je n'ai jamais vu une SSII qui gère des notes de frais de cette façon.

Non seulement, c'est légal, mais c'est même comme cela que cela devrait toujours se passer.

Les remboursements de frais, comme leur nom l'indique, cela rembourse des frais qu'il faut justifier, sinon c'est une prime, et c'est soumis à cotisations et impôts (pour eux et pour toi). En dehors de quelques cas pour lesquels on applique des barèmes (essentiellement les déplacements dans ton véhicule personnel), tout doit être justifié, sinon, en cas de controle de l'URSSAF ou du fisc, ta boîte et toi pouvez être mis à l'amende.

Le forfait qu'ils te versent est une avance, qui est ensuite régularisée en fonction des dépenses réelles. Si tu regardes sur ta fiche de paye, tu verras qu'elle n'est pas soumise à cotisations sociales, et qu'elle n'entre pas dans les revenus que tu déclares au fisc, et qu'elle est probablement intitulée 'avance sur frais' ou quelque chose du genre.

Autrefois, ces choses étaient gérées moins précisément, mais il y a eu tellement d'abus (salaires au noir déguisés en remboursements de frais) que c'est à peu près la première chose que regardent les controleurs. N'importe quelle entreprise un peu sérieuse fait attention, le jeu n'en vaut pas la chandelle.

Le fait que ta boîte fasse comme cela est plutôt bon signe.

Francois

[BiM]

Envoyé par emania

J'utilise rarement la voiture, et dans ce cas on me rembourse l'essence (sur facture bien sur sinon on suppose que tu t'es téléporté )

Normalement, on rembourse au kilomètre effectué en utilisant soit un relevé de compteur, soit une application de type Google Maps ou Mappy pour définir le nombre de kilomètres effectués et les informations de la carte grise. Il y a les barèmes officiels pour cela. D'autre part, c'est ta société qui doit souscrire à une assurance qui couvre les frais liés aux déplacements professionnels (le trajet domicile-travail n'est pas un trajet professionnel).

Pour le reste, c'est tout à fait légal et me paraît correct de la part de ta société. Sache qu'il y a beaucoup de sociétés qui refusent d'avancer les frais (d'ailleurs, dans ce cas, tu peux demander remboursement des agios ou autres frais bancaires liés si tel est le cas).

[fcharton]

Envoyé par BiM

Sache qu'il y a beaucoup de sociétés qui refusent d'avancer les frais.

Dans le cas présent, ils seraient d'autant plus habilités à le faire qu'ils prennent en charge les deux postes coûteux et exceptionnels : le billet d'avion/de train, et l'hébergement. Ce qui reste (nourriture, petits déplacements) peut légitimement être avancé par le salarié (sauf si on avait des dépenses de représentation, invitation de clients par exemple)

Francois

[Louis-Guillaume Morand]

ce que tu décris est le cas partout et c'est tout à faire légal mais comme dit plus haut, tu peux demander une avance pour payer l'hotel et transport.

imaginez la galère quand le déplacement dure un mois

pour moi, c'est comme cela 365j par an alors te plains pas

[emania]

Envoyé par Louis-Guillaume Morand

ce que tu décris est le cas partout et c'est tout à faire légal mais comme dit plus haut, tu peux demander une avance pour payer l'hotel et transport.

pour moi, c'est comme cela 365j par an alors te plains pas

C'est vraiment chiant de garder et gérer les factures et de devoir justifier chaque sous dépensé, c'est pas que j'en abuse mais j'en suis à une pile de factures à devoir trier par jour / type ...

Je savais pas que c'était si commun, dans mon entourage on a un forfait journalier sans obligation de justifier / rembourser qu'on gère comme on veut

[Louis-Guillaume Morand]

c'est simple, si ta société n'a pas de justificatifs et qu'elle te rembourse alors c'est considéré comme un salaire déguisé et elle va vite fermer et les dirigeants en prison. donc ton entourage est dans l'illégalité la plus complète.

tu es tenu de garder les justificatifs de dépense et je te rappelle que pour la vie privée c'est la même chose. tu es censé prouver que ce que tu as chez toi a bien été acheté. c'est aussi utile en cas d'assurance habitation.

donc soit organisé, met ca dans une enveloppe en bordel et ca te prendra pas plus de 30 minutes à la fin du mois ou alors t'es vraiment pas organisé. sinon, fais comme tout le monde, tu te developpe une appli de NTF sur ton smartphone/PC et tu saisies au jour le jour. comme ca, le dernier jour, un export et pouf, tout est réglé.