[AC-2003] Projet Budget Previsionnel

[daouate]

Bonjour,

Je suis stagiaire en contrôle de gestion dans une entreprise de décoration d’intérieur.
J’ai un projet à réaliser pour les prochains jours qui est intéressant et compliqué a la fois. C’est donc pour cette raison que je fais appelle à certains d’entre vous afin d’avoir plusieurs idées quant à la réalisation de mon projet.

PROJET :
Je dois réaliser la prévision de budget de 2011, en ma basant sur les données de 2010 à partir des classes 6 (charges d’exploitation) et 7 (produits d’exploitation) du plan comptable.
J’ai réorganisé tous ces comptes de façon à a voir plusieurs sous-comptes. Mon plan étant le suivant :
• Chiffre d’affaire et Marge
Vente
Achats
• Plan Transport
• Forces de Ventes
o Représentant & Commerciaux
o Marketing
• Frais de Structure
o Locaux
o Fonctionnement du site
o Service Généraux
• Masse Salariale

A l’intérieur de tout ca se trouvent donc les comptes de charges et de produits avec leur cumul sur l’année 2010.
De plus, et ce qui compliquent encore plus le problème, c’est que je dois faire la même chose pour les 7 sociétés a l’intérieur de la société dans laquelle je suis ainsi que de sa consolidation.

Mon problème est le suivant. Sous Excel, j’ai beaucoup trop de données sur les 7 societes, et je pense qu’Access pourrait me permettre de croiser les cellules et de gagner beacoup de temps.

Pour les experts, ce projet parait sans doute plus facile que pour moi, quoique….

Je suis à la recherche de vos idées et de vos propositions…

Je vous remercie.

[jcdenton057]

Bonjour à toi,

Petite question : est-ce que ton projet doit être de faire le budget prévisionnel ou de faire un outil qui servira plusieurs fois.

Si on est dans le cas de faire juste le budget pour 2011, Access ne me parait pas très adapté ; tu vas prendre plus de temps à créer ton MCD, construire ta base et programmer qu'à obtenir les chiffres et les analyser.

Pour ma part, je partirai plus vers une meilleure organisation dans Excel :
- tu gardes ton plan
- ensuite tu synthétises tes données pour 2010. Je pense qu'avec des fonctions du type RECHERCHEV et autre, y'a moyen de faire rapidement.

Voila.
Si tu as des questions, n'hésite pas.
Christophe.
Contrôleur de gestion et Admin base de donnée Access.

[daouate]

Merci Christophe pour ta réponse.

J'ai pensé bien sur à le faire sur Excel. Mon souci principal est vraiment le nombres de données ( environ 4000 lignes sur les 12 mois de 2010 et 2011)
C'est pour ca que je me suis dit qu'Access me permettrait de mieux m'organiser.

Pour répondre à ta question, je dois faire un budget prévisionnel mais ce fichier serait, s'il est bon, réutilisé.

Mon but est de pouvoir synthétiser au maximum.
Avec Excel, j'aurai de nombreux onglets car ce je dois construire la prévision consolidée et non consolidée. Il y a 7 sociétés dans le Groupe...

Qu'en penses-tu?

David

[daouate]

PS: J'ai deja toutes les données sur Excel que je pourrais transvaser sur Access si besoin.

[jcdenton057]

Bonjour,

Je resterai quand même bien sur Excel.
Le soucis que je vois sur Access est que tu vas devoir développer des Tables pour organiser tes données, des requêtes et des formulaires pour les afficher.
Ensuite, prévoir la gestion des utilisateurs, le passage d'une année sur l'autre,.....
Tu risques de passer plus de temps à developper, tester, ...qu'à construire le budget.

Si tu as beaucoup de connaissance en Access, autant théorique pour le MCD que pratique pour les formuaires, et le VBA, tu peux le faire. çà pourrait même être un projet sympa, créatif ,...

Dans le cas contraire, même un gros fichier Excel peut rester à la portée de tous surtout si personne dans l'entreprise ne connait Access.

Pour info, dans l'entreprise où je travaille,j'ai le compte de résultat en Access (pour présentation) car l'ERP n'es pas très facile à modifier. Par contre, le budget reste en excel car il faut des choses très détaillées et modifiables facilement.

[daouate]

Je ne suis pas un grand adpete d'Access. J'ai eu un cours dessus il y a 3 ans mais les les souvenirs sont lointains et je n'y ai plus retouché depuis.

Admettons que je fasse le projet sur Excel,

Ne crois-tu pas qu'à la lecture du Budget, et donc de la feuille de route a suivre, il n'y aura pas trop de données, d'information, de feuilles à l'interieur du classeur, etc...

Nous sommes d'accord que l'objectif principal du reporting du budget est de permettre une lecture simple et rapide pour les différents managers. Penses-tu que cela sera le cas, selon les criteres que je t'ai émis dans mes messages precedents?

Comment t'y prendrais-tu?

[jcdenton057]

D'après ce que j'ai compris, tu as déjà les choses suivantes :
- une feuille de calcul pour 2010 par compte et par société
- un plan (chiffre d'affaire, ...) qui correspond à un regroupement de comptes

Ce que je ferai, c'est d'abord de focaliser sur 1 société afin d'avoir un modèle :
- 1) associer à chaque compte 6 et 7 la catégorie correspondante à ton plan
ex : 7xxxxxx vente, 6xxxxx force de vente
- 2) mettre en rapport ton plan avec les données de 2010 afin d'obtenir un modèle de cout (formule RECHERCHEV, ....)
ex : vente => 1.5
marge =>xxxx....
- 3) ensuite tu auras ton tableau avec les données de 2010 pour une société et la possibilité de faire le budget pour 2011.
- enfin, il faudrait juste recommencer l'opération 2 à 4 pour les autre sociétés et faire une feuille de conso.

Pour info, ton étape 1 qui est un peu longue aurait dû être faite que tu travailles sur Excel ou Access.

[daouate]

Je te remercie bcp pour ton aide qui me sera je pense précieuse.

A bientot

[alassanediakite]

Salut
Le sujet m'intéresse beaucoup. J'allais vous demander de le faire en collaboration (votre connaissance en budget et le mien en access), mais (d'après la remarque de jcdenton057) notre programme ne sera prêt qu'au terme du budget Pour un programme que j'ai fais pour une caisse d'épargne, j'ai été obligé de laisser la gestion budgétaire vue que la comptabilité m'a arraché le peu de cheveux qui restaient sur ma tête.