MarieKisSlaJoue

• Le changement d’organisation

Le changement dans notre monde est permanent, pas seulement dans le domaine de la technique mais aussi dans le domaine managérial. Dans les années 1960 nous avions une approche dite industrielle du management avec le produit au centre des préoccupations, puis est venu l’ère du management financier lors des années 1980. Cette fois si, c’est la finance qui dirigeait l’organisation. Enfin depuis les années 2000 nous sommes dans l’ère de la gouvernance. Ces changements se sont fait au même moment dans l’informatique avec d’abord une phase centrée sur les infrastructures, puis une centrée sur les applicatifs, et aujourd’hui centrée sur les services. Ce cycle de 20 ans correspond à 2 générations de manager (Voir le livre écrit par Frédéric Georgel « IT Gouvernance »). Aujourd’hui en 2015 nous arrivons donc presque à la fin de ce cycle, le suivant a déjà commencé. La nature nous a bien appris que seuls ceux qui savent évoluer peuvent résister au changement. Il est donc capital pour l’entreprise et la DSI de faire aussi évoluer leur organisation. Afin de pouvoir gérer les nouveaux types de projets qui vont arriver avec la transformation digitale. Si elle ne le fait pas cela donnera lieu à des projets exécutés uniquement par le métier et qui viendront nourrir le phénomène du Shadow IT. Nous allons voir comment une organisation peut se transformer pour devenir digitale tout en évitant le phénomène néfaste du Shadow IT.

• Comment transformer une organisation

La transformation n’est pas chose facile et la transformation digitale peut être très mal perçue par les salariés qui ne comprennent pas pourquoi l’informatique doit changer de façon de faire. La conduite du changement est même une discipline à part entière. Avant toute chose il est nécessaire pour changer une organisation d’avoir l’adhésion de ceux qui composent l’organisation. Pour ce faire il faut non seulement informer le personnel l’objectif que l’on cherche à atteindre en changeant l’organisation mais aussi l’expliquer afin que les raisons soient bien comprises. L’adhésion ne s’obtient que si le collaborateur se sent écouté, il est donc important de faire preuve d’une grande écoute active et d’adapter sa communication à chaque personne.

Si toutes les personnes n’acceptent pas le changement à la même vitesse, il faut d’abord se faire aider par ceux qui accueillent le changement le plus favorablement afin ensuite de faire tache d’huile et de continuer à diffuser le message de transformation. La communication dans une période de transition est très importante, elle doit se faire par différents canaux, par différentes personnes et ne pas laisser ce seul rôle au manager qui peut ne pas être efficace en communication individuelle.

Un projet de transformation touchant tout le monde est donc un projet transverse, il devient alors important d’avoir une ou plusieurs équipes qui vont commencer à faire avancer le travail de transformation. Coordonner ses équipes est très important, c’est ce qui permettra d’éviter les annonces contradictoires qui pourraient porter à confusion et nuire à l’adoption du changement.

Enfin comme pour tout projet, il est important de gérer les différentes taches de ce projet et son exécution dans le temps. Nous savons que réussir un projet n’est pas une chose facile. Mais pour un projet aussi capital, la rigueur est obligatoire afin de ne pas dévier de son objectif principal.

• Web, App, Big Data et IoT, qui dirige ?

L’informatique est devenue quelque chose de tellement large et omniprésent dans l’entreprise que l’on peut se demander comment la DSI peut gérer tout cela. Les applications mobiles, les applications cloud, le big data ou encore l’IoT sont autant de nouvelles façons de faire de l’informatique qui s’ajoute déjà à la longue liste des choses à faire par les DSI, ces nouveautés vont construire ce qu’on pourrait appeler aujourd’hui un système d’information puzzle, car il est composé d’informatique très hétérogène. Christophe Jorge a exposé sa vision « C’est trop pour les entreprises, et les DSI font appel à des sociétés externes pour gérer le Run. Pour se concentrer sur les nouvelles tendances. L’IoT est tellement large que ça ne pourra pas être géré seulement par l’IT. » Il est donc important, en plus de changer son organisation, de changer aussi certaines responsabilités. Souvenez-vous que quand le Web 2.0 a explosé l’entreprise a dû gérer une multitude de sites web alors que souvent ces sites avaient été créés par la direction commerciale sans en informer la DSI. C’est un cas de Shadow IT assez simple à gérer, il suffit dans ce cas de donner à la direction commerciale le mandat de créer des sites web pour leur activité. Comme cela, la DSI n’a pas à connaitre tous ces sites web car elle ne doit pas les gérer. C’est le travail de la direction commerciale de référencer et de gérer ses propres sites web. Une solution efficace qui pourrait bien être de nouveau utilisée pour les applications mobiles des commerciaux par exemple. Tout comme l’IoT présent dans l’entreprise peut être sous la responsabilité des services généraux. La DSI pourrai alors vraiment se concentrer sur les solutions innovantes comme le big data et ne proposer aux directions commerciales et aux services généraux que des plateformes pour administrer leur propre parc de sites web ou d’IoT.

• L’IT de la R&D

Tout comme certaines branches de l’informatique ne doivent peut-être pas être gérées par la DSI, certains domaines peuvent aussi gagner une certaine indépendance car ils sont déjà dans l’entreprise un peu à part. La fonction R&D d’un laboratoire pharmaceutique est par exemple une fonction capitale, c’est leur cœur de métier. Pour soutenir le mieux possible se cœur de métier la DSI peut décider de laisser des ressources spécialement dédiées au cœur de métier qui doit être privilégié. Cela permet en autre de gérer les projets vitaux pour l’entreprise de façon différente. Ainsi la R&D dans notre exemple serait toujours encadrée par la DSI, mais de manière un peu moins directrice ce qui leur laisserait plus de marge de manœuvre pour réaliser leur projet.

Même chose pour les sites locaux, avoir ce qu’on appelle une IT locale permet de répondre à des besoins présents seulement sur quelques sites sans accaparer le temps de la DSI qui peut ainsi se préoccuper de sujets plus transverses.

Ces changements d’organisation sont donc des moyens de réduire le Shadow IT en laissant plus de liberté à certains sites ou domaines qui peuvent avoir des besoins très spécifiques. De plus, pour encore mieux accompagner ces divisions IT un peu spéciales, la DSI peut mettre en place pour les aider des plateformes techniques qui permettent à la fois d’unifier les technologies du système d’information globale de l’entreprise en plus de continuer à réduire le Shadow IT.

• Un état transitoire : Le Core et le Digital

La plupart des entreprises pour réussir leur transformation digitale ont décidé de faire ce qu’on appelle une organisation bicéphale. Cela permet d’avoir deux postes de décision pour l’informatique. L’un pour diriger l’IT traditionnel qu’on appellera le core IT, et l’un pour diriger toutes les nouveautés apportées par la transformation digitale que nous appellerons très simplement le digital. Cette organisation permet d’avancer sur deux fronts en même temps, car oui, piloter la transformation digitale demande du temps. Stéphane Bout a donné le conseil suivant lors d’une conférence organisée par Microsoft ( « 7 axes pour réussir sa transformation numérique : L’un d’eux est l’arrêt de l’offshore » : http://www.lucas-girardin.com/#!7-ax...f2afbb05096c04) sur le thème de la transformation numérique « Se transformer prend du temps et il faut commencer le plus tôt possible pour ne pas être retard ensuite par rapport au concurrent. » Autrement dit, si la DSI ne change pas son organisation, elle devra, en plus de gérer son existant, préparer un futur bien plus dur à appréhender qu’avant.

Un moyen de penser sa nouvelle organisation est que la division digitale intègre beaucoup plus le métier qu’avant. Une transformation réussie est une DSI qui devient extrêmement orientée utilisateur, le but étant aussi de décloisonner l’IT. Pour décloisonner l’informatique il est nécessaire que la DSI apprenne à parler business, que la communication entre ces deux mondes se fasse bien mieux qu’avant. Si vous pensiez que la DSI et le métier communiquent correctement, alors posez-vous la question du rôle d’un AMOA. Cette personne est sensée traduire les besoins métier à la DSI comme si elle était incapable de comprendre ses partenaires. C’est en réalité une démarche très infantilisante aussi bien pour la DSI que pour le métier.

Avoir une organisation bicéphale va donc jouer le même rôle que les applications digitales dans le système d’information, servir d’expérience pour adopter un nouveau style de gouvernance qui fonctionnera.

Cette organisation sert en effet à mieux préparer l’avenir et n’est que temporaire. Au final ces deux directions qui composent la DSI auront pour but de se rejoindre et de fusionner et c’est tant mieux car une situation qui durerait comme cela avec d’un côté des projets digitaux et de l’autre des projets core IT rendrait à long terme le système d’information complétement schizophrène et dur à gérer.

• En résumé ?

La digitalisation et l’évolution des solutions informatiques rend aujourd’hui le système d’information très dur à gérer car il est bien plus qu’hétérogène, il devient un véritable puzzle. Les techniques de gestion comme la délégation de pouvoir à un domaine ou un site distant ne suffisent plus et de nouvelles organisations doivent voir le jour. Bien malin sera celui qui pourra dire aujourd’hui comment un système d’information digitalisé doit être géré pour ne pas le laisser devenir une jungle, tant les problématiques de l’IT traditionnel et de l’IT digital semblent opposées. Pour le moment une séparation bien nette peut apparaitre avec une organisation bicéphale, le temps finira par fusionner le deux et alors apparaitra une nouvelle organisation capable de traiter toute les nouvelles problématiques posées à l’IT par les clients sans oublier les anciennes dont nous avons toujours besoin.