Mise en place d'une GED open source

[marionklein54]

Bonjour,

Je suis en stage dans une entreprise spécialisée dans la prise de photos aériennes. Je suis en formation de documentaliste et ma mission est de trouver la meilleure solution GED afin de "ranger" tous les documents de l'entreprise, et surtout les 300000 photos (non exhaustif).L'entreprise veut acquérir ce type de logiciel afin de retrouver facilement les documents qu'ils cherchent. J'ai donc commencé par faire un cahier des charges pour l'entreprise, mais j'aimerais aussi savoir quel logiciel GED open source me conseilleriez-vous, avec bien sur une indexation automatique des documents.

Merci d'avance,

Marion.

[Jerome2606]

Il y a une solution GED idéale selon le cahier des charges et pas le contraire.

Tu dois d'abord bien poser le matériel et logiciel utilisé par l'entreprise (Serveur Windows? Linux? Clients Windows Mac Linux?),
quels accès à la GED sont requis (Navigateur Web uniquement? Intranet et/ou Internet? GED intégré dans Windows?),
quelles fonctionnalités sont requises (intégration dans des logiciels existants? Gestion des Workflow? Gestion de l'historique des versions de fichiers? OCR intégré? etc. etc.).

Ensuite bien penser que une GED open source n'est pas égale à gratuite du tout, je m'explique: On doit l'étudier, la comprendre avant de pouvoir la mettre en place et en cas de problème cela peut s'avérer long et coûteux à régler (coût surtout si on fait appel à des consultants externes). De plus l'open source ne peut garantir un suivi à long terme, ce qui signifie un investissement risqué.

Pour le choix, il faut aussi quantifier le besoin (combien de personnes l'utilisent? Combien doivent avoir un accès lecture seule? Accès intensif ou 4 5 fois par jour?)

En espérant t'avoir donner des pistes pour évaluer ton besoin,

Jérôme

[marionklein54]

Oui merci de ta réponse Jérôme, j'avais déjà réfléchi à ce genre de choses mais en ne détaillant pas assez... Par contre il ya certains termes avec lesquels j'ai du mal : gestion des workflow par exemple je comprend le terme mais je vois pas à quoi ça peut servir et OCR intégré non plus .

Merci encore !

[Jerome2606]

Les Workfow (= Flux de travail) est un processus automatisé qui permet de faire le suivi des documents/informations.
Un exemple te sera sans doute plus parlant:
Facture arrive -> Analyse par le service réception (vérifie si oui ou non on a reçu la marchandise) -> Analyse par le service comptabilité (vérifie si les montants correspondent et encode dans la compta) -> archivage et/ou classement

Voilà à quoi peut ressembler le cycle de vie d'une facture en entrée, Workflow dans une GED permettent d'automatiser ce processus en fesant des notifications par mail/SMS, des modifications dans les métadonnées, etc.

OCR (=reconnaissance automatique des caractères) représente la reconnaissance du texte dans un fichier scanné (image). Cela permet si on reprend notre exemple de facture:
La facture arrive en papier, on la scan et le système OCR va automatiquement scanner le contenu et (dépend du système évidemment) classer ce document dans la GED. On pourra alors par exemple tapper le nom d'un produit ou le numéro d'une facture et le retrouver instantanément.
Le papier pourra alors être archiver directement ou détruit selon la législation.

[marionklein54]

Ok je comprend mieux, et en ce qui concerne l'OCR c'est un peu comme del'indexation automatique non? parce qu'étant donnée que j'ai un énorme volume de documents j'en aurais surement besoin!

Merci pour tes compétences informatiques, moi c'est pas encore trop ça ^

[Jerome2606]

Oui on peut voir ça comme ça. Attention que ça ne remplace pas totalement les métadonnées car avec un gros volume de fichiers les recherches peuvent devenir confuses vu la quantité de mots qu'on peut trouver dans des fichiers.
Evidemment si ce n'est que des images dans ton cas, cela ne sera peut-être pas le cas.
Une GED offre souvent la possibilité de chercher soit sur les métadonnées soit sur le contenu des fichiers (là où l'OCR est important pour le papier) soit les deux ensemble, cela permet d'affiner sa recherche.

Jérôme