Suivi d'un compte bancaire avec Access

[Emeline1989]

Bonjour, je voudrais savoir comment faire à partir de 2 tables de suivi des factures clients et fournisseurs, le suivi du compte bancaire.

Voici un exemple sous Excel : http://cjoint.com/?0mnjDuhr8n

Voici ma BDD : http://cjoint.com/?0mnjJHMbXri

Merci d'avance.

[spaiku]

Bonjour,

je doute que tu trouves quelqu'un ici pour te proposer une solution clé en main. Ce forum a plutôt vocation à te dépanner lorsque tu es face à un problème particulier qui t'empêche d'avancer dans la mise en oeuvre de ta propre solution.

Si tu as besoin que l'on te mette le pied à l'étrier en programmation Access, consulte la FAQ ou les tutos.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Emeline1989,

spaiku a raison. Mais parfois …

Ce que tu fais, ressemble à de la comptabilité. C’est dans mes cordes. Si tu le souhaites, je peux t’aider.

Jette un coup d’œil ici :

http://www.developpez.net/forums/d10...s/#post5645729
Ce que j’ai proposé à jeanyves31, vaut aussi pour toi, si cela t’intéresse.

[Emeline1989]

Oui, j'accepte volontier ton aide mais par contre, j'avoue que j'ai pas tout compris le problème de la personne sur ton exemple. Mais par contre, j'ai compris comment tu veux qu'on fonctionne...

Voilà ma BDD : http://cjoint.com/?0mol8BvpumN.

Je t'explique un peu le principe : c'est une BDD pour un ami Maçon.
D'un côté on a les fournisseurs et les BL (Bon de livraison : factures fournisseurs). Et de l'autre côté les clients avec les devis et factures. Au début, je devais bien distinguer les devis des factures. C'est à dire qu'on devais avoir les devis, ensuite cliquer par exemple sur un bouton dans le formulaire des devis pour que le devis se "transforme" en facture (aille dans la table factures) mais qu'en suite, quand on changeait quelque chose dans la facture, ça ne modifie pas le devis... Je ne suis pas arrivée à faire ça donc j'ai laissé tombé et j'ai proposé d'enregistrer le devis en PDF avant de modifier la facture..
Bref, et enfin le compte pro avec une requête ajout pour ajouter les opérations des factures fournisseurs et clients... Là j'ai ajouté les soldes initiaux et finaux mais j'aurais voulu que ça se génère automatiquement... Je sais vraiment pas comment faire pour gérer ce compte pro...

Je sais pas si j'ai été claire...
Si vous pouvez m'aider, je vous remercie par avance!!!!!

[ClaudeLELOUP]

Eh bien me voilà avec deux clients : l’un dans le pétrin et l’autre que l’on voit au pied du mur !

Mais par contre, j'ai compris comment tu veux qu'on fonctionne...

C’était l’objet.

Je ne suis pas arrivée à faire ça donc j'ai laissé tomber

On peut voir après, si tu veux.

Bref, et enfin le compte pro avec une requête ajout pour ajouter les opérations des factures fournisseurs et clients... Là j'ai ajouté les soldes initiaux et finaux mais j'aurais voulu que ça se génère automatiquement... Je sais vraiment pas comment faire pour gérer ce compte pro...

Ici, je ne comprends pas ce que tu veux faire :

factures fournisseurs et clients ---> pour dégager un bénéfice ?

Les paiements ---> pour suivre le paiement des clients ?

La relation avec le compte bancaire ---> quid des opérations autres (versements, retraits, frais que les banques nous pompent …)
Si tu fais quelque chose en relation avec le compte banque, il faut que ton solde corresponde à celui de l’extrait que la banque t’envoie ---> toutes les opérations doivent être saisies dans ton système.

Peux-tu expliquer le problème, sans penser (maintenant) à la programmation de la solution ?

[Emeline1989]

En fait, une facture client est une "entrée" dans le compte pro et une facture fournisseur est une "sortie" à la date de paiement... Après, il y a quelques opérations qui reviennent chaque mois mais que l'on peut enregistrer "à la main" dans la table compte pro (via un formulaire).
En fait, on a :
Solde initial + Factures clients - factures fournisseurs = Solde final...
Et après, le solde final à une date t est égal au solde initial à une date t+1...

Je suis compréhensible?

[ClaudeLELOUP]

Je comprends tous les mots.
Mais tu ne réponds pas à ma question.

Peux-tu exprimer en français (donc pas des additions) ce que Pro est censé représenter ?

[Emeline1989]

Le compte pro (donc professionnel : c'est à dire le compte bancaire d'un professionnel) comprend effectivement toutes les opérations qui sont faites sur ce compte. Mais en fait, sur ce compte il n'y a pas d'autres opérations que le paiement des clients (en +), le paiement des factures fournisseurs (en -) et quelques opérations comme tu le dis (telles que des frais bancaires, des versements...).

Donc j'aimerais avoir un état qui donne toutes les opérations réalisées sur ce compte avec un solde débiteur et créditeur.

Je te mets en pièce jointe un exemple sur excel avec seulement des factures clients et des factures fournisseurs...

Est ce que c'est cela que tu voulais que j'explique?

[ClaudeLELOUP]

OK l'exemple xls que tu donnes, c'est celui que j'ai trouvé avec le lien précédent.

Je ne comprends pas ce que tu fais et pas encore ce que tu veux faire.

Si ça se résume à calculer une balance entre les paiements (les factures fournisseurs) et les encaissements (les paiements des clients), il n’est pas nécessaire de passer par un « compte Pro » : je peux t’aider à écrire une fonction : solde(à la date du jj/mm/aa).
Il suffit que tous les paiements, tous les encaissements et le solde de départ soient logés quelque part dans ta BDD.

Ce que je ne comprends pas, c’est le lien que tu fais entre tous les éléments que tu mets en jeu.

Je m’explique :

Devis ---> facture ---> envoi au client ---> si tout va bien, il paie ---> A ce moment-là seulement, on voit cet encaissement à l’extrait du compte banque.

Achat de matériaux ----> fournisseur envoie sa facture ---> on attend d’avoir les sous pour payer ---> on paie ---> on voit, à ce moment-là seulement, ce paiement à l’extrait du compte banque.

Ma question : quelle info veux-tu retirer de ta BDD ?
Des prévisions de trésorerie ? Des encours de factures à recevoir et/ou à payer ?

[Emeline1989]

Oui, c'est ça.
Je veux seulement savoir à une date donnée combien d'argent il me restera?...
C'est à dire combien d'argent après chaque opération?...

Effectivement, tu as raison, il n'y a certainement pas besoin d'une table compte pro.

Mais en fait mon souci, c'est :
- comment faire lorsqu'il y a plusieurs opérations à une même date
- comment faire avec une requête : solde final d'une ligne = solde initial de la ligne suivante...

En fait, je pense que je cherche trop compliqué alors que la solution doit être toute simple... Non?

[ClaudeLELOUP]

En fait, je pense que je cherche trop compliqué alors que la solution doit être toute simple... Non?[/

Pas de souci, c'est typiquement féminin !

Peux-tu poster une BDD compatible Access2000 avec des tables contenant tes prévisions de rentrées et de sorties, ainsi on pourra dialoguer sur du concret.

[Emeline1989]

Je peux t'envoyer une BDD Access 2000 mais que demain car il faut que j'ai accès à mon ordinateur du boulot... Désolée! Je ferais au plus vite dès demain!

[ClaudeLELOUP]

Ah ! vivement demain !

Bonne soirée.

[Emeline1989]

Voici une BDD avec des exemples d'entrées et de sorties. J'espère que tu pourras la lire car ma version d'Access est de 2003...

J'ai gardé la table Compte Pro sauf que dedans, il y a seulement des entrées et sorties (je pense que c'est une solution plutôt que de créer une table Entrées et une table Sorties non?). J'ai 2 requêtes ajouts qui l'incrémentent. Et j'ai donc ajouter des opérations directement dans la table (frais bancaires, essence...).
Voilà, je sais pas si c'est possible de travailler comme ça...

[Emeline1989]

Lien pour la BDD : http://cjoint.com/?0mpjronv4Tc

[ClaudeLELOUP]

OK, je peux lire.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Emeline1989,

Je suis parti de l’hypothèse que la table Compte_Pro contient les prévisions de rentrées, sorties pour les dates futures. Je ne me suis pas préoccupé de son origine.


Vois le formulaire fPrevisionTresorerie et en particulier sa source :

Code sql :

SELECT [Compte_Pro].[Date] FROM Compte_Pro GROUP BY [Compte_Pro].[Date] HAVING (((Compte_Pro.Date)>[Formulaires]![fPrevisionTresorerie]![zdtDateDepart]));

A l’ouverture il faut introduire la date de départ (par exemple, celle du dernier extrait bancaire)
Lorsque la date est complétée, le contrôle zdtSodeDepart apparaît à l’écran.
Tu introduis le montant de la trésorerie actuelle.
Ceci provoque le requery du formulaire.
S’affiche alors une ligne pour chaque date future (par rapport à celle introduite dans [zdtDateDepart]), contenue dans la table Compte_Pro.

Vois la source du contrôle [zdtSoldePrevu].

Code :

=cumulPrevu([zdtDateDepart];[zdtDate])+[zdtSoldeDepart]

En français on prend la valeur de la fonction cumulPrevu() jusqu’à cette date et y on ajoute le solde de départ.
On obtient ainsi ce que sera le solde de la trésorerie, si les prévisions s’avèrent.

Voici le code de la fonction logée dans le Module1 :

Code :

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Public Function CumulPrevu(DateDepart As Date, DateFin As Date) As Double
 '            ? CumulPrevu("1/1/09","3/12/10")
 
CumulPrevu = Nz(DSum("Entrées", "Compte_Pro", _
                  "format([date],""yymmdd"")>" & Format(DateDepart, "yymmdd") _
                & "And format([date],""yymmdd"")<=" & Format(DateFin, "yymmdd")), 0) _
           - Nz(DSum("Sorties", "Compte_Pro", _
                  "format([date],""yymmdd"")>" & Format(DateDepart, "yymmdd") _
                & "And format([date],""yymmdd"")<=" & Format(DateFin, "yymmdd")), 0)
 
End Function

En français : on calcule la somme de toutes les rentrées prévues dans la fourchette de dates. Idem pour les sorties. La différence te donne le mouvement de trésorerie d'ici jusqu'à cette date.

Pour te documenter sur un mot clé du code (par ex : NZ() , DSum() , Format() ), clique sur le mot et enfonce F1 ---> l’aide Access s’ouvre à la bonne page.

Plus d’explications sur les fonctions de domaine : ici

-Les fonctions de domaine (Philippe JOCHMANS)
http://starec.developpez.com/tuto/fonctionsdomaines/

Remarque la syntaxe pour comparer les dates : systématiquement, je les mets sous la forme AAMMJJ pour m’affranchir des notations américaine et européenne.
------------------
Tu devrais prendre de réflexe de demander le compactage de ta db à chaque fermeture
(Outils/options/Général : cocher « Compacter lors de la fermeture »)
------------------
Reviens si quelque chose t'échappe ou si tu veux que nous voyions ensemble un autre aspect de ta BDD.

@+

[Emeline1989]

Merci beaucoup de ton aide et de toutes ces explications. Je suis pas très douée en SQL mais devrais pouvoir m'en sortir avec toutes les explications!

[ClaudeLELOUP]

Dans le code, clique sur un mot clé et enfonce F1.
Tu verras vite que le code, c'est du mauvais anglais.
Au début essaie de comprendre le mécanisme. La syntaxe, c'est pour plus tard.
Reviens si problème.
Bonne journée.